Cieszyn: Pełnienie funkcji menadżera projektu **Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego**.
Numer ogłoszenia: 220257 - 2007; data zamieszczenia: 13.11.2007
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak, numer ogłoszenia w BZP: 150158 - 2007.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza, 43-400 Cieszyn, woj. śląskie, tel. 033 8513840, fax 033 8513840.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Pełnienie funkcji menadżera projektu **Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego**..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: a. Opracowanie i uzgodnienie z Liderem Projektu oraz wszystkimi Partnerami Projektu [w terminie do czterech tygodni od daty zawarcia umowy] technicznego harmonogramu planowanych w ramach projektu działań, precyzyjnie określającego zadania Lidera Projektu i poszczególnych Partnerów Projektu oraz terminy rozpoczęcia i ukończenia realizacji tychże zadań, z uwzględnieniem postanowień umów dotacyjnych, a także stosownych procedur wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych. b. Przeprowadzanie - w uzgodnieniu z Liderem Projektu - procedur związanych ze zmianami harmonogramu projektu oraz **Planu wdrożenia projektu**, a także - w razie konieczności wprowadzenia zmian w umowach dotacyjnych - prowadzenie całokształtu spraw związanych z wynegocjowaniem tychże zmian z instytucją dotującą, a następnie ich wdrożeniem, w tym dokonanie aktualizacji harmonogramu technicznego, o którym mowa w pkt. 1. c. Uzyskiwanie formalnej, pisemnej aprobaty Lidera Projektu dla działań, mogących skutkować zmianami w harmonogramie i sposobie realizacji projektu, a podejmowanych przez Menadżera Projektu w stosunku do Partnerów Projektu oraz wszelkich podmiotów zewnętrznych, w tym przede wszystkim instytucji dotującej oraz pozostałych instytucji zaangażowanych, na podstawie umów dotacyjnych, w proces kontrolowania i monitorowania projektu. d. Opracowanie i uzgodnienie z Liderem Projektu [w terminie do czterech tygodni od daty zawarcia umowy] szczegółowych wytycznych dla wszystkich Partnerów Projektu w zakresie właściwego wykazywania i księgowania ponoszonych w ramach projektu wydatków oraz wnoszonego wkładu rzeczowego w celu zapewnienia kwalifikowalności tychże kosztów, w tym - wzorców formularzy dokumentów niezbędnych w procesie odbioru realizacji zadań projektu oraz w procesie monitoringu i cyklicznego rozliczania projektu. e. Opracowanie i uzgodnienie z Liderem Projektu [w terminie do czterech tygodni od daty zawarcia umowy] szczegółowej instrukcji obiegu i przechowywania dokumentów [elektronicznych i papierowych] związanych z realizacją projektu oraz ich archiwizacji. f. Prowadzenie bieżącego monitoringu przebiegu wszystkich realizowanych w ramach projektu zadań pod kątem ich zgodności z harmonogramem technicznym określonym w pkt. 1. oraz umowami dotacyjnymi, a także zgłaszanie Liderowi Projektu zauważonych w tym zakresie nieprawidłowości wraz propozycjami ich usunięcia. g. Prowadzenie systematycznego monitoringu dokumentacji tworzonej i*lub przechowywanej w związku z realizacją projektu przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu, szczególnie zaś potwierdzającej wnoszenie wkładu rzeczowego oraz kwalifikowalność kosztów. h. Prowadzenie i przedstawianie Liderowi Projektu do wglądu szczegółowego rejestru wszystkich wydatków w ramach projektu oraz przygotowywanie na podstawie tegoż rejestru i przekazywanie Liderowi Projektu comiesięcznych raportów [w terminie do 10 dnia każdego kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni], prezentujących stan zaawansowania realizacji projektu w układzie kosztów poniesionych przez poszczególnych partnerów oraz w układzie obowiązującej aktualnie wersji **Planu wdrażania projektu**. i. Zarządzanie płynnością finansową projektu poprzez przygotowanie i przeprowadzaną kwartalnie [w terminie do 10 dnia każdego kolejnego kwartału], w uzgodnieniu z Liderem Projektu, aktualizację preliminarzy, szczegółowo, w układzie roku kalendarzowego prezentujących wydatki projektu w korelacji ze źródłami ich finansowania [zaliczki, refundacje, środki własne partnerów], a także opracowywanie na tej podstawie i dokonywanie w porozumieniu z Liderem projektu aktualizacji kwartalnych planów rozdysponowywania środków pochodzących z zaliczki i otrzymywanych w ramach refundacji j. Rozliczanie rzeczowo-finansowe projektu zgodnie z warunkami zawartymi w umowach dotacyjnych z uwzględnieniem odpowiednich wytycznych w sprawie raportowania i monitorowania. k. Skompletowanie dokumentacji rozliczeniowych wraz ze sporządzaniem wniosków o płatności, a także - na wniosek instytucji dotującej - wprowadzanie do ww. dokumentacji