Hrubieszów: ORGANIZACJA DWÓCH WIZYT STUDYJNYCH DO KANTONU ZURYCH W SZWAJCARII DLA PRZEDSTAWICIELI WŁADZ SAMORZĄDOWYCH GMIN PODREGIONU GOTANIA ORAZ PRACOWNIKÓW PARTNERÓW PROJEKTU W ŁĄCZNEJ ILOŚCI 24 OSÓB, W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU OD WIZJI DO NOWOCZESNEGO ZARZĄDZANIA PODREGIONEM GOTANIA
Numer ogłoszenia: 220521 - 2014; data zamieszczenia: 17.10.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 184409 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Hrubieszów, ul. mjr H. Dobrzańskiego "Hubala" 1, 22-500 Hrubieszów, woj. lubelskie, tel. 084 6962380 w. 56, faks 084 6962380.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ORGANIZACJA DWÓCH WIZYT STUDYJNYCH DO KANTONU ZURYCH W SZWAJCARII DLA PRZEDSTAWICIELI WŁADZ SAMORZĄDOWYCH GMIN PODREGIONU GOTANIA ORAZ PRACOWNIKÓW PARTNERÓW PROJEKTU W ŁĄCZNEJ ILOŚCI 24 OSÓB, W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU OD WIZJI DO NOWOCZESNEGO ZARZĄDZANIA PODREGIONEM GOTANIA.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch wizyt studyjnych do Kantonu ZURYCH w Szwajcarii dla przedstawicieli władz samorządowych gmin podregionu Gotania (12 osób) oraz pracowników partnerów projektu (12 osób). Łączna ilość uczestników obu wizyt - 24 osoby. Możliwe jest rozszerzenie wizyt o kantony sąsiadujące z kantonem Zurych tj. np. Sankt Gallen, Thurgau, Aargau, Schwyz, Glarus, Zug, Appenzell, Solothurn, Schaffhausen. Usługa będąca kosztem organizacji wizyt studyjnych realizowana jest w ramach Projektu Od wizji do nowoczesnego zarządzania podregionem Gotania, współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: A. Zorganizowanie pierwszej wizyty studyjnej w Kantonie Zurych w Szwajcarii, dla 12-osobowej grupy (przedstawicieli władz samorządowych gmin podregionu Gotania). Zamawiający ustala warunki czasu podróży oraz wizyty tj. NIEDZIELA: 5:00 - wyjazd uczestników z Hrubieszowa; obiad w trasie oraz nocleg w hotelu min. 3 gwiazdkowym w standardzie europejskim z zapewnieniem uczestnikom kolacji. PONIEDZIAŁEK: śniadanie i wyjazd uczestników do Szwajcarii, obiad w trasie, przyjazd do hotelu min. 3 gwiazdkowego w standardzie europejskim w Zurychu, ze SPA i Centrum Odnowy Biologicznej. Dopuszcza się lokalizację hotelu w odległości nie większej niż 50 km od Zurychu i wyłącznie na terenie Szwajcarii, spełniającego wymagania Zamawiającego. Kolacja w dniu przyjazdu. WTOREK: spotkanie merytoryczne - realizacja programu, obiad, kolacja. ŚRODA: spotkanie merytoryczne - realizacja programu, obiad, kolacja. CZWARTEK: spotkanie merytoryczne - realizacja programu, obiad, w godzinach popołudniowych wykwaterowanie z hotelu i wyjazd ze Szwajcarii, nocleg i kolacja w trasie w hotelu min. 3 gwiazdkowym w standardzie europejskim. PIĄTEK: śniadanie, wykwaterowanie z hotelu i powrót uczestników do Hrubieszowa, z obiadem w trasie powrotnej. Poza spotkaniami merytorycznymi w ramach 3-dniowego pobytu w Szwajcarii, Wykonawca zapewni w wolnym czasie uzgodniony z Zamawiającym program kulturalno-turystyczny dla uczestników wizyty w wymiarze min. 4 godziny dziennie (np. zwiedzanie atrakcji turystycznych, jak również kulturalne formy zagospodarowania czasu wolnego - teatr, kino, koncert, zabawa przy muzyce, przejazd kolejką górską, itp.). B. Zorganizowanie drugiej wizyty studyjnej w Kantonie Zurych w Szwajcarii, dla 12-osobowej grupy (pracowników partnerów projektu). Zamawiający ustala warunki czasu podróży oraz wizyty