Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja i obsługa Paneli, Metapanelu Inteligentnych Specjalizacji Województwa Podkarpackiego, spotkań z interesariuszami oraz spotkań Podkarpackiej Rady Innowacyjności

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Podkarpackie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 690581324

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja Łukasza Cieplińskiego 4

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-010

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.7.) Numer telefonu: (17) 860-67-79

1.5.8.) Numer faksu: (17) 850-17-01

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: administracja@podkarpackie.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.podkarpackie.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja i obsługa Paneli, Metapanelu Inteligentnych Specjalizacji Województwa Podkarpackiego, spotkań z interesariuszami oraz spotkań Podkarpackiej Rady Innowacyjności

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-590680bf-f283-11ee-b016-82aaee56c84c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00273924

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00052955/13/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Organizacja i obsługa Paneli, Metapanelu Inteligentnych Specjalizacji Województwa Podkarpackiego, spotkań z interesariuszami oraz spotkań Podkarpackiej Rady Innowacyjności

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu „Podkarpackie - Inteligentny Region” realizowanego w ramach Funduszy Europejskich dla Podkarpacia.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-590680bf-f283-11ee-b016-82aaee56c84c

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a wykonawcami odbywa się elektronicznie, przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem:
https://ezamowienia.gov.pl.
2. Link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia znajduje się w sekcji III.3.1 Ogłoszenia o
zamówieniu.
3. Adresem strony internetowej służącej do elektronicznego składania ofert, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy,
podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, innych oświadczeń lub dokumentów jest adres
wskazany wyżej.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem
Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail:
administracja@podkarpackie.pl (nie dotyczy składania ofert).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć
udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-
Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-
Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz
informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści
zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa
Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych
dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub
w konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452), zwanego dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych”.
3. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla
rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych
(Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) zwanego dalej „rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”, z
uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
4. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie
wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: a) w formatach
danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się
jako załącznik), lub b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji” lub w treści wiadomości e-mail).
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
6. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
7. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się
na konto Wykonawcy.
8. Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które są zgodne z ustawą lub rozporządzeniem Prezesa
Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie
poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku
odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
9. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.
10. Dodatkowe informacje dotyczące Informacji o środkach komunikacji elektronicznej oraz Wymagań technicznych i organizacyjne
dot. korespondencji elektronicznej zawarte są w rozdz. XVIII SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający realizuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 ust. 1–3
rozporządzenia rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego
dalej „rozporządzeniem 2016/679” przez zamieszczenie wymaganych informacji w SWZ - załącznik nr 5

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje o ograniczeniach stosowania przepisów rozporządzenia
2016/679 w SWZ - załącznik nr 5.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OR-IV.272.2.10.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa Paneli, Metapanelu Inteligentnych Specjalizacji (IS) Województwa Podkarpackiego, spotkań z interesariuszami oraz spotkań Podkarpackiej Rady Innowacyjności (PRI) w ramach realizacji Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Podkarpackiego na lata 2021-2030 (RSI WP) na rzecz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego..

Opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załącznikach nr 3 i 4 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

64224000-2 - Usługi telekonferencyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-12-13

