Warszawa: Zorganizowanie międzynarodowej konferencji - spotkania ze znanymi naukowcami - Praktyczny wymiar nauki
Numer ogłoszenia: 209900 - 2013; data zamieszczenia: 29.05.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Mazowieckie , ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 59 79 100, faks 22 59 79 043.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.mazovia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zorganizowanie międzynarodowej konferencji - spotkania ze znanymi naukowcami - Praktyczny wymiar nauki.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Do zadań Wykonawcy należy: 1. Zorganizowanie konferencji Spotkania ze znanymi naukowcami - praktyczny wymiar nauki; 2. Zapewnienie usługi hotelowej oraz cateringowej; 3. Zapewnienie usługi transportowej.

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających w zakresie, o którym mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 79.95.10.00 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 55.50.00.00 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 55.40.00.00 - Usługi podawania napojów 39.29.41.00 - Artykuły informacyjne i promocyjne 79.82.25.00 - Usługi projektów graficznych 79.80.00.00 - Usługi drukowania i powiązane 72.40.00.00 - Usługi internetowe 22.10.00.00 - Drukowane książki, broszury i ulotki 79.53.00.00 - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych 79.54.00.00 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 22.46.20.00 - Materiały reklamowe 60.17.00.00 - Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.11.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wpłaty wadium w przedmiotowym postępowaniu

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy _ w tym okresie, należycie wykonał (tj. przeprowadził i zakończył) co najmniej 2 usługi, o wartości co najmniej 200 000,00 PLN brutto każda, polegające na organizacji i moderowaniu konferencji, targów (w tym zapewnieniu usługi lokalowej i cateringowej). Zakres realizacji co najmniej 1 zrealizowanej usługi powinien obejmować organizację międzynarodowej konferencji naukowej z tłumaczeniem symultanicznym, z zapewnieniem usługi hotelowej, transportowej i cateringowej oraz zarezerwowaniem sali konferencyjnej

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował zespołem osób, składającym się co najmniej z 7 osób zdolnych do wykonania zamówienia, które spełniają poniższe warunki: 1) Kierownik zespołu, posiadający następujące kwalifikacje: doświadczenie związane z koordynacją organizacji konferencji, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, był kierownikiem co najmniej 3 ukończonych projektów w zakresie realizacji konferencji międzynarodowych, z których każdy przekraczał kwotę 200 000 zł brutto; Zamawiający dopuszcza aby osoba wykonująca to zadanie była jednocześnie członkiem Komisji organizacyjnej. 2) Komisja organizacyjna (min.3 osoby z czego członkiem Komisji może być Kierownik zespołu i 1 z Tłumaczy), członkowie powinni posiadać następujące kwalifikacje: _ doświadczenie związane z organizacją konferencji międzynarodowych, zapewnieniem kampanii promocyjnej; _ co najmniej jedna osoba posiadająca doświadczenie w zakresie tworzenia podstron internetowych. 3) Komisja naukowa (min. 3 osoby z czego członkiem Komisji może być Moderator spotkań), członkowie powinni posiadać następujące kwalifikacje: _ wykształcenie wyższe, w tym co najmniej jedna osoba z tytułem doktora; _ przedstawiciele środowiska naukowego, autorytety w dziedzinie nauki związanej z przedmiotem zamówienia, szczególnie w dziedzinie rozwoju gospodarczego poprzez wdrażanie innowacji w przedsiębiorstwach, kojarzenia partnerów, badania relacji między sferą B+R a biznesem; _ minimum dwóch członków powinno być autorami lub współautorami publikacji z ww. zakresu. 4) Moderator spotkań posiadający następujące kwalifikacje: _znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym, umożliwiającym swobodne komunikowanie się; _dwuletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia dyskusji, moderowania spotkań biznesowych, konferencji międzynarodowych; _ moderowanie konferencji dotyczących tematyki innowacji, kooperacji, kojarzenia partnerów, IOB w minimum 3 projektach; Zamawiający dopuszcza aby osoba wykonująca to zadanie była jednocześnie członkiem Komisji naukowej. 5) Tłumacz ( min.2 osoby - Zamawiający dopuszcza aby 1 z osób wykonujących to zadanie była jednocześnie członkiem Komisji organizacyjnej), posiadający następujące kwalifikacje: _ wykształcenie wyższe; _ doświadczenie w prowadzeniu tłumaczeń symultanicznych _ co najmniej 2 lata; _ znajomość języka angielskiego _ poparty certyfikatami językowymi świadczącymi o opanowaniu go w stopniu zaawansowanym; _ jest ekspertem w zakresie biznesowych tłumaczeń międzynarodowych _ udział w co najmniej 3 konferencjach międzynarodowych

