Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT OCEANOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000632467

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Powstańców Warszawy 55

1.5.2.) Miejscowość: Sopot

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-712

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 58 551-72-81

1.5.8.) Numer faksu: 58 551-21-30

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: mmasnicka@iopan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.iopan.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

badania naukowe, edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4c6eac95-f642-11ee-b016-82aaee56c84c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00276983

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00260801/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-4c6eac95-f642-11ee-b016-82aaee56c84c

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) oraz w sposób określony w ust. 3.
3. Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: mmasnicka@iopan.pl (nie dotyczy
składania ofert).
4.Wykonawca przygotowuje ofertę przy pomocy interaktywnego „Formularza ofertowego” udostępnionego przez Zamawiającego na
Platformie e-Zamówienia i zamieszczonego w podglądzie postępowania w zakładce „Informacje podstawowe”.
5.Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się
na konto Wykonawcy.
6. Szczegółowe informacje zawarte są w Rozdziałach V, XII i XV SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający nie przewiduje innego
sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e-
Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .
3.Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
4.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów, zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin
Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje w zakładce „Centrum
Pomocy”.
5.Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
6.Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) oraz w sposób określony w ust. 13 poniżej. Za
pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i
udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości.
7.W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,
mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu
udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym.
8.Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na ww. Platformie. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do
zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
9.Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
10.Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (dotyczy plików
przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
11.Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
12.W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz
na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
13.Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: mmasnicka@iopan.pl (nie dotyczy
składania ofert).
14.Zamawiający może komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej. Zamawiający wyznacza następujące
osoby do kontaktu z Wykonawcami: p. Małgorzata Maśnicka, email: mmasnicka@iopan.pl, w zastępstwie: p. Barbara Górecka (bgorecka@iopan.pl).
15.Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem elektronicznej wynosi 30 MB. Zaleca się niedołączanie do
wiadomości email plików w formacie .rar.
16.Ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej
(podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zamawiający - Instytut Oceanologii Polskiej Akademii Nauk informuje, że w zakresie w
jakim pozyskuje dane osobowe w związku z prowadzeniem
niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w związku z zawarciem umowy
w sprawie zamówienia publicznego, jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („ogólne rozporządzenie o ochronie
danych” zwane dalej „Rozporządzeniem”) .2. 2. Dane kontaktowe administratora danych osobowych: ul. Powstańców Warszawy 55,
81-712 Sopot, Polska, tel. (+48 58) 73 11 600, fax: (+48 58) 551 21 30; e-mail: office@iopan.pl.3. W sprawach związanych z
przetwarzaniem danych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: tel. e-mail:
iodo@iopan.pl.4. Szczegółowe postanowienia w zakresie przetwarzania danych osobowych zawarte
są w Rozdziale XXIV SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IO/ZP/6/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025 dla Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk (nr postępowania IO/ZP/6/2024).
3.Przedmiot zamówienia obejmuje wynajem przestrzeni konferencyjnej(w tym trzech sal konferencyjnych) wraz z infrastrukturą techniczną potrzebną do przeprowadzenia konferencji o zasięgu międzynarodowym, zapewnienie cateringu dla wszystkich uczestników tej konferencji (obejmującego przerwy kawowe i przerwy obiadowe (lunchowe)), a także uroczystej kolacji dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji.
5.Konferencja odbywać się będzie w dniach 26-30 maja 2025 r., sesje z wykorzystaniem sal konferencyjnych odbywać się będą od godz. 14:00 26 maja 2025 r. do godz. 14:00 30 maja 2025 r. Uroczysta kolacja odbędzie się IV dnia konferencji(29 maja 2025 r.).
6.Przewidywana liczba uczestników konferencji to 300 osób. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia liczby uczestników konferencji (oraz w konsekwencji osób korzystających z przerw kawowych i obiadowych), nie więcej jednak niż o 50 osób (zmniejszenie do 250 osób).
7.Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego zwiększenie liczby uczestników konferencji (oraz w konsekwencji osób korzystających z przerw kawowych i obiadowych) o maksymalnie 80 osób (zwiększenie do 380 osób).
8.Przewidywana liczba uczestników uroczystej kolacji to 220 osób. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia liczby uczestników kolacji, nie więcej jednak niż o 20 osób (zmniejszenie do 200 osób).
9.Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego zwiększenie liczby uczestników uroczystej kolacji o maksymalnie 60 osób (zwiększenie do 280 osób).
11.Warunki realizacji zamówienia:
1)Obiekt musi dysponować trzema salami konferencyjnymi mogącymi pomieścić: sala konferencyjna(1) co najmniej 270 osób w ustawieniu szkolnym oraz 540 osób w ustawieniu teatralnym (co drugie miejsce wolne), sala konferencyjna(2) co najmniej 100 osób w ustawieniu szkolnym i sala konferencyjna(3) co najmniej 70 osób w ustawieniu szkolnym;
2)Obiekt musi zapewnić możliwość zmiany ustawienia w sali konferencyjnej(1) (z ustawienia teatralnego na szkolne i ze szkolnego na teatralne) w czasie 15 minutowej przerwy;
3)Sale konferencyjne muszą być przestronne: sala (1) musi posiadać powierzchnię min. 500m2, sala (2) - powierzchnię min. 200m2 i sala (3) - powierzchnię min. 150m2;
4)Sale konferencyjne muszą zapewniać widoczność dla wszystkich uczestników konferencji, muszą zapewniać światło dzienne (z możliwością zacienienia w razie potrzeby) oraz posiadać sprawną klimatyzację i ogrzewanie, dostosowane do liczby uczestników;