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

a) oferta właściwa (wypełniony interaktywny formularz ofertowy) sporządzona zgodnie z wymogami SWZ (rozdz. XVIII);
b) oświadczenie wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu z postępowania (art. 125 ust. 1), o którym mowa w rozdz. XXI pkt
1.8 SWZ – sporządzone i złożone zgodnie z wymogami SWZ (załącznik nr 1 do SWZ); Wskazane jest, aby oświadczenie,
którego wzór stanowi załącznik nr 1 do SWZ zostało sporządzone na tym formularzu bądź w formie tego druku. W
przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w zdaniu
poprzedzającym składa oddzielnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy/ wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – o ile dotyczy;
d) Szczegółowa kalkulacja ceny oferty (załącznik nr 2 do SWZ). Wykonawca jest zobowiązany wypełnić, podpisać i dołączyć do oferty Szczegółową kalkulację ceny oferty (Załącznik nr 2 do SWZ), która będzie stanowić podstawę do ustalenia ostatecznego wynagrodzenia należnego Wykonawcy zgodnie z §3 ust. 1 Projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 3 do SWZ). Jeżeli Wykonawca nie dołączy do oferty wypełnionej i podpisanej Szczegółowej kalkulacji ceny oferty, wówczas jego oferta zostanie odrzucona jako oferta niezgodna z treścią SWZ.
Dołączane dokumenty do oferty, wymagane w ustawie oraz w SWZ, należy złożyć w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do
reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w
sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia
zobowiązani są dołączyć do oferty pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do ich reprezentowania.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1
ustawy składa wraz z ofertą oddzielnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Szczegółowe warunki realizacji umowy zawarte są w załączniku nr 3 do SWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany
postanowień zawartej umowy. Zakres zmian umowy oraz warunki wprowadzenia wspomnianych zmian określa załącznik nr 3 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-04-18 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Oferty wraz z załącznikami należy składać drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-04-18 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-05-16

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1.Ilekroć w ogłoszeniu jest mowa o „SWZ”, należy przez to rozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia.
2.Ilekroć w ogłoszeniu jest mowa o „ustawie”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, ze zm.).
3.Do sekcji V ogłoszenia: Podstawy wykluczenia:
1)Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy: TAK.
2)Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 ustawy: NIE DOTYCZY ze względu na wartość zamówienia–
zamawiający nie przewiduje wykluczenia na podstawie wyżej wskazanego przepisu.
3)Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy: NIE–zamawiający nie przewiduje wykluczenia na
podstawie wyżej wskazanego przepisu.
4)Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w
zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U z
2022r.poz.835):TAK.
4.Do sekcji VIII.8.2.) Formularz „OFERTA WYKONAWCY” (interaktywny „Formularz ofertowy”) udostępniony jest przez
Zamawiającego na Platformie e-Zamówienia i zamieszczony w podglądzie postępowania w zakładce „Informacje
podstawowe”).
5.Do sekcji IV.4.2.10) ogłoszenia: Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: Termin realizacji zamówienia
(zakończenie): 13.12.2024 r.
6.Do ceny oferty Wykonawca powinien doliczyć kwotę 80 000,00zł brutto(całkowita kwota maksymalna dla prelegentów/prelegentek, moderatorów/moderatorek na wszystkie spotkania - 1 metapanel,12 paneli IS/spotkań z interesariuszami/spotkań Podkarpackiej Rady Innowacyjności, uwzględniająca wszystkie koszty zatrudnienia, w tym np. składki na ubezpieczenie)przeznaczoną na wynagrodzenie wszystkich prelegentów. Miejscem przeprowadzenia paneli IS/metapanelu/spotkań z interesariuszami/ spotkań PRI będą wskazane przez Zamawiającego hotele /sale konferencyjne na terenie województwa podkarpackiego. Wydarzenia odbywać się będą w obiektach pozbawionych barier architektonicznych. Zamawiający każdorazowo w terminie5 dni kalendarzowych przed panelem IS/metapanelem/spotkaniem z interesariuszami/spotkaniem PRI, wskaże Wykonawcy lokalizację, w której planowana jest realizacja spotkania. Za wynajem sal konferencyjnych każdorazowo koszty pokrywa Zamawiający.
7. Wykonawca jest zobowiązany wypełnić, podpisać i dołączyć do oferty Szczegółową kalkulację ceny oferty (Załącznik nr 2 do SWZ), która będzie stanowić podstawę do ustalenia ostatecznego wynagrodzenia należnego Wykonawcy zgodnie z §3 ust. 1 Projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 3 do SWZ). Jeżeli Wykonawca nie dołączy do oferty wypełnionej i podpisanej Szczegółowej kalkulacji ceny oferty, wówczas jego oferta zostanie odrzucona jako oferta niezgodna z treścią SWZ.
Dołączane dokumenty do oferty, wymagane w ustawie oraz w SWZ, należy złożyć w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
8. Realizując zadanie publiczne Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dostępności cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062).