Stoszowice: Organizacja imprezy pn.: Festiwal Podróżników 3 Żywioły na Twierdzy Srebrna Góra w dniach 02 - 04 września 2011 r. w ramach projektu pn: Markowa turystyka kulturowa - wspólny produkt turystyczny Subregionów Sowiogórskiego i Ziemi Kłodzkiej - cykl imprez o znaczeniu regionalnym wykorzystujący dolnośląskie podziemia i fortyfikacje - Twierdze Kłodzko i Srebrna Góra współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 - 2013
Numer ogłoszenia: 254400 - 2011; data zamieszczenia: 23.08.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 216670 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Gminy Stoszowice, 97 97, 57-213 Stoszowice, woj. dolnośląskie, tel. 074 8181055, faks 074 8181059.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja imprezy pn.: Festiwal Podróżników 3 Żywioły na Twierdzy Srebrna Góra w dniach 02 - 04 września 2011 r. w ramach projektu pn: Markowa turystyka kulturowa - wspólny produkt turystyczny Subregionów Sowiogórskiego i Ziemi Kłodzkiej - cykl imprez o znaczeniu regionalnym wykorzystujący dolnośląskie podziemia i fortyfikacje - Twierdze Kłodzko i Srebrna Góra współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 - 2013.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Niniejsze zamówienie obejmuje: 1. Wyznaczenie i przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym, w odległości nie dalszej niż 0,5 km od Twierdzy Srebrna Góra, wygrodzonego, w sposób uniemożliwiający przekroczenie osobom postronnym, miejsca festiwalu dla min. 500 osób oświetlonego w nocy, z dostępem do bieżącej wody, energii elektrycznej, niezbędną obsługą, zapleczem sanitarnym i gastronomicznym o następującym wyposażeniu i wymaganiach: - możliwość ustawienia hali namiotowej o parametrach podanych w punkcie 2a - pole namiotowe dla min. 200 osób z dostępem do sanitariatów (toalety, umywalki, prysznice); oferent zapewni obsługę oraz profesjonalną ochronę pola namiotowego; - biuro organizacyjne dla kierownictwa artystycznego festiwalu w postaci zamykanego na klucz pomieszczenia z dostępem do elektryczności i z minimum dwoma stanowiskami pracy, wyposażonego w komputer i drukarkę. - recepcji dla obsługi gości festiwalowych wyposażona w komputer i drukarkę wraz z przeszkoloną do tego obsługą; obsługa festiwalu będzie wykonywać następujące zadania: rejestrować uczestników festiwalu, wydawać identyfikatory uczestnikom festiwalu oraz materiały promocyjne; udzielać informacji o wszystkich wydarzeniach festiwalowych, atrakcjach turystycznych okolicy, bazie noclegowej okolicy, połączeniach komunikacyjnych; udzielać pomocy w znalezieniu noclegów uczestnikom festiwalu; wymagane jednakowe stroje obsługi oznakowanie logotypami imprezy; recepcja festiwalu czynna będzie w ciągu dnia oraz wieczorem podczas trwania wydarzeń festiwalowych. - zaplecze gastronomicznego z miejscami siedzącymi dla min 100 osób z wyżywieniem oraz ciepłymi i zimnymi napojami; zaplecze gastronomiczne musi być czynne w ciągu dnia i wieczorem (w nocy) podczas trwania wydarzeń festiwalowych. 