Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 22-24 maja 2024 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Warecka 1a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-034

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 225568050

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: pism@pism.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-3687b1d8-fb28-11ee-b81b-aebd110f5279

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 22-24 maja 2024 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3687b1d8-fb28-11ee-b81b-aebd110f5279

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00328869

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-05-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00224011/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługi w zakresie organizacji imprez (scenotechnika i scenografia) podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00287205

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: BO.26.2.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 481140,21 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 22-24 maja 2024 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
a. Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienie i multimediów na sali plenarnej zgodnie z projektem technicznym załączonym do oferty.
b. Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w sali kabaretowej i foyer.
c. Produkcja elementów brandingu.
d. Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI OPZ, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
e. Rearanżacja techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
f. Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia.
g. Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
• produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
• przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany w broadcastowym systemie VizRT,
• internetowych narzędzi rejestracyjnych dla uczestników konferencji.
h. Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ.
4. Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania przez cały okres realizacji zamówienia ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, na kwotę nie mniejszą niż 500.000,00 zł.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

31527260-6 - Systemy oświetleniowe

32322000-6 - Urządzenia multimedialne

44210000-5 - Konstrukcje i części konstrukcji

39298900-6 - Różne wyroby dekoracyjne

79931000-9 - Usługi dekoracji wnętrz

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 579999 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 774592,50 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 579999 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Althermedia Sp. z o. o. Sp. K.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140369870

7.3.3) Ulica: Niepodległosci 210/25

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 00-608

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak

7.4.1.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:

Realizator światła, realizator multimediów, realizator nagłośnienia/akustyk - udostępnienie zasobów podmiotu: Golden Frame Media

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-05-08

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 579999,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2024-05-25