Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja 3. konferencji „Współczesna Geologia Samorządowa” w dniach 19-22 listopada 2024 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000332133

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rakowiecka 4

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-975

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: piotr.zych@pgi.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.pgi.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytut badawczy

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Geologia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja 3. konferencji „Współczesna Geologia Samorządowa” w dniach 19-22 listopada 2024 roku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-56770e8f-f345-11ee-b016-82aaee56c84c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00274087

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/pgi

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: zgodnie zapisami pkt 11 SWZ - SPOSÓB KOMUNIKACJI, pkt 12 SWZ - OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT ORAZ WYMAGANIA FORMALNE
DOTYCZĄCE SKŁADANYCH OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW oraz pkt 14 SWZ - SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA
OFERT

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): zgodnie zapisami pkt 22 SWZ Dane Osobowe

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): zgodnie zapisami pkt 22 SWZ Dane Osobowe

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: EZP.26.34.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja 3. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa, która odbędzie się w dniach 19-22 listopada 2024 roku obejmująca: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są usługi świadczone w dniach 18-22 listopada 2024 r.
1.1. W ramach zamówienia podstawowego organizowanego wydarzenia Wykonawca:
1) zakupi materiały promocyjne zgodnie ze specyfikacją i na zasadach szczegółowo określonych w OPZ.
2) udostępni dla potrzeb konferencji przygotowaną salę konferencyjną dla maksymalnej liczby 420 uczestników, przy czym Zamawiający przewiduje minimalną liczbę uczestników na poziomie 250 osób, wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi w dniach 18-22 listopada 2024r.;
3) udostępni, dla potrzeb spotkania branżowego, przygotowaną małą salę konferencyjną dla maksymalnej liczby 40 osób, jednak nie mniej niż 30 osób, wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi w dniu 22 listopada 2024 r.;
4) udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem w dniach 18-22 listopada 2024 r.,
5) zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących w dniach 19-22 listopada 2024 r.;
6) zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla maksymalnej liczby 420 uczestników, przy czym Zamawiający przewiduje minimalną liczbę uczestników na poziomie 250 osób: 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 19-22 listopada 2024 r.
7) zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: (1 x nocleg ze śniadaniem w dniu 18/19 listopada 2024 r.);
8) zapewni wyżywienie (4 x przerwy kawowe, 4x obiad, 3x kolacja) dla maksymalnej liczby 420 uczestników, przy czym nie mniej niż 250 osób: wraz z obsługą kelnerską w dniach 19-22 listopada 2024r.;
9) zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób (1 x obiad, 1 x kolacja w dniu 18 listopada 2024 r.).
Szczegółowo opisane w SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji.
2. Zamawiający najpóźniej na 30 dni przed datą organizacji Konferencji poinformuje Wykonawcę mailowo, na adres wskazany do kontaktów w umowie, o uruchomieniu opcji i zakresie w jakim ma być uruchomiona.
3. W ramach zamówienia opcjonalnego Zamawiający przewiduje:
3.1. organizację uroczystej kolacji i kolacji biesiadnej dla wszystkich uczestników konferencji w maksymalnej liczbie 420 osób (nie mniej niż 250 osób), w dniach 19 i 20 listopada 2024r., w ramach której Wykonawca zapewni:
 oprawę muzyczną (każdorazowo do ok. 6 godzin) w postaci obsługi imprezy przez DJ-a z bogatą dyskografią, zabezpieczenia miejsca na parkiet taneczny i odpowiedniego nagłośnienia.
 specjalne menu dostosowane do uroczystej kolacji składające się minimum z przystawki, dania głównego na ciepło, deseru, bufetu zimnego, napojów zimnych i gorących. Wykonawca w terminie 14 dni przed planowaną datą pierwszej kolacji przedstawi Zamawiającemu propozycje menu uroczystej kolacji na każdy dzień. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia uwag do zaproponowanego menu. Najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia imprezy Zamawiający zaakceptuje menu uroczystej kolacji.
 obsługi kelnerskiej w czasie trwania kolacji (każdorazowo do ok. 6 godzin),
3.2. organizację kolacji bufetowej w dniu 21 listopada 2024r. wraz z obsługą kelnerską,
3.3. wynajmu obiektu konferencyjnego w dniu 22 listopada 2024r. - 2 sale konferencyjne wraz z obsługą techniczną (jedna sala konferencyjna dla maksymalnej liczby 420 uczestników, druga sala konferencyjna dla maksymalnej liczby 40 uczestników – spotkanie branżowe),
3.4. kompleksowej usługi gastronomicznej dla wszystkich uczestników konferencji w maksymalnej liczbie 420 osób (nie mniej niż 250 osób) w dniu 22 listopada 2024r. w tym: jednorazowej przerwy kawowej, obiadu wraz z obsługą kelnerską,
3.5. Usługi noclegowej 21/22.11.2024 r. ze śniadaniem dla wszystkich uczestników konferencji w maksymalnej liczbie 420 osób (nie mniej niż 250 osób).
4. Zamawiający zastrzega prawo do niekorzystania z całości usług określonych w ramach prawa opcji. Zamawiający może skorzystać tylko z części przewidywanej do realizacji opcji

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-11-22

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postepowaniu:
1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to
z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;
4. zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże że w ciągu ostatnich pięciu (5) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej 3 usługi, polegające na organizacji konferencji (kongresów, warsztatów, sympozjów, szkoleń, spotkań firmowych lub biznesowych itp.) w zakresie udostępnienia sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną oraz wyżywieniem obejmującym przygotowanie i obsługę przerwy kawowej oraz przerwy obiadowej
(z wydawaniem gorących posiłków), w których w każdej uczestniczyło co najmniej 100 osób, świadczoną dla jednego podmiotu w ramach jednej umowy.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej Zamawiający odstąpi od wezwania do złożenia oświadczenia jeżeli w postępowaniu zostanie złożona
1 oferta;
2. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
– w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, liczby uczestników, daty wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert określonego w niniejszej SWZ w wysokości 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych, 00/100).
2. Wykonawca wnosi wadium zgodnie z art. 97 ust. 7 ustawy Pzp.
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy prowadzony w w PKO BP nr konta:
11 1020 1042 0000 8702 0504 1811 w tytule przelewu: „wadium, oznaczenie sprawy: EZP.26.34.2024”.
4. Wadium wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach należy załączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem kwalifikowanym,
lub podpisem osobistym przez wystawcę dokumentu

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Określone zgodnie z zapisami pkt. 10 SWZ 10. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (SPÓŁKI CYWILNE/ KONSORCJA)

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamiany do umowy określono w Załączniku nr 2 do SWZ § 11. ZMIANY UMOWY

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-04-15 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-04-15 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-05-14

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 5

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

Zamawiający, w celu ograniczenia liczby Wykonawców zaproszonych do negocjacji ofert, zastosuje kryterium oceny ofert opisane w pkt 16 SWZ.

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).