2. Zapewnienie niezbędnego do przeprowadzenia festiwalu wyposażenia: a) Hala namiotowa o następujących wymaganiach: - Hala główna o powierzchni 15 x 20 m rozbudowana w tylnej części o pomieszczenie dla projektora multimedialnego i jego obsługi o powierzchni ok. 15 m2. - wysokości ścian bocznych hali głównej min. 4,2 m; - wysokości w szczycie hali głównej min. 6,5 m; - poszycie z tkaniny poliestrowej powlekanej PVC, z oknami na jednej ze stron szczytowych, pozostałe strony z poszyciem pełnym; - poszycie w jednym kolorze bez reklam i napisów, logotypów, itp.; - konstrukcja ramowa, bez odciągów; - musi w pełni zabezpieczać przed ewentualnymi opadami deszczu, w tym także przed ewentualnym podciekaniem wody z gruntu; - elementy namiotu nie mogą powodować hałasu przy ewentualnych podmuchach wiatru; - ogrzewanie nagrzewnicą o wydajności min 100 kW; wyposażona w giętki przewód do wydłużania wylotu ciepłego powietrza, umożliwiający ustawienie nagrzewnicy poza halą namiotową, w takiej odległości aby praca nagrzewnicy nie zakłócała prezentacji festiwalowych; regulacja temperatury termostatem; - oświetlenie wnętrza - reflektory typu par - 30 sztuk (różne kolory) z możliwością regulacji natężenia światła i ze statywami, dostosowane mocą do wielkości sali i odległości świecenia; 1 reflektor profilowy (punktak) dostosowany mocą do wielkości sali i odległości świecenia; podświetlacze 4 sztuki; sterownik świateł umożliwiający włączanie i ściemnianie wybranych świateł; - miejsca do siedzenia - 500 krzeseł o stabilnej konstrukcji ustawionych w rzędy. - oznakowanie namiotu festiwalowego informacjami o zakazie spożywania alkoholu, używania telefonów komórkowych oraz nakazie zachowania ciszy - min. dwa banery o wielkości min 1,5 m2 każdy. Halę namiotową należy ustawić najpóźniej do dnia 31.08.2011 r. do godz. 20.00, Elementy wyposażenia hali należy dostarczyć najpóźniej do dnia 01.09.2011 r. do godz. 12.00. Oferent zapewni min. 4-osbową obsługę hali namiotowej na czas trwania imprezy, której zadaniem będzie: ustawanie krzeseł; sprzątanie; wskazywanie wolnych miejsc gościom festiwalowym; udzielanie informacji; pilnowanie porządku w tym przede wszystkim: egzekwowania zakazu wnoszenia alkoholu do hali namiotowej, wstępu osób nietrzeźwych, używania telefonów komórkowych, zapewnienie ciszy niezbędnej do przeprowadzenia prezentacji. Wymagane jednakowe stroje obsługi oznakowanie logotypami imprezy. Oferent zapewni również obsługę oświetlenia i ogrzewania hali namiotowej przez cały czas trwania imprezy. b) Scena o następujących parametrach: - zbudowana z modułowych podestów scenicznych o stabilnej konstrukcji; - wymiary sceny minimum 25 m2 (głębokość sceny min 5 m); - wysokość 0,5 m lub bardzo zbliżona; - front i powierzchnia bez widocznych reklam, banerów, logotypów itp.; - na scenie ustawione stolik i dwa krzesła dla prelegentów wraz ze stanowiskiem komputerowym do prezentacji multimedialnych Scenę należy ustawić najpóźniej do dnia 31.08.2011 r. do godz. 20.00 c) Sprzęt audiowizualny o następujących wymaganiach: - ekran o długości górnej krawędzi powierzchni roboczej min 6 m (proporcja 4:3) - rzutnik multimedialny, specjalnej mocy do hali o sile światła min. 6000 ANSI Lumenów, rozdzielczość XGA; kontrast min. 2500:1, technologia DLP potrafiący obsłużyć obraz z komputera - 2 sztuki (jeden jako zapasowy w razie awarii) - monitor - przekątna ekranu minimum 56 cali, kontrast min. 30000:1; 100 Hz, technologia FullHD - wystawiony przed halą namiotową - sprzęt komputerowy 2 sztuki o następujących wymaganiach: - z wyjściem cyfrowym DVI; - z czytnikiem DVD i Blu Ray; - powinien mieć zainstalowanego następujące oprogramowanie (opcja minimum): allplayera i VLC Media Playera z pełną biblioteką kodeków (minimum to K-Lite Codec Pack Full, najnowszego