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w sekcji III.3.2) i 4) niniejszego ogłoszenia polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b p.z.p Zamawiający wymaga złożenia (oryginału) pisemnego oświadczenia tych podmiotów, do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, określającego zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia oraz charakter stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 70
• 2 - Koncepcja opracowania merytorycznego konferencji - 20
• 3 - Koncepcja promocji przedsięwzięcia - 10

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian następujących postanowień umowy, w tym terminów realizacji, w stosunku do treści złożonej oferty w zakresie: 1) praw i obowiązków stron umowy w sytuacji gdy nastąpi zmiana przepisów prawa w zakresie ukształtowania zgodnie z nowymi regulacjami tych praw i obowiązków, które mają wpływ na wykonanie usługi; 2) wysokości wynagrodzenia umownego w sytuacji gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmiany stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie kwota VAT i netto, natomiast kwota wynagrodzenia brutto pozostanie bez zmian; 3) ograniczenia zakresu usługi w sytuacji, gdy Zamawiający zaniecha części usługi w przypadku wstrzymania dofinansowania zamówienia ze środków unijnych z przyczyn niezależnych od zamawiającego lub niemożliwych do przewidzenia; 4) podwykonawców w sytuacji, gdy z przyczyn, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia mowy, koniecznym będzie dla prawidłowego wykonania Umowy posłużenie się przez Wykonawcę podwykonawcami, którzy będą realizowali zastępczo część lub cały zakres powierzony innym podwykonawcom lub nowy zakres usługi; 5) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy; 6) zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, epidemie, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy; 7) gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian wynikających ze zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż wykonawca stroną (dotyczy m. in. zmian wnoszonych do projektu unijnego oraz zapisów umów określających zasady dofinansowania zamówienia ze środków unijnych); 8) gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian będących następstwem niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy istotnych okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności następstwem zmian w zasadach dotyczących sposobu realizacji zamówienia; 9) w przypadku uzasadnionej potrzeby zmiany osoby wyznaczonej przez Wykonawcę w ofercie do wykonania zamówienia wykonawca wyznaczy na jej miejsce inną osobę posiadającą doświadczenie i kwalifikacje nie niższe niż wymagane dla danej osoby

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.zamowienia.mazovia.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, Wydział Zamówień Publicznych, ul. Jagiellońska 36, Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 14.06.2013 godzina 10:00, miejsce: Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Skoczylasa 4, 03-469 Warszawa.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu oraz osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 3. W przypadku udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia i podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. 4. W przypadku udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, Zamawiający dopuszcza możliwość łącznego spełniania i dokumentowania warunków, o których mowa w sekcji III.3.2) i 4) niniejszego ogłoszenia. 5. Okoliczności uzasadniające wykluczenie z postępowania w oparciu o przepisy art. 24 p.z.p. zachodzące choćby względem pojedynczego Wykonawcy dyskwalifikują całą grupę Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. 6. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców prowadzona będzie na podstawie analizy dokumentów i oświadczeń dołączonych do oferty wg formuły spełnia/nie spełnia. 7. Do oferty należy dołączy: 1) koncepcję promocji przedsięwzięcia; 2) koncepcję opracowania merytorycznego konferencji; 3) propozycję koncepcji zorganizowania uroczystej kolacji; 4) 2 propozycje hotelu - do wyboru przez Zamawiającego (wskazanie miejsca, czyli nazwy obiektu, w którym będzie odbywać się Konferencja, adres, mapa dojazdowa; zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej cztery zdjęcia przedstawiające obiekt, wnętrze obiektu, sali, w których ma odbywać się Konferencja, parking; opis dojazdu (rodzaj środków lokomocji) 8. Zamówienie finansowane jest ze Środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak