Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy) w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Jasło

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 370440301

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 12

1.5.2.) Miejscowość: Jasło

1.5.3.) Kod pocztowy: 38-200

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL821 - Krośnieński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wzp@um.jaslo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://um.jaslo.pl/pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://um-jaslo.logintrade.net/zapytania_email,128487,45dfc74be37981e29c5a305e5c426914.html

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy) w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6a0bef85-f488-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00297314

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-07-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00053096/11/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.27 Wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00220342

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: FE.042.12.1.2023

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy) w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych. Zadanie dotyczy przedsięwzięcia: „Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? – czyli stawiamy na skuteczną KOMUNIKACJĘ!” realizowanego w ramach projektu, finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz budżetu państwa pn. „Jasło – moje miasto, mój dom”.
2. Postępowanie zostało podzielone na dwie części jednak w postepowaniu nie dopuszcza się składania ofert częściowych:

Część 1: dotyczy opracowania dokumentu zawierającego spójny i komplementarny system skutecznej i prostej komunikacji. Dokument ma wyznaczać wspólny kierunek działań komunikacyjno-informacyjnych, ujednolicać zasady komunikacji, wprowadzać odgórne standardy i zasady komunikowania się (w szczególności położenie nacisku na standardy prostej polszczyzny) w Urzędzie Miasta w Jaśle na linii urząd-klient, a także na linii Urząd Miasta w Jaśle – jednostki podległe (Jasielski Dom Kultury, Miejska Biblioteka Publiczna, Muzeum Regionalne w Jaśle, Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Jaśle, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaśle, Środowiskowy Dom Samopomocy w Jaśle, jednostki oświatowe miasta: szkoły podstawowe i przedszkola – 15 placówek) oraz spółki miejskie (Towarzystwo Budownictwa Społecznego – Administrator Budynków Komunalnych, Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Jaśle i Miejska Komunikacja Samochodowa w Jaśle).

Wymagania obejmują:
a) przegląd dotychczasowych działań komunikacyjno-informacyjnych stosowanych w Urzędzie i jednostkach podległych:
• poznanie stosowanych kanałów komunikacji,
• analiza materiałów komunikacyjnych oraz wartości komunikowanych w przekazach,
• dotychczasowe doświadczenia,
b) identyfikację i zrozumienie kluczowych elementów procesu komunikacji
• określenie mocnych i słabych stron dotychczasowych działań,
• znalezienie luk w procesie, niejasnych etapów czy kroków,
• zrozumienie przyczyn słabych stron działań,
• definiowanie potrzeb oraz wyodrębnienie grup docelowych odbiorców,
c) opracowanie programu skutecznej komunikacji dla Urzędu Miasta w Jaśle oraz jego jednostek podległych i spółek miejskich w tym opracowanie wskazówek dotyczących działań komunikacyjnych zawierających:
• ukierunkowanie na prosty język (plain language), w tym: zawarcie najważniejszych norm językowych (m.in. budowa zdania, słownictwo, styl), różnice pomiędzy korespondencją papierową a elektroniczną, różnice pomiędzy językiem mówionym a językiem pisanym, zasady tworzenia pism oficjalnych (językowe i edytorskie), najważniejsze elementy składowe pisma, kształt pism oficjalnych, wskazanie najczęstszych błędów w tekstach urzędowych),
• opracowanie i wprowadzenie ujednoliconych dla każdego wydziału UMJ, a także dla jednostek oraz spółek miejskich szablonu pism kierowanych do mieszkańców/klientów,
• opracowanie i stworzenie katalogu wzorów pism najczęściej kierowanych do klientów (tzw. generator pism),
• modyfikacja/zmiana obecnie stosowanych w urzędzie pism/wniosków zgodnie z wypracowanymi normami w zakresie prostej i zrozumiałej polszczyzny
• stworzenie wytycznych dot. komunikacji pisemnej w urzędzie oraz jednostkach i spółkach miejskich
• wskazanie narzędzi do sprawdzania tekstów pod kątem przejrzystości przekazu
• opracowanie harmonogramu komunikacji, procedur na linii urząd – urząd, a także na linii urząd – jednostki podległe
• opracowanie zasad współpracy przy działaniach komunikacyjnych obejmujących urząd oraz jednostki i spółki miejskie
• zapewnienie szerokiego dostępu do informacji i pomocy, w tym położenie nacisku na komunikację z osobami z różnymi niepełnosprawnościami
• opracowanie zasad prowadzenia działań informacyjno-komunikacyjnych

d) wypracowanie głównego przekazu komunikacyjnego oraz przekazów wspierających dla poszczególnych grup docelowych,
e) dobranie narzędzi i kanałów na podstawie wyników z etapu a) i b)
f) opracowanie wskazówek dotyczących sposobu korzystania z narzędzi komunikacji, opisanie unikalnych potrzeb klientów.
Przygotowany materiał ma zostać przekazany w wersji papierowej (3 szt. wydrukowanych egzemplarzy w wersji kolorowej) i elektronicznej (format: docx i pdf – na pendrive)