ewentualnych korekt i uzupełnień, w terminach i formie zgodnej z umowami dotacyjnymi i z uwzględnieniem stosownych wytycznych. l. Sporządzanie sprawozdań kwartalnych, rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji projektu, a także - na wniosek instytucji dotującej - wprowadzanie do ww. dokumentacji ewentualnych korekt i uzupełnień, zgodnie z warunkami zawartymi w umowach dotacyjnych z uwzględnieniem odpowiednich wytycznych. m. Czynny udział w kontrolach i audytach przeprowadzanych przez instytucje do tego upoważnione na podstawie umów dotacyjnych. n. Przygotowywanie projektów korespondencji kierowanej przez Lidera Projektu do podmiotów zewnętrznych uczestniczących w procesie finansowania, monitorowania i rozliczania projektu w zakresie umów dotacyjnych, a także monitorowanie tej korespondencji. o. Organizowanie [uzgadnianie z Liderem Projektu terminów, zwoływanie, przygotowywanie - w uzgodnieniu z Liderem Projektu - porządku obrad i materiałów do dyskusji, sporządzanie protokołów obrad i uzyskiwanie dla ich treści aprobaty uczestników obrad], z częstotliwością nie mniejszą niż jeden raz w ciągu miesiąca, zebrań zespołu koordynacyjnego, złożonego z upoważnionych przedstawicieli Lidera Projektu i wszystkich Partnerów Projektu. p. Stałe monitowanie, realizowane z co najmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem, Lidera Projektu i wszystkich Partnerów Projektu o konieczności rozpoczęcia realizacji poszczególnych zadań ujętych w technicznym harmonogramie, o którym mowa w pkt. 1. q. Przygotowywanie - na wniosek Lidera Projektu i*lub Partnerów Projektu - projektów umów [jak również ich ewentualnych aneksów], które mają zostać zawarte w związku z realizacją projektu pomiędzy Liderem Projektu*Partnerami Projektu a wykonawcami zadań, a także - na wniosek danego Partnera Projektu - uzyskiwanie dla projektów tychże umów pozytywnej opinii radcy prawnego. r. Obsługa administracyjna zamówień publicznych realizowanych w ramach projektu [z wyłączeniem tych zamówień, które Lider Projektu i Partnerzy Projektu zamierzają zrealizować samodzielnie; w przypadku zamówień realizowanych samodzielnie przez Partnerów Projektu, Menadżer Projektu - na ich wniosek - udziela Partnerom wsparcia w zakresie administracyjnej obsługi tychże zamówień], polegająca na przygotowywaniu wszystkich dokumentów wymaganych w danym postępowaniu na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych [przy czym parametry techniczne przedmiotu danego zamówienia dostarcza Menadżerowi właściwy dla tegoż zamówienia Partner Projektu] i uzyskiwaniu dla nich akceptacji ze strony komisji przetargowej oraz czynnym udziale przedstawiciela Menadżera Projektu w posiedzeniach tejże komisji. s. Udzielanie pomocy prawnej w ewentualnych negocjacjach prowadzonych przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu z wykonawcami zadań, dotyczących zmian w zakresach rzeczowo-finansowych usług i*lub dostaw realizowanych przez tych wykonawców na rzecz Lidera Projektu i Partnerów Projektu. t. Na wniosek Lidera Projektu lub Partnera Projektu - obsługa administracyjna [w tym przygotowanie niezbędnej dokumentacji], a także bezpośredni udział w formalnych odbiorach dostaw i usług o wartości co najmniej 14 000 euro, realizowanych na rzecz Lidera Projektu i Partnerów Projektu przez wykonawców zadań. u. Udzielanie ustnie, a na wniosek Partnera*Lidera Projektu pisemnie, bieżących konsultacji, opinii i porad, odnoszących się do wszystkich problemów związanych z realizacja projektu, a mieszczących się w zakresie przedmiotowym objętym obowiązkami Menadżera Projektu określonymi w niniejszej umowie. v. Regularne przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących przebiegu realizacji projektu niezbędnych do aktualizacji serwisów internetowych tworzonych w ramach przewidzianych w projekcie działań promocyjno-informacyjnych.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 74.10.00.00 - Usługi w zakresie prawa, księgowości, audytu, działalności gospodarczej, zarządzania i podobne Kod CPV wg słownika 2008: 79.00.00.00 - Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 120000 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: przetarg nieograniczony

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak; Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein oraz Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 01.10.2007.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 4.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych Delta Partner, ul. Zamkowa 3a/1, 43-400 Cieszyn, kraj/woj. śląskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 120000
• Oferta z najniższą ceną: 120000 / oferta z najwyższą ceną: 152800
• Waluta: PLN.