Warszawa: Projekt i wykonanie aranżacji przestrzeni konferencyjnych oraz zapewnienie obsługi w tym zakresie na Konferencji Ministrów Spraw Zagranicznych w Krakowie z okazji Obchodów 10-lecia Wspólnoty Demokracji
Numer ogłoszenia: 207874 - 2010; data zamieszczenia: 14.07.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 142184 - 2010r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Projekt i wykonanie aranżacji przestrzeni konferencyjnych oraz zapewnienie obsługi w tym zakresie na Konferencji Ministrów Spraw Zagranicznych w Krakowie z okazji Obchodów 10-lecia Wspólnoty Demokracji.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest projekt i wykonanie aranżacji przestrzeni konferencyjnych, w tym m.in. sal, holi, dziedzińców, zwanych dalej powierzchnią konferencyjną lub wydarzeń specjalnych oraz zapewnienie obsługi w tym zakresie na Konferencji Ministrów Spraw Zagranicznych w Krakowie z okazji Obchodów 10-lecia Wspólnoty Demokracji. Konferencja zostanie zorganizowana w Operze Krakowskiej oraz w Teatrze Słowackiego. Wydarzenia towarzyszące będą miały miejsce w Pałacu Biskupa Erazma Ciołka (dziedziniec lub sale wystawowe, Dinner Reception); na Wawelu (Dziedziniec - bankiet), na Barbakanie (VIP lunch) oraz w Teatrze Starym (Sala im. H. Modrzejewskiej, VIP Dinner). Montaż lub dostarczenie materiałów wizualnych w lokalizacjach wydarzeń specjalnych, w dniu ich trwania, odbywać się będzie w sposób dostosowany do wymogów przygotowań. 3.2. Cele organizacyjne Konferencji: - aranżacja sal i dostosowanie wizualizacji do tematyki obrad; -wzmocnienie świadomości delegatów przybyłych na Konferencję o demokracji w Polsce; - stworzenie przyjaznych warunków pracy; - pokazanie Polski jako kraju nowoczesnego i demokratycznego; - promocja Polski. Konferencja skierowana jest do następujących grup docelowych: - decydentów, polityków, liderów opinii; - przedstawicieli międzynarodowych organizacji pozarządowych; - przedstawicieli organizacji międzynarodowych; - aktywistów walczących o demokrację na świecie; - mediów krajowych i zagranicznych (drukowanych, elektronicznych, on-line). Wynikiem pracy Wykonawcy będzie projekt odpowiadający wymaganiom Zamawiającego i wykonanie całościowej aranżacji sal konferencyjnych wraz z odpowiednim dostosowaniem wystroju do wizualizacji przedsięwzięcia (załącznik nr 7 do siwz), rzut instalacji banerowej stanowiący (załącznik nr 8 do siwz), logotypów Konferencji, Wspólnoty Demokracji i Ministerstwa Spraw Zagranicznych stanowiący (załącznik nr 9 do siwz), w oparciu o plany lokalizacji spotkania (załącznik nr 10 do siwz), przy uwzględnieniu konieczności wizji lokalnej oraz zapewnieniu personelu technicznego pozwalającego na obsługę przygotowań do wydarzenia oraz w trakcie jego trwania zgodnie z dalszą częścią opisu. 3.3. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia przygotuje całościową koncepcję aranżacji pomieszczeń w: --Operze Krakowskiej, w tym: - 2 sale o charakterze plenarnym, - 3 sale obrad grup roboczych, - miejsc pracy dla mediów i uczestników, - holu na partnerze, antresoli, - wejścia głównego, - namiotu rejestracji (poza terenem opery o wym. 5m x 10m), - miejsca informacyjnego (szklane pomieszczenia na parterze po lewej stronie od wejścia); --Teatrze im. J. Słowackiego, w tym: - sali plenarnej, - wejścia głównego, - wejścia dla mediów, - sali konferencji prasowej, - miejsca pracy dla mediów, - holu na partnerze, - stanowiska informacyjnego; --Lokalizacji wydarzeń specjalnych: - Sal, dziedzińców. Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania szczegółowego projektu rozplanowania materiałów wizualnych przestrzeni konferencyjnej. Dla każdej z sal Wykonawca zaplanować będzie musiał jego graficzne przedstawienie wraz z rozmieszczeniem tablic informacyjnych (sale obrad, miejsca do pracy, rejestracja etc.) wraz z propozycją zapewnienia przyjaznej atmosfery do pracy. Po zatwierdzeniu przez Zamawiającego szczegółowego projektu, Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania całości aranżacji, przygotowania powierzchni konferencyjnej i wydarzeń specjalnych oraz umieszczenia logotypów na banerach promocyjnych w odpowiednich miejscach. Do zadań Wykonawcy będzie należał również demontaż sprzętu i materiałów po Konferencji oraz zapewnienie niezbędnej obsługi w tym zakresie. W odniesieniu do aranżacji lokalizacji wydarzeń specjalnych, Wykonawca będzie wykorzystywał w miarę możliwości zgodnie z planem spotkań te same materiały oraz sprzęt w różnych lokalizacjach. Wykonawca przygotuje również projekt oraz propozycję cenową produkcji pinów identyfikacyjnych z logotypem konferencji (glob - załącznik nr 8). 3.4. W SZCZEGÓŁOWY ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WCHODZĄ: 3.4.1. USŁUGI PROJEKTOWE: Wszystkie projekty będą na bieżąco konsultowane z Zamawiającym Wykonawca zobowiązany będzie do przyjazdów do siedziby Zamawiającego w celu omawiania i uzyskania akceptacji poszczególnych projektów tak często, jak będzie to konieczne dla dotrzymania terminów wykonania zamówienia. 3.4.1.1. Opracowanie szczegółowego projektu aranżacji sal Opery Krakowskiej. Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania szczegółowego projektu aranżacji Sali zgodnego z uwagami i sugestiami Zamawiającego. W związku z tym, że udział w Konferencji biorą delegaci wysokiego szczebla z całego świata, należy zaplanować nowoczesny i elegancki wystrój zgodny z wizualizacją logotypu Konferencji oraz dostosować go do miejsca jakim jest Opera Krakowska. Szczegółowy plan Opery, w którym będzie zorganizowana Konferencja stanowi załącznik nr 10 do siwz. Przedstawione poniżej wymiary są szacunkowe i w projekcie powinny być dostosowane do warunków poszczególnych lokalizacji. Propozycja sal w Operze Krakowskiej powinna zakładać: A. Sala główna - obrady dla 250 osób: -2 banery podwieszane o wymiarach 10m wys. x 3m szer. wraz z łącznikiem nad ekranem oraz pasem logotypów pod ekranem widocznym dla kamer TV oraz fotoreporterów posiadających stanowiska na 2 balkonie oraz linii przed sceną. Wizualizacja powinna odpowiadać wizualizacji Sali głównej w Teatrze Słowackiego; - 6-8 foteli z 4 stolikami; - aranżacja kwiatowa; - baner wiszący przy wejściu do sali od 2,5 m wys. x 1 m. szer. B. Sala kameralna obrady dla 1) 200 osób, 2) dla 100 osób: - 2 banery podwieszane o wymiarach ok. 4m wys. x 1m szer. wraz z łącznikiem nad ekranem oraz pasem logotypów pod ekranem widocznym dla kamer TV oraz fotoreporterów, których stanowisko umieszczone zostaną w ostatnim rzędzie. Wizualizacja powinna odpowiadać wizualizacji Sali głównej w Teatrze Słowackiego; - 6-8 foteli z 4 stolikami; - Aranżacja kwiatowa; - Baner wiszący przy wejściu do sali od 2,5 m wys. x 1 m. szer.; C. Sala prób dla 25 osób: - aranżacja stołu dla 25 osób w kwadracie - obrus z logotypem Konferencji; - stół prezydialny dla 4 osób - wszystkie projekty powinny być takie same; - aranżacja kwiatowa - minimalistyczna; - tabliczka informacyjna; D. Scena część centralna dla 25 osób: - aranżacja stołu dla 25 osób w kwadracie - obrus z logotypem Konferencji; - aranżacja kwiatowa - minimalistyczna; - tabliczka informacyjna; E. Scena część boczna dla 25 osób: - aranżacja stołu dla 25 osób w kwadracie - obrus z logotypem