Windows Media, Playera i Quick Time-a); - musi współpracować z nagłośnieniem; - musi obsługiwać rozdzielczości 1920x1080 FULL HD; - nagłośnienie z min 4 mikrofonami bezprzewodowymi (nagłośnienie musi zapewniać bezproblemowy odsłuch z każdego miejsca namiotu o pow. ok 375 m2 - min. 4 głośniki w każdym narożniku jeden) - odtwarzacz CD (tak by móc niezależnie odtwarzać muzykę) - sprzęt audio wizualny musi posiadać możliwość ukrycia operacji wykonywanych na sprzęcie w taki sposób aby nie były widoczne na ekranie (np. przeglądanie katalogów, włączanie prezentacji itp.) oraz możliwość dopasowywanie sygnałów pochodzących z różnych źródeł (komputer, odtwarzacz DVD, DVD, Blue-ray) oraz nadawanych w różnych rozdzielczościach do optymalnych parametrów projektora, w tym przede wszystkim obsługiwać rozdzielczości komputera 1920x1080 FULL HD; - sprzęt musi umożliwiać prelegentom prowadzenie prezentacji ze sceny oraz umożliwiać ewentualne podłączenie prelegentom ich sprzętu komputerowego na scenie. Oferent musi zapewnić pełną obsługę sprzętu audiowizualnego przez cały okres trwania festiwalu. Sprzęt audiowizualny musi zostać dostarczony najpóźniej do dnia 01.09.2011 r. do godz. 12.00. 3. Zapewnienie kierownictwa artystycznego festiwalu - dwie osoby, których obowiązkiem będą wszelkie sprawy związane z merytorycznym przygotowaniem i przeprowadzeniem festiwalu, w tym przede wszystkim: przygotowanie programu festiwalu, kontakt ze środowiskiem podróżników, wybór i zaproszenie do udziału w festiwalu podróżników z prezentacjami festiwalowymi o których mowa w punkcie 4; realizacja programu imprezy, prowadzenie sceniczne imprezy. Zamawiający wymaga, aby były to osoby z dużym doświadczeniem podróżniczym, posiadające rozeznanie w środowisku podróżniczym oraz doświadczenie w prowadzeniu imprez o podobnym charakterze. Kierownictwo artystyczne festiwalu będzie podlegało akceptacji zamawiającego w zakresie niezbędnego do przygotowania i prowadzenia imprezy doświadczenia. 4. Zapewnienie pokazów podróżniczych - 10 prelegentów podróżników, którzy zaprezentują multimedialny pokaz z przeprowadzonych wypraw podróżniczych. Zamawiający wymaga aby byli to doświadczeni podróżnicy a prezentacje cechowały się wysokimi walorami artystycznymi i merytorycznymi. Zamawiający wymaga, żeby prezentowane wyprawy miały charakter indywidualnych wypraw podróżniczych i były zróżnicowane pod względem prezentowanych krajów. W tym zakresie wymagane jest aby nie więcej niż trzy prezentacje dotyczyły krajów położonych na tym samym kontynencie. Prezentacje festiwalowe będą podlegały akceptacji zamawiającego. 5. Zapewnienie prezentacji min. 8 profesjonalnych filmów dokumentalnych o tematyce podróżniczej wraz ze wszystkimi niezbędnymi licencjami i zezwoleniami umożliwiającymi ich publiczne odtwarzanie na imprezie. Wszystkie filmy musza być wysokiej jakości w formacie DVD lub BluRay, z polską listą dialogową, w wersji festiwalowej (bez czołówek marketingowych itp.). Do każdego filmu należy dograć czołówkę imprezy. Prezentacja każdego filmu musi być poprzedzona profesjonalną zapowiedzią dokonaną przez prowadzących imprezy. 6. Zapewnienie zakwaterowania dla prelegentów i kierownictwa festiwalu - zakwaterowanie w pokojach jedno lub dwuosobowych z łazienkami w Srebrnej Górze w dniach od 02.09.2011 r. do 04.09.2011r. - 12 osób wraz z pełnym wyżywieniem od dnia 02.09.2011 r. - południe do dnia 04.09.2011 r. rano. 7. Oznakowanie przy pomocy tabliczek informacyjnych (kierunkowych) drogi prowadzącej na miejsce festiwalu oraz oznakowanie tablicami informacyjnymi wszystkich ważnych dla organizacji imprezy miejsc - tabliczki w ilości 20 szt. dostarczy Zamawiający. 