5)Obiekt musi udostępnić przestrzenie dla potrzeb przerw kawowych i lunchowych oraz sesji posterowych poza salami konferencyjnymi, o powierzchni co najmniej 370m2 (ww. przestrzenie powinny zapewniać ograniczenie dostępu dla osób postronnych);
6)Wykonawca zobowiązany jest zapewnić przestrzeń przeznaczoną dla rejestracji uczestników konferencji;
7)W ramach ceny oferty Wykonawca zobowiązany jest zapewnić minimum jedną szatnię, w której uczestnicy konferencji mogą pozostawić okrycia wierzchnie (Zamawiający nie dopuszcza pobierania dodatkowych opłat za korzystanie z szatni przez uczestników konferencji);
8)Sale konferencyjne muszą być wyposażone w urządzenia techniczne do prezentacji wystąpień (nagłośnienie, mikrofony, ekrany projekcyjne, projektory);
9)Minimalne wymagania w zakresie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych:
a)Sala konferencyjna(1) musi być wyposażona w co najmniej dwa ekrany LED (ekran główny musi mieć co najmniej 4.0m wysokości i 2.5m szerokości, ekran dodatkowy musi mieć co najmniej 3.0m wysokości i 2.0m szerokości), projektor, co najmniej 4 monitory, co najmniej 5 mikrofonów, nagłośnienie,
b)Sale konferencyjne(2) i (3) muszą być wyposażone w co najmniej dwa ekrany projekcyjne o wielkości minimum 3.5m x 2m, projektor, co najmniej 2 mikrofony, nagłośnienie;
10)Wykonawca powinien zapewnić bezprzewodowy dostęp do Internetu(wifi) dla uczestników konferencji;
11)Wykonawca ma obowiązek zapewnić osobę do wsparcia technicznego na miejscu w ciągu całego przedsięwzięcia;
12)Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia dostępności architektonicznej oraz informacyjno-komunikacyjnej w zakresie realizacji zamówienia, osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym minimalnymi wymaganiami, o których mowa w art. 6 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Jeżeli Wykonawca nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami w zakresie dostępności architektonicznej oraz informacyjno-komunikacyjnej, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny w rozumieniu ustawy, o której mowa w zdaniu poprzednim. Wykonawca, realizując zamówienie, jest obowiązany stosować rozwiązania zapewniające dostępność, o której mowa w ustawie o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w sposób adekwatny do rodzaju i zakresu działań przewidzianych w umowie oraz charakteru zamówienia;
13)Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji dostęp do toalet zaopatrzonych przez cały czas trwania konferencji w środki higieniczne (papier toaletowy, ręczniki, mydło). Toalety muszą być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych (w szczególności na tym samym piętrze) i łatwo dostępne. Toalety powinny być podzielone na męskie i damskie;
14)Wszystkie sale konferencyjne, przestrzenie przeznaczone dla potrzeb przerw kawowych i lunchowych, sesji posterowych oraz rejestracji uczestników konferencji, a także miejsce zorganizowania uroczystej kolacji muszą znajdować się w jednym obiekcie i umożliwiać przemieszczanie się bez konieczności wyjścia na zewnątrz;
15)Obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w czasie trwania konferencji;
16)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dla wszystkich uczestników konferencji catering w postaci:
a)przerw kawowych (Dzień I, II, III, IV i V),
b)przerw lunchowych (Dzień II, III, IV i V);
17)Wymagania w zakresie przerw kawowych:
a)Przerwy kawowe powinny być świadczone w systemie ciągłym (do 8h, z przerwą na obiad), w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych,
b)Serwis powinien być uzupełniany na bieżąco,
c)Serwis kawowy powinien obejmować co najmniej: serwowane kruche ciastka (min. dwa rodzaje), świeżo parzoną kawę, herbatę, mleko, cukier, cytrynę, wodę mineralną, soki (min. dwa rodzaje);
18)Wymagania w zakresie obiadów (lunch):
a)Obiady powinny być w formie bufetowej,
b)Wykonawca powinien zapewnić każdego dnia inne menu,
c)Obiad powinien obejmować co najmniej: zupę, danie mięsne, danie rybne, danie wegetariańskie, dodatek skrobiowy, dodatek warzywny, bufet sałatkowy, wybór pieczywa i domowe ciasto,
d)Do obiadu powinny być podawane napoje (w szczególności woda mineralna, kawa, herbata, soki);
19)Wykonawca zobowiązany będzie zorganizować uroczystą kolację dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji (Dzień IV) zgodnie z następującymi wymaganiami:
a)Przygotowanie sali bankietowej w czasie 2 godzin od zakończenia sesji tematycznych,
b)Kolacja podawana w formie serwowanej (3 daniowej), przy stołach 8-10 osobowych,
c)Kolacja powinna obejmować co najmniej: zupę lub przystawkę (z możliwością wyboru wersji wegetariańskiej), danie główne (do wyboru danie mięsne/ danie rybne i danie wegetariańskie), deser,
d)Do kolacji powinny być podawane napoje (bez limitu) – w szczególności kawa, herbata, woda, soki, napoje gazowane – w czasie do 6h trwania kolacji,
e)Wykonawca powinien zapewnić Zamawiającemu mikrofon z nagłośnieniem (w celu umożliwienia wykonania uroczystych przemówień),
f)Sala powinna być wyposażona w scenę (minimum 10x6m) oraz profesjonalne udźwiękowienie i oświetlenie,
g)Zamawiający wymaga, aby sala obejmowała dostęp do parkietu (minimum 50 m2),
h)Zamawiający dopuszcza, aby uroczysta kolacja odbyła się w sali konferencyjnej, w której odbywa się konferencja(1),
i)Standardy podawania jedzenia:
-jedzenie spożywane przez uczestników przy stołach,
-restauracyjna zastawa stołowa, sztućce stalowe, serwetki na stołach,
-podanie ciepłych posiłków i ciepłych napojów w taki sposób, aby przez czas trwania usługi utrzymywana była ich stała odpowiednio wysoka temperatura,
-utrzymanie porządku w miejscu podawania posiłków, w tym sprzątanie;
20)Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa urządzeń gastronomicznych wymagających specjalistycznych umiejętności, w trakcie uroczystej kolacji – obsługa kelnerska);
21)Posiłki powinny być przygotowywane na miejscu (w obiekcie);
22)Wykonawca zapewni, że dostarczone produkty spożywcze będą świeże, a dania przygotowywane w dniu świadczenia usługi;
23)Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia;
24)Menu przerwy kawowej, przerwy lunchowej oraz uroczystej kolacji muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. Na 15 dni przed terminem realizacji usługi (terminem rozpoczęcia konferencji) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi mające na celu dostosowanie menu do wymagań Zamawiającego określonych w SWZ;
25)Wykonawca zobowiązany jest do uprzątnięcia miejsca, w którym odbędzie się konferencja, po jej zakończeniu.
12.Usługa powinna być realizowana w hotelu/ośrodku posiadającym przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową.
14.Odległość miejsca organizacji konferencji od siedziby Zamawiającego nie może przekraczać 2500 m.
15.Obiekt musi zapewniać możliwość rezerwacji noclegu dla uczestników konferencji (co najmniej 150 pokoi). Uczestnicy konferencji będą dokonywać rezerwacji pokoi i płatności we własnym zakresie.

Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale III SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający w ramach przedmiotowego zamówienia przewiduje prawo opcji polegające na:
1) zwiększeniu liczby uczestników konferencji (oraz w konsekwencji osób korzystających z przerw kawowych i obiadowych) o maksymalnie 80 osób (zwiększenie do 380 osób);
2) zwiększeniu liczby uczestników uroczystej kolacji o maksymalnie 60 osób (zwiększenie do 280 osób).
2. Prawo opcji, o którym mowa w ust. 1, jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
3. Ceny jednostkowe dla prawa opcji są takie same jak ceny dla zamówienia podstawowego.
4. Zamówienie objęte prawem opcji będzie realizowane w okresie realizacji zamówienia podstawowego, na tych samych warunkach jak zamówienie podstawowe.
5. Realizacja prawa opcji odbywać się będzie na podstawie oświadczenia Zamawiającego złożonego Wykonawcy.
6. Deklaracja Zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji zostanie złożona w terminie wskazanym w § 2 ust. 20 projektu umowy, poprzez wskazanie większej niż 300 osób liczby uczestników konferencji lub większej niż 220 osób liczby uczestników uroczystej kolacji.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-05-26 do 2025-05-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Sposób oceny ofert został opisany w Rozdziale XVIII SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Biuro konferencji

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Standard obiektu

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Bezpłatne wifi dla uczestników konferencji

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;
4) zdolności technicznej lub zawodowej – w zakresie posiadania doświadczenia w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywania w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie co najmniej dwóch usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia, to jest usług polegających na organizacji wydarzenia (konferencji/konwentu/kongresu/zjazdu/sympozjum, z wyłączeniem szkoleń/warsztatów), przy czym organizacja wydarzenia obejmowała łącznie: zapewnienie sali konferencyjnej wraz z obsługą cateringową oraz obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia o wartości minimum 300 000 zł brutto każda.
Uwaga!
1) Jeżeli Wykonawca przedstawi w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wartości wyrażone w innej walucie niż PLN, Zamawiający do oceny spełniania warunków przeliczy podaną wartość po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).
2) Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający wskazuje, że usługami, do realizacji których warunek doświadczenia Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2 pkt 4 powyżej, jest wymagany są usługi polegające na zapewnieniu sal konferencyjnych, cateringu oraz obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia.
3) W przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia Zamawiający wymaga, na podstawie art. 117 ust. 1 ustawy Pzp, aby co najmniej jeden Wykonawca (Wykonawca który będzie wykonywał usługi, o których mowa w pkt 2) powyżej) posiadał doświadczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 4 w pełnym zakresie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1689), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę; albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej (sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ) wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;
2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane (sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ), oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) wypełniony Formularz ofertowy – przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;
2) Formularz cenowy – przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ;
4) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej;
5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy - jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 4) powyżej;
6) w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia – pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego;
7) w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy - sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ;
8) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – zobowiązanie podmiotu trzeciego lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp;
9) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy Pzp – sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3.2 do SWZ;
10) informację, że wybór oferty Wykonawcy będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, w sytuacji, o której mowa w art. 225 ustawy Pzp.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
2.Zapisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
3.W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. konsorcjum, spółka cywilna):
1)oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (o którym mowa w rozdziale X ust. 1 pkt 3) SWZ), składa każdy z Wykonawców (oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu),
2)podmiotowe środki dowodowe określone w rozdziale IX ust. 3 SWZ (odnoszące się do warunków udziału w postępowaniu) mogą być złożone wspólnie w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną,
3)podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale IX ust. 6 SWZ (odnoszące się do podstaw wykluczenia), powinny być złożone przez każdego z Wykonawców,
4)formularze winny być złożone w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną.
4.Oferty przedstawione przez dwa lub więcej podmiotów występujących wspólnie, będą musiały spełniać następujące wymagania:
1)w przypadku złożenia oferty wspólnej, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
2)oferta będzie podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich partnerów/wspólników,
3)każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę, sam lub jako partner w konsorcjum (wspólnik spółki cywilnej); Wykonawca, który przedkłada lub partycypuje w więcej niż jednej ofercie spowoduje, że wszystkie oferty z udziałem tego Wykonawcy zostaną odrzucone.
5.W przypadku gdyby wyłoniona w prowadzonym postępowaniu oferta została złożona przez dwóch lub więcej Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający może zażądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Termin, na jaki została zawarta umowa Wykonawców, nie może być krótszy od terminu określonego na wykonanie zamówienia.
6.Oferty składane przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale VI ust. 2 SWZ i pozostałych wymagań określonych w SWZ zostaną ocenione pod kątem łącznego spełniania wymagań Zamawiającego przez występujących wspólnie Wykonawców, na podstawie złożonych przez nich oświadczeń i dokumentów.
7.Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Zamawiający wskazuje, że usługami, do realizacji których warunek doświadczenia Wykonawcy, o którym mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 4 SWZ, jest wymagany są usługi polegające na zapewnieniu sal konferencyjnych, cateringu oraz obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia.
8.W przypadku, o którym mowa w ust. 7 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ).
9.Zamawiający wymaga, na podstawie art. 117 ust. 1 ustawy Pzp, aby co najmniej jeden Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (Wykonawca który będzie wykonywał usługi, o których mowa w ust. 7 powyżej) posiadał doświadczenie, o którym mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 4 SWZ w pełnym zakresie.
10.Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (tworzących konsorcjum lub będących wspólnikami spółki cywilnej) oddzielnie musi wykazać, iż nie podlega wykluczeniu z postępowania.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Zamawiający przewiduje możliwość wypłacenia Wykonawcy zaliczki w wysokości nie większej niż 20% wartości zamówienia podstawowego. Płatność zaliczki odbędzie się na podstawie faktury zaliczkowej z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury zaliczkowej. Wykonawca uprawniony jest do wystąpienia o wypłatę zaliczki nie wcześniej niż 01.01.2025 r.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

3. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość następujących zmian umowy: w zakresie terminu realizacji umowy, przedmiotu zamówienia, wynagrodzenia, płatności, oznaczenia stron, i których konieczność wprowadzenia wynikać będzie z następujących okoliczności:
1) zmiany dotyczące przedmiotu umowy lub sposobu wykonania przedmiotu umowy – w przypadku, w którym służyć to będzie podniesieniu standardu przedmiotu zamówienia lub zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego, i nie będzie to wykraczało poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w SWZ ani nie zwiększy wynagrodzenia Wykonawcy;
2) zmiany dotyczące godzin świadczenia usług – w przypadku, w którym nie ma możliwości dotrzymania przez Wykonawcę wykonania przedmiotu zamówienia w dotychczasowych godzinach z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;
3) zmiana dotycząca terminu wykonania przedmiotu zamówienia, godzin świadczenia usług, przedmiotu zamówienia, jego zakresu, wynagrodzenia Wykonawcy, jego rozliczenia oraz obowiązków Wykonawcy – w przypadku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy, a skutkujących koniecznością ograniczenia przez Zamawiającego zakresu przedmiotu zamówienia;
4) zmiana dotycząca terminu, warunków lub sposobu wykonania przedmiotu zamówienia – w przypadku zaistnienia siły wyższej, o której mowa w § 13 niniejszej umowy - zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego;
5) zmiany w oznaczeniu stron – w przypadku wystąpienia zmian w nazwach lub adresach stron, zmian związanych z przekształceniem podmiotowym stron;
6) zmiany umowy są konieczne w związku ze zmianą odpowiednich przepisów prawa – w zakresie wynikającym z tej zmiany,
7) zmiany umowy są konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydania decyzji albo innych aktów władczych lub nadzorczych, związanych z realizacją przedmiotu umowy – w zakresie wynikającym z tej zmiany;
8) zmiana wysokości wynagrodzenia – w przypadku zmiany:
a) stawki podatku od towarów i usług,
b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę;
9) zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia, o której mowa w art. 439 ustawy Pzp, w sytuacji i na warunkach określonych w ust. 14 - 15 poniżej.

Szczegółowe zapisy dotyczące przewidywanych zmian umowy zawarte są w Załączniku nr 7 do SWZ, paragraf 12.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-04-17 09:50

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski” na Platformie e-Zamówienia, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-04-17 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-05-16

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osoby odpowiedzialnej za bieżący kontakt z Zamawiającym, o której mowa w rozdziale III ust. 13 SWZ.
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeni zostaną Wykonawcy podlegający wykluczeniu na podstawie art. 108
ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Pzp , a także na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1497 ze zm.).