tj. NIEDZIELA: 5:00 - wyjazd uczestników z Hrubieszowa; obiad w trasie oraz nocleg w hotelu min. 3 gwiazdkowym w standardzie europejskim z zapewnieniem uczestnikom kolacji. PONIEDZIAŁEK: śniadanie i wyjazd uczestników do Szwajcarii, obiad w trasie, przyjazd do hotelu min. 3 gwiazdkowego w standardzie europejskim w Zurychu. Dopuszcza się lokalizację hotelu w odległości nie większej niż 50 km od Zurychu i wyłącznie na terenie Szwajcarii. Kolacja w dniu przyjazdu. WTOREK: spotkanie merytoryczne - realizacja programu, obiad, kolacja. ŚRODA: spotkanie merytoryczne - realizacja programu, obiad, kolacja. CZWARTEK: spotkanie merytoryczne - realizacja programu, obiad, w godzinach popołudniowych wykwaterowanie z hotelu i wyjazd ze Szwajcarii, nocleg i kolacja w trasie w hotelu min. 3 gwiazdkowym w standardzie europejskim. PIĄTEK: śniadanie, wykwaterowanie z hotelu i powrót uczestników do Hrubieszowa, z obiadem w trasie powrotnej. Poza spotkaniami merytorycznymi w ramach 3-dniowego pobytu w Szwajcarii, Wykonawca zapewni w wolnym czasie uzgodniony z Zamawiającym program kulturalno-turystyczny dla uczestników wizyty w wymiarze min. 4 godziny dziennie (np. zwiedzanie atrakcji turystycznych, jak również kulturalne formy zagospodarowania czasu wolnego - teatr, kino, koncert, zabawa przy muzyce, przejazd kolejką górską, itp.). C. Termin realizacji zamówienia: wrzesień/listopad 2014 r. Data organizacji każdej z wizyt zostanie ustalona pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym w dniu podpisania umowy, przy czym wizyty muszą zakończyć się do 15 listopada 2014 r. D. Usługa transportowa: Wykonawca zapewni w przypadku każdej wizyty transport 12 osób (uczestników wizyty) oraz tłumacza i dwóch kierowców. Ustala się transport samochodowy autokarem klasy VIP CLASS rocznik 2013 lub 2014. Pojazd zapewniony przez Wykonawcę powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe uchylno-rozsuwane fotele z podłokietnikiem, podnóżki, klimatyzację, indywidulane nawiewy i oświetlenie, stacjonarne ogrzewanie, pasy bezpieczeństwa przy każdym fotelu, toaletę, stoliki, barek, lodówkę oraz sprzęt audio video (radio + CD) i mikrofon. Wykonawca zapewnia serwis kawowy podczas podróży do Szwajcarii i w drodze powrotnej dla uczestników wizyt studyjnych. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. W celu zapewnienia komfortowych warunków podróży, kierujący pojazdem na prośbę uczestników wizyty, ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie. Sporządzając ofertę należy przyjąć, że w przypadku każdej wizyty zostanie pokonana trasa o długości do 4100 km (łącznie 8200 kilometrów dla obu wizyt). W przypadku awarii pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub lepszych parametrach wymaganych w SIWZ, który pozwoli na planową kontynuację programu wizyty. Wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich pozwoleń niezbędnych przy realizacji zamówienia. Wykonawca zapewnia transport na miejscu realizacji wizyty, zapewniając dowóz uczestników do miejsc, w których będzie realizowany program wizyty. E. Usługa tłumaczenia z/na język niemiecki: Wykonawca zapewnia i pokrywa wszelkie koszty udziału w obu wizytach studyjnych profesjonalnego tłumacza konsekutywnego języka niemieckiego. Zadaniem tłumacza będzie przeprowadzenie tłumaczeń ustnych (konsekutywnych) z/na język niemiecki podczas realizacji programu wizyt w Szwajcarii, jak również podczas podróży w obie strony. Tłumacz musi