Wyry: Bankowa obsługa budżetu Gminy Wyry oraz podległych jej jednostek organizacyjnych i samorządowych instytucji kultury
Numer ogłoszenia: 228393 - 2014; data zamieszczenia: 30.10.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 192195 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Gminy, ul. Dąbrowszczaków 133, 43-175 Wyry, woj. śląskie, tel. 032 3256800, faks 032 3256809.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Bankowa obsługa budżetu Gminy Wyry oraz podległych jej jednostek organizacyjnych i samorządowych instytucji kultury.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Informacje ogólne Przedmiotem zamówienia jest wybór Banku na prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Wyry oraz podlegających jej jednostek organizacyjnych i samorządowych instytucji kultury, niżej wymienionych: 1. Urząd Gminy w Wyrach (w tym Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa), 2. Zespół Szkół w Gostyni, 3. Zespół Szkół w Wyrach, 4. Gminne Przedszkole w Gostyni, 5. Gminne Przedszkole w Wyrach, 6. Zakład Gospodarki Komunalnej w Wyrach, 7. Gminna Biblioteka Publiczna w Wyrach, 8. Dom Kultury w Gostyni. 2. Opis przedmiotu zamówienia Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje wykonywanie w okresie 48 miesięcy od dnia 01.01.2015 roku bankowej obsługi budżetu Gminy Wyry, jednostek organizacyjnych Gminy i samorządowych instytucji kultury a w szczególności: A. 1). Otwarcie i prowadzenie (w razie konieczności zamknięcie) rachunku bankowego budżetu gminy oraz rachunków bankowych jednostek gminnych i instytucji kultury (bieżących i pomocniczych - obecnie 31 rachunków) prowadzonych w PLN w tym: a) realizacji poleceń przelewów krajowych, w tym: przelewy wewnątrz banku, przelewy do innego banku, b) przyjmowanie i zlecanie przelewów zagranicznych (w tym również przewalutowywanie walut wymienialnych na walutę polską) bez pobierania opłat i prowizji przez Bank, c) przyjmowanie wpłat gotówkowych, d) dokonywanie wypłat gotówkowych, e) wydawanie codziennie (w dniu roboczym) wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi oraz potwierdzeniem sald, f) wydawanie blankietów czeków gotówkowych i realizacja czeków, g) zapewnienie możliwości prowadzenia operacji bankowych w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego do godziny 11.00, h) możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy w zależności od potrzeb, i) możliwość otwarcia rachunków dewizowych. 2). Średniomiesięczne saldo środków pieniężnych na rachunku bieżącym budżetu Gminy (Urzędu Gminy) wynosiło w okresie od stycznia do czerwca 2014 roku: w styczniu - 458.811,00 zł w lutym - 1.234.930,00 zł w marcu - 1.450.815,00 zł w kwietniu - 489.201,00 zł w maju - 349.929,00 zł w czerwcu - 431.160,50 zł 3). W okresie od stycznia do grudnia 2013 roku średnia ilość wpłat gotówkowych dokonywanych przez Urząd i jednostki na rachunki bankowe w skali miesiąca wynosiła 93. Średnia kwota wpłaty to 960,00 zł. 4). W okresie od stycznia do grudnia 2013 roku średnia ilość wypłat gotówkowych z rachunków bankowych w skali miesiąca wynosiła 12. Średnia kwota wypłaty to 1.872,00 zł. 5). W okresie od stycznia do grudnia 2013 roku średnia ilość przelewów (wewnętrznych) w skali miesiąca wynosiła 191. 6). W okresie od stycznia do grudnia 2013 roku średnia ilość przelewów (zewnętrznych) w skali miesiąca wynosiła 937. 7). Wynagrodzenie z tytułu obsługi bankowej rachunków będzie naliczane na koniec każdego miesiąca, za rzeczywistą liczbę prowadzonych rachunków w danej jednostce. B. 1). Bezpłatne wprowadzenie systemu bankowości elektronicznej w tym: instalacja oprogramowania, bieżąca aktualizacja oprogramowania oraz obsługa serwisowa na wielu stanowiskach w siedzibie Zamawiającego oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych i instytucjach kultury, szkolenia dla wszystkich operatorów systemu w każdej jednostce, a także w nowoutworzonych jednostkach. 