8. Oznakowanie miejsca festiwalu oraz namiotu festiwalowego logotypami imprezy nadrukowanymi na banerach reklamowych - banery dostarczy Zamawiający. 9. Przygotowanie cateringu. Oferent przygotuje miejsce i zorganizuje ognisko w pierwszym oraz drugim dniu imprezy, które będzie trwało od godz. 18.00 - 05.00. Oferent zapewni: drewno opałowe, szpice do pieczenia kiełbasy, 800 porcji kiełbasy z chlebem, musztardą i keczupem (500 porcji pierwszego i 500 porcji drugiego dnia imprezy) wraz komplet papierowych tacek oraz plastikowych noży i widelców. Oferent zapewni również obsługę ogniska, której zadaniem będzie dokładanie drewna do ogniska oraz wydawanie kiełbasy. Wymagane jednakowe stroje obsługi oznakowanie logotypami imprezy. a) Opracowanie oraz realizacja programu imprezy, który będzie podlegał ostatecznej akceptacji Zamawiającego. Program ma zawierać min. takie elementy jak: Oficjalne rozpoczęcie festiwalu piątek godz. 19.30. b) Prelekcje i prezentacje multimedialne z podróży w piątek i sobota (proponowane godz. 20.00 - 24.00) c) Pokazy filmowe w piątek i sobota (proponowane godz. 24.00 - 05.00) d) Ognisko (piątek i sobota 18.00 - 05.00) e) Oficjalne zakończenie imprezy niedziela 11.00 Program imprezy uwzględniający ww. elementy należy dołączyć do oferty. 10. Zapewnienie profesjonalnej ochrony wytyczonego obszaru imprezy oraz pola namiotowego ze szczególnym uwzględnieniem godzin nocnych. 11. Uporządkowanie terenu oraz wywiezienie odpadków po zakończeniu imprezy oraz bieżące dbanie (przy pomocy własnej obsługi) o porządek na terenie imprezy przez cały okres jej trwania. Ponadto oferent: 1. poniesie koszt ubezpieczenia imprezy, 2. zobowiązany jest do uzgodnień, oraz uzyskania zezwoleń właściwych urzędów i instytucji, które są wymagane przy realizacji zadania, 3. Wykonawca przygotuje i obwieści regulamin imprezy - regulamin imprezy powinien zostać obwieszczony do publicznej wiadomości w miejscach widocznych dla jej uczestników. 4. Do obowiązku Wykonawcy należy zawarcie umów i opłacenie kosztów związanych z prezentacjami i pokazami filmowymi wraz z rozliczeniem z tytułu ewentualnych tantiem autorskich. 5. Wykonawca zastosuje się do wytycznych dla beneficjentów RPO WD w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjno - promocyjnych dostępnych na stronie internetowej http://dolnyslask.pl/default.aspx?docId=3580 (listy obecności, regulaminy itp.).

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt pn.: Markowa turystyka kulturowa - wspólny produkt turystyczny Subregionów Sowiogórskiego i Ziemi Kłodzkiej - cykl imprez o znaczeniu regionalnym wykorzystujący dolnośląskie podziemia i fortyfikacje - Twierdze Kłodzko i Srebrna Góra jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 - 2013..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 09.08.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• TRAVELBRAIN.PL Piotr Trybalski, ul. Obozowa 50A/15, 30-383 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 89413,11 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 105000,00

• Oferta z najniższą ceną: 105000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 105000,00

• Waluta: PLN.