się wykazać doświadczeniem w tłumaczeniu konsekutywnym w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert co najmniej 3 wizyt studyjnych z języka niemieckiego na język polski i odwrotnie na terenie krajów niemieckojęzycznych. Zamawiający wymaga wysokich kwalifikacji tłumacza w zakresie znajomości języka (musi posiadać tytuł magistra filologii lub kwalifikacje językowe na poziomie C2 - zgodnie ze skalą biegłości językowej według Rady Europy). Najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca podaje Zamawiającemu nazwisko tłumacza oraz przedstawia stosowne dokumenty i referencje potwierdzające spełnienie przez tłumacza wymogów Zamawiającego określonych w p. II.E. F. Ubezpieczenie uczestników wizyty: Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia na rzecz uczestników wizyt studyjnych umów ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę nie niższą niż 10 000,00 zł. NNW na osobę, kosztów leczenia na kwotę nie niższą niż 20 000 EURO KL na osobę, ubezpieczenia bagażu na kwotę nie niższą niż 1 000,00 zł. na osobę. Wymagane polisy ubezpieczenia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na 2 dni przed terminem wyjazdu. G. Przygotowanie szczegółowego programu i koordynacja dwóch wizyt studyjnych pod kątem osiągnięcia założonych celów. 1) cel wizyty dla przedstawicieli władz samorządowych - nawiązanie współpracy z gminami Kantonu Zurych i/lub z gminami w sąsiadujących kantonach (np. Sankt Gallen, Thurgau, Aargau, Schwyz, Glarus, Zug, Appenzell, Solothurn, Schaffhausen), - wymiana doświadczeń w zakresie zarządzania gminą, - poznanie sposobu tworzenia lokalnego prawa w gminach Kantonu Zurych i/lub w sąsiadujących kantonach, - polityka władz wspierająca rozwój lokalnej przedsiębiorczości: otwartość na nowych inwestorów, ulgi podatkowe, zwolnienia, dotacje itp. - współpraca tamtejszych władz z lokalnym biznesem i organizacjami pozarządowymi 2) cel wizyty dla pracowników partnerów projektu - wymiana doświadczeń w zakresie funkcjonowania urzędów, współpracy gmin z instytucjami kultury, organizacjami pozarządowymi oraz przedsiębiorcami - tworzenie dokumentów strategicznych, działania podejmowane pod kątem rozwoju gminy, - tworzenie i realizacja projektów dofinansowanych z dotacji zewnętrznych - efektywne i innowacyjne formy promocji gminy H. Zakres obowiązków Wykonawcy: W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do zaplanowania i opracowania programu dwóch wizyt studyjnych pod względem merytorycznym, jak i logistycznym oraz realizację i rozliczenie wizyt umożliwiających realizację celów określonych w p. G.1) i G2), w tym zwłaszcza: 1) zorganizowania w przypadku każdej z wizyt trzech merytorycznych spotkań uczestników wizyty studyjnej odpowiednio z władzami gmin w Kantonie Zurych lub innymi gminami uzgodnionymi z Zamawiającym, przedstawicielami organizacji pozarządowych, lokalnymi przedsiębiorcami, itp. pod kątem osiągnięcia założonych celów wizyt sformułowanych przez Zamawiającego. Po podpisaniu umowy, najpóźniej 7 dni przed planowanym wyjazdem, Wykonawca przedłoży szczegółowy program danej wizyty, który będzie musiał uzyskać akceptację Zamawiającego. Po uzyskaniu akceptacji Wykonawca przystąpi do realizacji konkretnej wizyty; 2) zorganizowania w przypadku każdej z wizyt programu kulturalno-turystycznego dla uczestników wizyty w wymiarze min. 4 godziny dziennie (np. zwiedzanie atrakcji turystycznych, jak również kulturalne formy