Konferencji; - aranżacja kwiatowa - minimalistyczna; F. Strefa pracy dla mediów i uczestników - hol na parterze dla 30 osób: - L-Baner informacyjny x 2 (media, uczestnicy); G. Antresola - kącik dyskusyjny dla aktywistów x2: - ścianka 3 x 3m - zgodnie z wizualizacją; - 2 x fotele + stolik; - ścianka do wywiadów dla mediów 3 x 3m; - 3x banery zwieszane ok. 3x1m.; H. Aranżacja wejścia: - baner informacyjny nad wejściem głównym lub obudowa kolumn wejściowych; - wolnostojący baner informacyjny widoczny lub rozpięty od wejścia głównego o długości 3,5 m i wysokości 2,5 m służący jako tło do zdjęć dla wchodzących gości; - Aranżacje roślinne; I. Tabliczki informacyjne: - 3x Working Groups Room; - 3x First Aid; - 2x Organisers Offices; - 1x Security; - Registration; - Information and Accomodation; - inne, wynikające z projektu. 3.4.1.2.Opracowanie szczegółowego projektu aranżacji sal w Teatrze Słowackiego. Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania szczegółowego projektu aranżacji przestrzeni konferencyjnej zgodnego z uwagami i sugestiami Zamawiającego oraz w nawiązaniu do szczególnej, historycznej architektury budynku. W związku z tym, że udział w Konferencji biorą delegaci wysokiego szczebla z całego świata, należy zaplanować elegancki wystrój zgodny z wizualizacją logotypu Konferencji oraz dostosować go do zastanej architektury wnętrz. Szczegółowy plan Teatru stanowi załącznik nr 10 do siwz. Propozycja sal w Teatrze Słowackiego powinna zakładać: A. Sala główna: - instalacja banerowo - prezentacyjna sceny głównej zgodna z wstępnym projektem stanowiącym załącznik nr 8 do siwz o wymiarach 10m wys. x 3m szer. wraz z łącznikiem nad ekranem oraz pasem logotypów pod ekranem o wymiarze 5x4 m2 a 6x8 m2 widocznym dla kamer TV oraz fotoreporterów posiadających stanowiska na 2 balkonie oraz linii przed sceną; - 6-8 foteli z 4 stolikami; - stół prezydialny, powtarzający wizualizację mównicy dla 5-6 osób (opcjonalnie); - aranżacja kwiatowa i aranżacja wejścia; - wizualizacja mównicy 1m x 0,5m z widocznymi logotypami górnej części (Wspólnota Demokracji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych); B. Hol główny: - aranżacja kwiatowa; - 3x przestrzenna aranżacja logotypu spotkania - logotyp 3D na postumencie (również do wykorzystania w aranżacji wydarzeń specjalnych) o wysokości wraz z postumentem do 1,5 m o proporcjonalnych wymiarach i estetyce dostosowanej do formatu wydarzenia - element opcjonalny; C. Sala konferencji prasowej: - backdrop konferencyjny z logotypami o wymiarach 3x3m; - wizualizacja mównicy 1m x 0,5m widocznymi logotypami górnej części (Wspólnota Demokracji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych); - stół prezydialny powtarzający wizualizację mównicy dla 4 osób; - aranżacja kwiatowa; D. Sektor dla mediów (2 piętro): - 2 rollupy informacyjne (sektor dla mediów); - ścianka konferencyjna o wymiarach 3x3m; - aranżacja kwiatowa; E. Aranżacja wejścia: - banery informacyjne; - aranżacje roślinne wejścia; F. Oznaczenie sektorów: - tabliczki z nazwą krajów na siedzenie wraz z mocowaniem; - oznaczenia sektorów siedzeń. 