2). System bankowości elektronicznej powinien umożliwić w szczególności: a) autoryzację przelewu za pomocą SMS, hasła czyli identyfikację osób wprowadzających i zatwierdzających transakcję, b) uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszelkich operacjach i saldach na rachunkach, c) realizowanie poleceń przelewów krajowych w formie elektronicznej ze wszystkich rachunków, d) jednoczesną pracę wielostanowiskową w systemie, e) import przelewów do wysyłki z zewnętrznego pliku xml wygenerowanego z systemu płacowego Zamawiającego. Wykonawca udostępni opis struktury takiego pliku, f) zapewnienie wysokiego bezpieczeństwa świadczonych usług, g) pobieranie wyciągów bankowych (historii rachunku) w formie elektronicznej i udostępnianie wyciągów bankowych w dniu następnym do godz. 11.00. 3). W sytuacjach losowych (np. awaria systemu, sprzętu lub połączenia sieciowego) uniemożliwiających techniczne złożenie dyspozycji przelewu za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej Wykonawca umożliwi składanie i wykonywanie poleceń przelewów w formie papierowej, bez pobierania dodatkowych opłat. 4). Przelewy zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej winny być dokonywane w tym samym dniu umożliwiając realizację danych płatności. 5). Zapewnienie bezpłatnej pomocy technicznej w okresie trwania umowy pracownikom Urzędu Gminy oraz gminnych jednostek organizacyjnych pracujących w systemie bankowości elektronicznej w godzinach pracy Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych. 6). Uznawanie rachunków winno odbywać się w dniu operacji. 7). Za zainstalowanie oraz korzystanie z systemu bankowości elektronicznej bank nie będzie pobierał jakichkolwiek opłat i prowizji. 8). Zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej w Urzędzie Gminy i jednostkach nastąpi w terminie umożliwiającym korzystanie z systemu bankowości elektronicznej od 02.01.2015r. tj. instalacja musi nastąpić najpóźniej do dnia 30.12.2014r. 9). Na etapie wdrożenia systemu bankowości elektronicznej Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez Bank (import kontrahentów, w tym: nazwa, adres, nr rachunku bankowego kontrahenta). 10). Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wszelkie urządzenia niezbędne do dostępu użytkownika końcowego do systemu bankowości elektronicznej, do dokonywania przelewów oraz wszelkich akcesoriów zapewniających bezpieczeństwo pracy dla użytkowników. 11). Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnych z dyspozycją posiadacza rachunku. C. 1). Zapewnienie obsługi systemu masowych płatności, umożliwiającego automatyczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających - w systemach księgowych wskazanych przez Gminę Wyry. W szczególności system powinien: a) przetwarzać transakcje wpłat otrzymanych na rachunek poprzez wszystkie dostępne kanały płatności, b) codziennie udostępniać pliki z danymi w formacie xml zawierające operacje bankowe dokonane na rachunki masowych płatności wraz z udostepnieniem opisu struktury takiego pliku, c) umożliwiać odczytywanie daty dokonania płatności przez płatnika, d) w razie konieczności udostępnić wskazany przez posiadacza rachunku dokument płatniczy, otrzymany i przetworzony przez Bank. 2). Systemem będą objęte dochody z tytułu podatków lokalnych, opłaty za gospodarowanie odpadami i inne dochody wynikające z zawartych przez Gminę umów cywilnoprawnych (najmu/dzierżawy). Systemem mogą zostać objęte inne dochody pobierane przez Gminę lub jednostki organizacyjne, co nastąpi dopiero na podstawie dyspozycji złożonej przez Gminę lub jednostkę. D. 1). Rachunki bieżące i pomocnicze powinny być oprocentowane. 2). Naliczanie odsetek od środków pieniężnych zgromadzonych na wszystkich rachunkach bankowych nastąpi na ostatni dzień każdego miesiąca. 3). Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bieżących i pomocniczych (jedna stopa dla wszystkich rachunków) będzie liczone w oparciu o stawkę WIBID 3M wyliczoną jako średnia z 10 ostatnich notowań w miesiącu poprzedzającym okres obrachunkowy (kwartał kalendarzowy), pomniejszoną/powiększoną o stałą marżę banku. W przypadku pomniejszenia o stałą marżę banku, marża nie może być wyższa niż 60% ustalonej stawki WIBID 3M. 4). Zmiana oprocentowania następuje w okresach kwartalnych. 5). Do naliczania odsetek przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok liczy 365/366 dni. 6). Marża Banku w okresie obowiązywania umowy jest stała. E. 1). Automatyczne lokowanie środków zgodnie ze stanem środków na rachunku bankowym podstawowym Urzędu Gminy, bez limitu, w systemie weekendowym (lokaty weekendowe). 2). Oprocentowanie środków na rachunku bankowym podstawowym Urzędu Gminy w systemie weekendowym oparte będzie o stawkę WIBID 3 M wg notowania z dnia utworzenia danej lokaty, pomniejszoną/powiększoną o stałą marżę banku. W przypadku pomniejszenia o stałą marżę banku, marża nie może być wyższa niż 60% ustalonej stawki WIBID 3M. 3). Wolne środki finansowe mogą być gromadzone na lokatach terminowych (za wyjątkiem lokat weekendowych) według odrębnych wynegocjowanych umów z bankami. F. 1). Możliwość uruchomienia, na wniosek Zamawiającego, kredytu w rachunku bieżącym Gminy Wyry bez dodatkowych formalności - do wysokości określonej corocznie przez Radę Gminy Wyry w uchwale budżetowej. 2). Maksymalna kwota kredytu w rachunku bieżącym w 2014 roku to kwota 2.500.000,00 zł. 3). Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie liczone w oparciu o stawkę WIBOR 3M wyliczoną jako średnia z 10 ostatnich notowań w miesiącu poprzedzającym okres obrachunkowy (kwartał kalendarzowy) powiększoną/pomniejszoną o stałą marżę Banku. 4). Zmiana oprocentowania następuje w okresach kwartalnych. W kolejnych okresach rozliczeniowych (kwartałach kalendarzowych) oprocentowanie jest wyliczane jako średnia z 10 ostatnich notowań w miesiącu poprzedzającym okres obrachunkowy (kwartał kalendarzowy) powiększoną/pomniejszoną o stałą marżę banku. 5). Marża Banku w okresie obowiązywania umowy jest stała. 6). Do naliczania odsetek przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok liczy 365/366 dni. 7). Odsetki od kredytu w rachunku bieżącym będą naliczane na koniec każdego miesiąca w okresie, gdy kredyt ten jest uruchomiony. Odsetki będą naliczane od faktycznie wykorzystanych środków i będą płatne w ostatnim dniu każdego miesiąca. Odsetki od wykorzystanego limitu będą naliczane od dnia powstania salda debetowego do dnia poprzedzającego jego spłatę włącznie. 8). Zamawiający nie dopuszcza pobierania żadnych opłat i prowizji od uruchomienia i obsługi kredytu, w tym również od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym. 9). Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową. Skarbnik nie umieści swojego podpisu na wekslu. Skarbnik umieści swój podpis na deklaracji wekslowej. 10). Zamawiający dla zabezpieczenia kredytu nie może udzielić pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym. 11). Koszty obsługi kredytu w rachunku bieżącym poniesione w okresie od września 2010 roku do czerwca 2014 roku wynosiły 49.665,68 zł. 12). Średniomiesięczne wykorzystanie kredytu w rachunku bieżącym w roku 2013 było następujące: w styczniu - 24 dni na kwotę 319.714,00 zł w lutym - 15 dni na kwotę 325.185,00 zł w marcu - brak w kwietniu - 16 dni na kwotę 132.155,00 zł w maju - 13 dni na kwotę 228.514,00 zł w czerwcu - 12 dni na kwotę 174.890,00 zł w lipcu - 8 dni na kwotę 416.521,00 zł w okresie od sierpnia do grudnia - brak G. Preferencje w zakresie dostępności do innych usług bankowych nie wymienionych szczegółowo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z których może skorzystać zamawiający w okresie trwania umowy. H. Nieodpłatnym wydawaniu opinii bankowej, zaświadczeń oraz historii rachunków bankowych na wniosek