zagospodarowania czasu wolnego - teatr, kino, koncert, zabawa przy muzyce, przejazd kolejką górską, itp.). Wybór odpowiedniego programu każdorazowo musi być omówiony i zaakceptowany przez Zamawiającego; 3) zapewnienia w przypadku każdej z wizyt 5 noclegów (podczas podróży do Szwajcarii i w drodze powrotnej oraz w miejscu realizacji wizyty), w hotelu min. 3 gwiazdkowym w standardzie europejskim, w tym: po 2 noclegi w podróży - pokoje jednoosobowe z łazienką oraz po 3 noclegi w Szwajcarii w pokojach jednoosobowych z łazienką w hotelu min. 3 gwiazdkowym w standardzie europejskim w Zurychu (przy wizycie przedstawicieli władz hotel powinien dysponować SPA i Centrum Odnowy Biologicznej) lub w innym miejscu, jednak w odległości nie większej niż 50 km od Zurychu i wyłącznie na terenie Szwajcarii, spełniający wymagania Zamawiającego. W każdej wizycie weźmie udział 12 uczestników, 1 tłumacz i kierowcy; 4) zapewnienia w przypadku każdej z wizyt wyżywienia podczas podróży i pobytu w Szwajcarii: - 5 śniadań (w tym 2 w podróży i 3 w Szwajcarii w miejscu przebiegu wizyty) dla łącznie 24 osób (12 osób przy I wizycie oraz 12 osób przy II wizycie), preferowany szwedzki stół, napoje, kawa, herbata, soki - 6 obiadów (w tym 3 w podróży i 3 w Szwajcarii w miejscu przebiegu wizyty) dla 24 osób (12 osób przy I wizycie oraz 12 osób przy II wizycie). Obiady dwudaniowe - 5 kolacji (w tym 2 w podróży i 3 w Szwajcarii w miejscu przebiegu wizyty) dla 24 osób (12 osób przy I wizycie oraz 12 osób przy II wizycie). Kolacje dwudaniowe. Do posiłków wykonawca zapewni napoje tj. kawa, herbata, napoje. 5) zapewnienia w przypadku każdej z wizyt odpowiedniego nadzoru i koordynacja właściwego przebiegu wizyty na miejscu: zapewnienie koordynatora/osoby odpowiedzialnej wskazanej przez Wykonawcę do kontaktów roboczych z uczestnikami wizyty studyjnej, w tym udział koordynatora we wszystkich spotkaniach i wydarzeniach przewidzianych programem wizyty; Lista uczestników każdej z wizyt zostanie określona przez Zamawiającego. Wykonawca pokrywa ewentualne koszty zakwaterowania, wyżywienia oraz inne koszty dla osób niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. Jeżeli w SIWZ przy opisie przedmiotu zamówienia wskazana została nazwa producenta, znak towarowy, patent lub pochodzenie w stosunku do określonych materiałów, urządzeń, itp. Zamawiający wymaga, aby traktować takie wskazanie jako przykładowe i dopuszcza zastosowanie przy realizacji zamówienia materiałów, urządzeń, itp. równoważnych o parametrach nie gorszych niż wskazane. Wykonawca może zastosować materiały równoważne, ale muszą one być nie gorsze od materiałów zastosowanych w dokumentacji lub muszą przewyższać jakością materiały ujęte w dokumentacji. W przypadku zastosowania materiałów równoważnych dotyczących zamówienia wykonawca przedstawi niezbędne certyfikaty lub badania dla wszystkich materiałów tzw. równoważnych na etapie składania ofert.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.10.00 - Organizacja wycieczek .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 23.09.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 12.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• HOLIDAY TRAVEL Sp. z o.o., Nowowiejska 10, 00-653 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 148300,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 124264,00

• Oferta z najniższą ceną: 124264,00 / Oferta z najwyższą ceną: 349720,00

• Waluta: PLN.