Lębork: Przeprowadzenie dwóch audytów finansowych w związku z realizacją Projektu Budowa elektrociepłowni opalanej biomsą jako podstawowego źródła ciepła w systemie ciepłowniczym miasta Lęborka
Numer ogłoszenia: 202744 - 2014; data zamieszczenia: 16.06.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 141610 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miasto Lębork, ul. Armii Krajowej 14, 84-300 Lębork, woj. pomorskie, tel. 59 862 42 80, faks 59 862 24 27.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie dwóch audytów finansowych w związku z realizacją Projektu Budowa elektrociepłowni opalanej biomsą jako podstawowego źródła ciepła w systemie ciepłowniczym miasta Lęborka.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1.Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu dwóch okresowych audytów finansowych związanych z realizacją projektu Budowa elektrociepłowni opalanej biomasą jako podstawowego źródła ciepła w systemie ciepłowniczym miasta Lębork w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy, zgodnie z następującym harmonogramem: a. pierwszy okresowy audyt finansowy za okres od 01.06.2012 r. do 31.05.2014 r. b. drugi końcowy finansowy audyt Projektu po jego zakończeniu za okres od 01.06.2012 do 30.06.2015 r. 2. Celem audytów finansowych Projektu jest uzyskanie opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały przygotowane pod każdym względem zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (ISA 200, punkt 3). W związku z tym sprawozdania finansowe należy przygotować zgodnie z jednym lub wieloma międzynarodowymi standardami rachunkowości, krajowymi standardami rachunkowości lub innymi autorskimi i szeroko zakrojonymi ramami sprawozdawczości finansowej, przeznaczonymi do stosowania w sprawozdawczości finansowej i określonymi w sprawozdaniach finansowych. 3. Instytucja Audytująca przeprowadzi audyt finansowy zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) wydanymi przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej (International Auditing and Assurance Standards Board) (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) w celu osiągnięcia uzasadnionego zapewnienia, że sprawozdania finansowe jako całość są wolne od znaczących błędnych oświadczeń, niezależnie od tego czy wynikających z oszustwa czy błędu (ISA 200 punkt 11a) oraz że wszystkie spośród sprawozdań zostały przygotowane w sposób poprawny, zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (zgodnie z ISA 200, punkt 3) 4. W przypadku drugiego końcowego audytu Instytucja Audytująca weźmie pod uwagę wyniki z poprzedniego audytu. 5. Instytucja Audytująca może zostać zobligowana do wzięcia pod uwagę dodatkowych wymagań sugerowane przez KIK (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju) lub stronę szwajcarską. 6. Raport z finansowego audytu okresowego winien zostać opracowany w polskiej wersji językowej, w formie papierowej (3 egz.) i elektronicznej (2 egz.). Wnioski i zalecenia pokontrolne winny zostać przygotowane w wersji polskiej i angielskiej, w formie papierowej (3 egz.) i elektronicznej (2 egz.). 7. Ponadto oprócz raportu z audytu Instytucja Audytująca dostarczy Zamawiającemu informacje odnośnie wszelkich znaczących wad rachunkowości i wewnętrznych systemów kontroli wykrytych przez Instytucję Audytującą. 8. Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowalne, a Projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. 9. W opiniach audytor poświadczy, że wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z dokumentami programowymi Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy www.programszwajcarski.gov.pl. (zakładka: Dokumenty, podzakładka Dokumenty Programowe, System Zarządzania i Wdrażania, Umowa finansowa, System monitorowania oraz zakładka Obszary wsparcia Środowisko i infrastruktura, Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa infrastruktury). 10. Warunki programu są zawsze nadrzędne wobec standardów ogólnych (standardy rachunkowości lub standardy odnośnie systemów zarządzania). 11. Audytor (zwany również dalej Instytucją Audytującą lub Wykonawcą) sprawdzi czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie (wniosku) o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane będzie w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami - finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 12. Kontrola dokumentacji finansowo-księgowej obejmie analizę: a) kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach o płatność, b) poprawności udokumentowania wydatków w Projekcie, stosownie do przedmiotu zamówienia np. umowa, zlecenie wykonania usługi, itp., c) dokumentacji dotyczącej wykonanych usług stosownie do przedmiotu zamówienia, np. protokoły odbioru, oświadczenia, itp., d) prawidłowego udokumentowania poniesionych wydatków, e) prawidłowego opisu dokumentów księgowych, f) księgowania środków finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, g) stanu oraz przepływów na koncie projektowym, na dzień kontroli, h) prawidłowego zwrotu kwot dofinansowania i należnych odsetek, i) wydatków poniesionych, określonych w Umowie ws. Realizacji Projektu. j) raportów okresowych złożonych w ramach Projektu, popartych odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesione wydatki. k) kompletności danych finansowych zawartych w raportach okresowych i wnioskach o płatność w porównaniu do źródłowych dokumentów księgowych. 