Zamawiającego. Zamawiający szacuje, iż trzykrotnie w ciągu roku będzie występował o wyżej wymienione dokumenty, tym niemniej bank wyda każdorazowo nieodpłatnie ww dokumenty (na każde żądanie). I. Prowizje, opłaty i marże Wykonawcy podane w ofercie banku są stałe w okresie obowiązywania umowy i wykonawca nie będzie pobierał innych niż podane w ofercie. J. W przypadku konieczności otwarcia przez Gminę Wyry lub jednostki organizacyjne dodatkowych rachunków, bank zastosuje stawki i warunki z niniejszej specyfikacji i złożonej oferty. K. Zapewnienie możliwości bezpośredniej wpłaty/wypłaty gotówki w punkcie obsługi kasowej. L. Dopuszcza się zmiany postanowień umowy w stosunku do treści umowy na zasadach określonych w art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający dopuszcza zmiany postanowień umowy oraz określa warunki zmian. Zmiany dotyczyć mogą zakresu usług stanowiących przedmiot umowy, jeżeli wynikają z następujących okoliczności: a) podyktowane zostaną zmianami przepisów prawa, które weszły w życie po podpisaniu niniejszej umowy, b) na Gminę Wyry zostaną nałożone nowe zadania lub zmieni się struktura organizacyjna Urzędu Gminy Wyry lub jednostek organizacyjnych, c) pojawią się nowe korzystne dla Gminy Wyry produkty bankowe lub rozwiązania organizacyjne, których wykorzystanie będzie korzystne dla Gminy Wyry, d) wprowadzona zostanie modyfikacja systemów informatycznych, oprogramowania bądź sprzętu, e) Gmina uzyska środki unijne, dla których wymagalne będą szczególne uregulowania co do obsługi bankowej. M. Wykonawca musi zapewnić wykonywanie czynności związanych z obsługą budżetu Gminy Wyry, gminnych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 15.30. N. Wykonawca zobowiązuje się wyznaczyć osobę/osoby (będące pracownikami Wykonawcy), których zadaniem będą bieżące kontakty z Zamawiającym celem udzielania porad i konsultacji. O. Wykonawca musi posiadać na terenie Gminy Wyry swój oddział/filię albo zobowiąże się do otwarcia na terenie Gminy Wyry oddziału/filii Banku w przypadku wybrania jego oferty jako najkorzystniejszej w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania umowy z Zamawiającym. Filia winna być czynna w każdy dzień roboczy w godzinach od 9.00 do 15.30. P. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania codziennego przewozu pracowników Urzędu Gminy, jednostek organizacyjnych Gminy i instytucji kultury do najbliższego oddziału (filii) banku w okresie, w którym punkt obsługi na terenie Gminy Wyry nie będzie działał. Przewóz ten będzie bezpłatny. R. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania codziennego przewozu pracowników Urzędu Gminy do oddziału (filii) banku, w wypadku kiedy punkt obsługi będzie znajdował się na terenie miejscowości Gostyń. Przewóz ten będzie bezpłatny. S. Wykonawca winien posiadać na terenie Gminy Wyry bankomat albo zobowiąże się do zainstalowania na terenie Gminy Wyry (w jednej miejscowości) bankomatu w przypadku wybrania jego oferty jako najkorzystniejszej w terminie 1 miesiąca od dnia podpisania umowy z Zamawiającym. T. Wykonawca zobowiąże się, że w terminie 5 miesięcy od dnia podpisania umowy z Zamawiającym zainstaluje drugi bankomat w drugiej miejscowości Gminy Wyry. U. Umowy z jednostkami organizacyjnymi gminy wymienionymi w rozdziale III pkt. 1 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zostaną zawarte bezpośrednio z dyrektorami tych jednostek..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 66.11.00.00 - (3) Usługi bankowe 66.11.30.00 - (3) Usługi udzielania kredytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 29.10.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Bank Spółdzielczy, ul. Damrota 41, 43-100 Tychy, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 52378,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 105336,00

• Oferta z najniższą ceną: 105336,00 / Oferta z najwyższą ceną: 223200,00

• Waluta: PLN.