3.4.1.3. Harmonogram spotkań: 2 lipca 2010 Opera Krakowska 12.30-14.00 - sala Grupa Zwołująca - 25 osób 14.00 - 18.00 - trzy sale równolegle: - Sala prób II piętro - 25 osób; - Scena - część centralna - 25 osób; - Scena - część boczna - 25 osób. 17.30 - 19.00 - sala kameralna sesja plenarna - 60 osób 3 lipca 2010 Opera Krakowska 9.00 - 12.00 - dwie sale: - Sala główna - 250 osób - Sala kameralna - 180 osób 12.00 - 14.00 - Antresola - lunch - Barbakan - VIP lunch Teatr Słowackiego 14.00 - 19.00 - dwie sale: Sala główna - 600 osób Sala konferencyjna - 100 osób 20.00-22.00 - wydarzenia wieczorne równolegle Wawel - koncert dla uczestników - Bankiet 200 osób Teatr Stary - VIP Dinner 4 lipca 2010 Opera Krakowska 9.00 - 12.00 - dwie sale: Sala Kameralna - 60 osób Sala prób - 60 osób 3.4.1.4. Opracowanie projektu elementów aranżacji wydarzeń specjalnych (Wawel - bankiet, Barbakan, Teatr Stary): - 2x backdrop wiszący ok. 3x1m, możliwe do zawieszenia na ścianach zewnętrznych 3.4.1.5. Opracowanie projektu wizualizacji namiotu rejestracyjnego i akredytacyjnego: - Powierzchnia podłogi 50 m 2, wysokość 2,5m (hala namiotowa o wymiarach 5mx10m podzielona na moduł akredytacyjny - 25m2 oraz wejście do strefy bezpieczeństwa - 25m2). 3.4.1.6.Opracowanie projektu wizualizacji stoiska informacyjnego z ladą: informacja, transport, zakwaterowanie (szklane pomieszczenie na parterze Opery Krakowskiej) - Oklejenie powierzchni. 3.4.1.7.Opracowanie projektu prezentacji partnerów Konferencji: - W formie baneru, backdropu lub ścianki o wymiarach ok. 3x3m - sztuk 3, z czego 2 będą przenośne. 3.4.1.8.Opracowanie projektu stoiska informacyjnego na lotnisku i dworcu (pero przyjazdu pociągu z lotniska przy czym peron opcjonalnie) - 2 stoiska: - W formie uwzględniającej informację na roll-up, stoliku informacyjnym dla dwóch osób obsługi. 3.4.1.9.Przygotowanie projektu wszystkich sal konferencyjnych, wymienionych pomieszczeń i przestrzeni. 3.4.1.10.Przygotowanie projektu pinów konferencyjnych (200 sztuk, wpinanych w klapę, widocznych z daleka). Wykonawca przygotuje projekty wszystkich pomieszczeń, sal i przestrzeni konferencyjnych oraz elementów aranżacji. Zostaną one przedstawione do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Pod pojęciem sal, pomieszczeń, przestrzeni konferencyjnej rozumie się przestrzeń dla delegatów, która różna charakterem spotkania powinna spełniać podstawowe zasady harmonii z wnętrzem, jak również odpowiednią kolorystyką identyfikacji wizualnej logotypu Konferencji. Wykonawca otrzyma listę sal wraz z informacjami o ich rozmiarach i ewentualnych dodatkowych wymaganiach (np. czy potrzebna jest instalacja elektryczna, multimedialna, oświetlenie, itp.). Jeśli dla danego pomieszczenia istnieją wskazówki bądź zalecenia dotyczące koncepcji jego wizualizacji, zostaną one przekazane Wykonawcy i będą musiały być przez niego uwzględnione. Wykonawca celem przygotowania rzetelnego projektu odbędzie wizytę studyjną w poszczególnych lokalizacjach. 3.4.1.11. Przygotowanie projektu ogólnego wystroju przestrzeni konferencyjnej. Zamawiający oczekuje atrakcyjnej w formie i kolorystyce aranżacji wystroju sal konferencyjnych oraz przestrzeni z wyeksponowaniem informacji o Konferencji. Projekt aranżacji powinien uwzględniać grafikę na ewentualnych ścianach działowych o powierzchni 54m2. Zaproponowane rozwiązania graficzne mogą nawiązywać do charakteru i kolorystyki znaków konferencji. 3.4.1.12. Projekt i wykonanie 600 długopisów z logotypem spotkania. 3.4.2. USŁUGI WYKONAWCZE. 3.4.2.1. Wykonanie i montaż grafiki informacyjnej i reklamowej. Wykonawca wykona wszystkie potrzebne elementy graficzne i aranżacyjne zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego. Wykonawca wydrukuje plan Opery i Teatru Słowackiego w odpowiedniej oprawie i formacie oraz umieści go w uzgodnionym miejscu. Wydruk planu będzie nie mniejszy niż 2m2. Wykonawca wykona całość materiałów graficznych oraz umieści je w miejscach zgodnych z projektem. Wykonawca zobowiązany będzie w miarę możliwości do wykorzystania do produkcji materiałów ekologicznych. Wykonawca wyprodukuje