13.Ponadto zakres audytu nie powinien być węższy niż wymagania WWPE zawarte w dokumentach programowych. 14. Liczba raportów oraz wniosków o płatność objętych pierwszym okresowym audytem finansowym projektu: a. 7 raportów okresowych wraz z korektami do nich b. 2 raporty roczne wraz z korektami do nich (I raport obejmujący rok 2012, II raport obejmujący rok 2013) 15. Całkowita ilość okresów raportowania obejmujących realizację Projektu od momentu zawarcia umowy na realizację Projektu do zakończenia Projektu - 12 okresów, dla których złożonych zostanie 12 raportów i wniosków o płatność (w tym 7, o których mowa w pkt. 14) oraz 3 raporty roczne (w tym 2, o których mowa w pkt. 14). 16. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wykonawcy niezbędnych dokumentów (w tym dokumentów księgowych i finansowych) oraz udzielenia niezbędnych informacji dotyczących projektu będącego przedmiotem audytu. W szczególności Zamawiający umożliwi Wykonawcy sporządzenie kopii i odpisów wskazanych przez Wykonawcę dokumentów. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt sporządzi kopie i odpisy wskazanych przez siebie dokumentów. 17. Instytucja Audytująca ma prawo wglądu do związanych z przeprowadzanym audytem informacji, danych i innych dokumentów, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, oraz do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. Z chwilą przyjęcia ostatecznych wersji raportów i opinii przez Zamawiającego, na Zamawiającego przechodzą - w ramach wynagrodzenia wypłaconego Instytucji Audytującej za sporządzenie dokumentów z audytu projektu - prawa autorskie do sprawozdania i opinii obejmujące m.in. możliwość ich zwielokrotniania bez ograniczeń, publikacji bez ograniczeń (tak w całości, jak i we fragmentach) oraz prawo powoływania się na treści zawarte w opinii we wszelkich publikacjach dotyczących Zamawiającego i bez względu na medium, w którym publikacji dokonano oraz nakład publikacji. 18. Instytucja Audytująca powinna zapoznać się z zakresem realizowanego projektu, stronami internetowymi, dokumentami programowymi oraz pełnym opisem przedmiotu zamówienia. 19. Odpowiedzialność za nieprawidłowości i błędy merytoryczne raportów oraz przygotowanych dokumentów, zarówno w wersji polskiej, jak i angielskiej spoczywa na Instytucji Audytującej. Instytucja Audytująca na własny koszt dokona poprawy wszystkich dokumentów z przeprowadzonego audytu, w przypadku uwag, przekazanych przez Instytucję Pośredniczącą, Krajową Instytucję Koordynującą lub Biuro Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy, zarówno w wersji polskiej jak i angielskiej. Instytucja Audytująca zobowiązana jest do uwzględniania wszystkich uwag przekazywanych przez powyższe Instytucje przez cały okres trwania umowy. 20. Instytucja Audytująca, a także osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego 21. Przed złożeniem oferty i ustaleniem wartości ryczałtowej prac należy dokładnie przeanalizować opis przedmiotu zamówienia. Wykonawca (Instytucja Audytująca) dokona dokładnego rozpoznania, co do ryzyka, trudności i wszelkich innych okoliczności jakie mogą wpłynąć na wykonanie zamówienia. 22. Wartość ryczałtowa zamówienia winna uwzględniać wszystkie punkty OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Informacje ogólne o Projekcie będącym przedmiotem audytu. Projekt realizowany jest w ramach Szwajcarsko- Polskiego Program Współpracy. Obszar priorytetowy: 2. Środowisko i infrastruktura, Obszar tematyczny: 1. Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz poprawa stanu środowiska. Cel projektu: Zwiększenie efektywności energetycznej i redukcji emisji, w szczególności gazów cieplarnianych i niebezpiecznych substancji. Szacowany całkowity budżet projektu wynosi 11 638 194 CHF według kursu 1 CHF = 3,394 PLN. Współfinansowanie strony szwajcarskiej - 9 892 465 CHF. Rzeczowy okres realizacji Projektu: od 01.06.2012 r. do 30.06.2015 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu 79.21.21.00 - Usługi audytu finansowego .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 04.06.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: .

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Konsorcjum: Audit Lab Sp. z o.o., DPC A. Danylczenko i Spółka Sp. J., ul. Armii Krajowej 15/7, 45-071 Opole, kraj/woj. opolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 9288,89 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 12699,75

• Oferta z najniższą ceną: 12699,75 / Oferta z najwyższą ceną: 20172,00

• Waluta: PLN.