Część II
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia wdrażającego dla 30 osobowej grupy z zakresu wdrożenia programu skutecznej i prostej komunikacji wypracowanej w Części I.
Wymagania obejmują:
1) diagnozę funkcjonującego w UMJ systemu komunikacji, jak również komunikacji urzędu z poszczególnymi podległymi mu jednostkami w tym: z jednostkami oświatowymi (15 placówek), Jasielskim Domem Kultury, Miejską Biblioteką Publiczną w Jaśle, Muzeum Regionalnym w Jaśle, Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Jaśle, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Środowiskowym Domem Samopomocy w Jaśle oraz spółkami miejskimi: Miejska Komunikacja Samochodowa w Jaśle, Towarzystwo Budownictwa Społecznego, Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Jaśle;
2) nakreślenie występujących problemów, deficytów systemowych, analiza obowiązujących w urzędzie i jednostkach miejskich dokumentów i procedur oraz przyjętych rozwiązań,
3) stworzenia nowego modelu systemu komunikacji wewnętrznej w Urzędu Miasta w Jaśle oraz z poszczególnymi podległymi mu jednostkami, wyznaczenie poszczególnych procedur komunikacji.
4) przedstawienie pisemnych rekomendacji/wzorów pism zawierających założenia wypracowanego programu skutecznej i prostej komunikacji
5) zapewnienie wparcia merytorycznego, po zakończeniu umowy przez okres minimum 30 dni przy wdrażaniu programu skutecznej i prostej komunikacji, po przedstawieniu pisemnych rekomendacji, o których mowa w pkt 4.

Szkolenie jednodniowe ma zostać zorganizowane w Jaśle, w lokalu wynajętym przez Wykonawcę.
Założenia dotyczące zakresu realizacji szkolenia:

a) wymiar godzinowy 1 dnia szkolenia: od 8:00 – 16:00 z przerwą obiadową oraz z dwoma 15 min. przerwami.
b) wyżywienie podczas szkolenia: wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom wyżywienia, które obejmuje: serwis kawowy dla każdego uczestnika (kawa, herbata, cukier, śmietanka, zimne napoje w butelkach 0,5 l, ciastka po 10 dkg na osobę min. 2 rodzaje); obiad obejmujący drugie danie składające się z ziemniaków (zamiennie z ryżem, makaronem lub kaszą) - każde po 200 gram, sztuka mięsa lub ryba (150 gram - bez sosu, z sosem 170 gram), dwa rodzaje surówek, napój, ciasto. Wykonawca zapewni możliwość dostosowania wyżywienia dla osób, które wykażą szczególne potrzeby żywieniowe na podstawie przekazanej przez Zamawiającego informacji najpóźniej do 3 dni przed szkoleniem.
c) miejsce realizacji: klimatyzowana sala szkoleniowa zlokalizowana na terenie miasta Jasła wyposażona w projektor multimedialny wraz z komputerem i ekranem umożliwiającym wyświetlanie prezentacji, flipchart z zestawem zakreślaczy oraz wszelkie inne materiały i sprzęty niezbędne do przeprowadzenia przedmiotowych szkoleń.

3. Przewidywana liczba osób i dodatkowa informacja o uczestnikach szkolenia:
W szkoleniu weźmie udział 30 pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miasta w Jaśle, w tym przedstawiciele jednostek podległych Urzędowi tj.: Jasielskiego Domu Kultury, Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaśle, Muzeum Regionalnego w Jaśle, Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Jaśle, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Środowiskowego Domu Samopomocy w Jaśle, jednostek oświatowych w mieście (15 placówek) oraz spółek miejskich: TBS, MPGK, MKS.

Wymagania szczegółowe w zakresie przeprowadzenia warsztatów szkoleniowych:
• warsztaty zostaną przeprowadzone przez wykwalifikowaną osobę zapewniającą prawidłową realizację zadania, posiadającą stosowne uprawnienia i doświadczenie w realizacji powyższego typu zadań (zgodnie z wymaganiami z pkt 4)
• wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem na terenie miasta Jasła, umożliwiającej przeprowadzenie szkoleń w formie seminaryjno-warsztatowej; należy uwzględnić dostępność komunikacyjną lokalizacji szkolenia – transportem lokalnym (bliskość przystanku) oraz własnym (miejsca parkingowe)
• zapewnienie materiałów szkoleniowych – w wersji drukowanej oraz notatników, długopisów i innych niezbędnych materiałów do przeprowadzenia warsztatów,
• zapewnienie dostępu do wszystkich materiałów w wersji elektronicznej z możliwością wydruku oraz oznaczenie materiałów zgodnie z wymogami projektu tj.:
Umieszczenia na materiałach wytworzonych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia (szkolenia) – listach obecności i zaświadczeniach dla uczestników szkolenia – logotypu Funduszy Norweskich i EOG, a także informacji o współfinansowaniu szkolenia ze środków funduszy EOG i funduszy norweskich, w formie zapisu: Szkolenie współfinansowane ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz budżetu państwa oraz hasła - na dole w stopce: Wspólnie działamy na rzecz Europy zielonej, konkurencyjnej i sprzyjającej integracji społecznej.. Użyte logotypy i sformułowania muszą być zgodne z Podręcznikiem „Komunikacja i identyfikacja wizualna. Fundusze Norweskie i EOG 2014-2021”
• zapewnienie komunikacji on-line oraz dostępu do materiałów elektronicznych w sposób uwzględniający możliwości techniczne Zamawiającego, bez ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów
• program szkolenia powinien być opracowany przez Wykonawcę i przedłożony Zamawiającemu do akceptacji minimum 5 dni roboczych przed warsztatami szkoleniowymi,
• prowadzenie dokumentacji potwierdzającej realizację usługi tj. lista obecności z logotypami przekazanymi przez Zamawiającego,
• szkolenie odbywać się będzie w formie zajęć praktycznych oraz teoretycznych zgodnie z zakresem tematycznym wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia,
• szkolenie musi odbywać się w dni robocze, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy,

4.5.3.) Główny kod CPV: 73220000-0 - Usługi doradcze w zakresie rozwoju

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 49200,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 147600,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 49200,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Brainstorm Group

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6342834148

7.3.4) Miejscowość: Dąbrowa Górnicza

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-06-30

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 49200,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2023-11-30