dodatkowo 20 roll-upów zgodnie z projektem załącznika nr 7 do siwz. 3.4.2.2.Wykonanie aranżacji sal według projektu. Wykonawca wykona pełną aranżację sal według projektu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wykonawca zaaranżuje wnętrze sal konferencyjnych. Wykonawca dokona montażu i ustawienia stelaży, konstrukcji czy podestów niezbędnych do zaaranżowania miejsca i umieści na nich materiały graficzne. Wykonawca wyposaży stanowiska ekspozycyjne w potrzebne instalacje (elektryczne i oświetleniowe). Wszystkie koszty związane z realizacją instalacji zawartych w projekcie poniesie Wykonawca. 3.4.2.3. Demontaż stanowisk wystawowych i wystroju Sali. Wykonawca po zakończonej Konferencji zdemontuje wszystkie elementy ustawione w trakcie realizacji projektu, w tym stanowiska, wystrój sal i przestrzeni konferencyjnych. Wskazane przez Zamawiającego elementy zostaną przygotowane do zapakowania i transportu do siedziby Zamawiającego na koszt Wykonawcy. Pozostałe elementy wykorzystane przez Wykonawcę w celu wykonania prac (np. stelaże, konstrukcje pod eksponaty, elementy oświetlenia itp.) Wykonawca zobowiązany jest zabrać z przestrzeni konferencyjnej w dniu 4.07.2010r. od godziny 16.00. Wykonawca po zakończeniu demontażu sprzątnie całą powierzchnię wystawową. 3.4.2.4. Aranżacje kwiatowe. Aranżacje kwiatowe opierać się będą na materiałach wypożyczonych i składać się głównie z roślin doniczkowych. 3.4.3. OBSŁUGA TECHNICZNA Wykonawca zapewni obsługę techniczną potrzebną do montażu aranżacji, obsługi technicznej oraz jej demontażu. 3.5. Projekty aranżacji powierzchni konferencyjnych, w tym m.in. holu, sal obrad w Operze Krakowskiej, Teatrze Słowackiego, wraz z wizualizacją sceny sal plenarnych uwzględniający wszystkie elementy wizualizacji m.in. banery, mównicę, meble, tablice, wybrane propozycje aranżacji przestrzeni - muszą być wykonane przez Wykonawcę w minimum w trzech rzutach (na papierze, wydruk w formacie A4, w kolorze) wraz z opisem poszczególnych elementów oraz opisem proponowanych materiałów do jego wykonania. Projekty powinny uwzględniać wszystkie opisane wcześniej aspekty tj. właściwą ekspozycję, ustawienie specjalnej konstrukcji dostosowanej do wielkości sali. 3.6. Projekt grafiki informacyjnej (planu) Konferencji musi uwzględniać formę prezentacji treści, schematów i rysunków, rozmieszczenie logo itp. Dodatkowo do oferty należy załączyć opis sposobu montażu, oświetlenia i opis materiałów, z których będzie wykonana tablica i stelaż. 3.7. Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić sprawozdanie z realizacji wszystkich prac do 10 lipca 2010 r. w formie raportu w wersji drukowanej i elektronicznej. 3.8. Wizję lokalną w Operze i Teatrze Słowackiego w okresie umożliwiającym przygotowanie projektu i jego realizację, Wykonawca organizuje na koszt własny. 3.9. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z elementów opcjonalnych wyszczególnionych w pkt. 3.4.1.2.A., pkt. 3.4.1.2.B. oraz pkt. 3.4.1.8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 71.22.00.00 - Usługi projektowania architektonicznego 79.93.70.00 - 79.93.70.00 79.93.20.00 - Usługi projektowania wnętrz 79.95.40.00 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 21.06.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 4.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• SYMPOSIUM CRACOVIENSE Sp. z o.o., ul. Krupnicza 3, 31-123 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 221311,46 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 251857,00

• Oferta z najniższą ceną: 217844,42 / Oferta z najwyższą ceną: 486742,18

• Waluta: PLN.