Wrocław: Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B).
Numer ogłoszenia: 236726 - 2011; data zamieszczenia: 09.08.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 151136 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu, ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 3563919, 3563862, 3563863, faks 071 3579097.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa Osoba Prawna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1 Wspólny Słownik Zamówień: Usługi archiwizacyjne - 79 99 51 00-6 2 Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na 3 odrębne przedmioty zamówienia od 1 do 3 Przedmiot 1 obejmuje szacunkowo 181, 00 metrów bieżących, w tym: a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 55, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Ewidencji i Analiz, Sekcję Finansowo- Księgową ANR OT we Wrocławiu, dotyczące: przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia po zlikwidowanych PPGR, planów i sprawozdań finansowych, bilansów likwidacyjnych. b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 126, 00 mb (nie zawiera kat. B25), wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Prawną, Sekcję Finansowo- Księgową ANR OT we Wrocławiu dotycząca sprzedaży mienia przejętego do zasobu, wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń dot. sprzedaży i dzierżawy nieruchomości oraz wykonania usług, przekazywania mienia administratorom, wyjaśnienia zasad gospodarowania zasobem, przekazywania spraw wg właściwości, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, planów zagospodarowania przestrzennego, zamówień publicznych, roszczeń rewindykacyjnych, osadnictwa, subwencji dla spółdzielni mieszkaniowych, umów przeniesienia własności nieruchomości rolnych przekazanych do Agencji, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych, dokumentacji księgowej i pomocy byłym pracownikom PPGR w przezwyciężaniu trudnych sytuacji życiowych, korespondencji ogólnej. Przedmiot 2 obejmuje szacunkowo 85, 00metrów bieżących, w tym: a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 51, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Legnicy, dotyczące sprzedaży mienia przejętego do Zasobu (operaty szacunkowe nieruchomości) oraz programy restrukturyzacji przedsiębiorstw b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 34, 00 metrów bieżących (w tym kat. B25 ok. 6, 00 mb), wytworzona przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Legnicy, dotycząca wydzierżawienia i sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, nadzoru właścicielskiego, spraw sądowych, ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji Przedmiot 3 obejmuje szacunkowo 83, 50 metrów bieżących, w tym: a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 40, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu Sekcję Terenową w Świdnicy, dotyczące przejmowania mienia po byłych państwowych gospodarstwach rolnych i gospodarstwach skarbowych, sprzedaży mienia przejętego do Zasobu, programów restrukturyzacji przedsiębiorstw, zasad gospodarowania Zasobem b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 43, 50 metrów bieżących (w tym kat. B25 ok. 6, 00 mb). Są to akta wytworzone przez ANR OT we Wrocławiu- Sekcję Terenową w Świdnicy, dotyczące przejmowania mienia po byłych PPGR i gospodarstwach skarbowych, sprzedaży i dzierżawy mienia przejętego do Zasobu, administrowania przejętym mieniem, zasad gospodarowania Zasobem. 4 Części nie mogą być dzielone przez Wykonawców, oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia określonego w zadaniu częściowym zostaną odrzucone. 5 Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się a/ Dla przedmiotu nr 1 i nr 2 w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu, ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław oraz archiwum podręcznym w siedzibie OT ANR we Wrocławiu przy ul. Mińskiej 60, 54- 610 Wrocław; b/ Dla przedmiotu nr 3 w Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Świdnicy, ul. Kliczkowska 28, 58- 100 Świdnica. 6 Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna. Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 7 Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo 349, 50 metrów bieżących, w tym: -Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 146, 00 metrów bieżących -Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 203,50 metrów bieżących 8 Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 9 Wykaz prac przewidzianych w ramach każdego zadania: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji, harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. W harmonogramie zostaną określone co najmniej: etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, symbole, hasła klasyfikacyjne, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji, która będzie zarchiwizowana w ramach danych etapów, c) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie: - wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek - spisów zdawczo- odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B) w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji d) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną e) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, f) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. g) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, h) Uporządkowanie materiałów archiwalnych: - ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru, - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobink (szer. 0, 50mm), w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce). Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów wymagają każdorazowo akceptacji przedstawiciela Zamawiającego, i) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu spraw, - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0, 50mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, j) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego, k) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej- w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, l) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, m) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x90 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75 mm, wys. 150 mm, n) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o) Przedkładanie Zamawiającemu w ciągu tygodnia po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze wstępnym spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, p) Sporządzenie ostatecznych spisów zdawczo- odbiorczych dla poszczególnych przedmiotów zamówienia.. II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00-6..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00-6.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 03.08.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• O.J.Jarczyńscy ARCHIWUM SERWIS S.J., Kleczewska 6, 62-400 Słupca, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 70059,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 51155,70

• Oferta z najniższą ceną: 51155,70 / Oferta z najwyższą ceną: 213405,00

• Waluta: PLN.

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 03.08.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• O.J. Jarczyńscy ARCHIWUM SERWIS S.J., Kleczewska 6, 62-400 Słupca, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 42215,25 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 31875,45

• Oferta z najniższą ceną: 31875,45 / Oferta z najwyższą ceną: 102274,50

• Waluta: PLN.