Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Cyfryzacja dokumentów części powiatowej Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego powiatu ełckiego.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Powiat Ełcki

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 790671053

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Marszałka Józefa Piłsudskiego 4

1.5.2.) Miejscowość: Ełk

1.5.3.) Kod pocztowy: 19-300

1.5.4.) Województwo: warmińsko-mazurskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL623 - Ełcki

1.5.7.) Numer telefonu: 876218300

1.5.8.) Numer faksu: 876218339

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: powiat@powiat.elk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: powiat.elk.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Cyfryzacja dokumentów części powiatowej Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego powiatu ełckiego.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c3e953d7-3c88-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00254949

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-11-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00001386/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Cyfryzacja dokumentów części powiatowej Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego powiatu ełckiego.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://miniportal.uzp.gov.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu,który dostępny jest pod adresem: https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu, dostępnego pod
adresem:https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.2. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej.3. Dokumenty elektroniczne, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza dokomunikacji jako załączniki.Zamawiający dopuszcza również możliwość komunikowania się za pomocą poczty
elektronicznej - email: powiat@powiat.elk.pl
identyfikator w ePUAP: spelk
nazwa podmiotu w ePUAP: Starostwo Powiatowe w Ełku
adres skrzynki ePUAP: spelk/skrytka
email: powiat@powiat.elk.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.2.
Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów
elektronicznych,elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu,opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).3. Maksymalny rozmiar
plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia,zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz
wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U.z2020 poz. 2415).4. Sposób złożenia oferty, w tym zaszyfrowania oferty opisany został w „Instrukcji użytkownika”,dostępnej na stronie: https://miniportal.uzp.gov.pl/

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: 1) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: Cyfryzacja materiałów źródłowych zasobu geodezyjnego i kartograficznego w powiecie sanockim w ramach projektu Podkarpacki System Informacji Przestrzennej” prowadzonym w trybie podstawowym;3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1159 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”; 4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;7) Wykonawca posiada:− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;8) Wykonawcy nie przysługuje:− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e
RODO prawo do usunięcia danych osobowych;− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku po-stępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.
** W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do
czasu zakończenia tego postępowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: RP.272.8.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje: Cyfryzacja dokumentów części powiatowej Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego powiatu ełckiego. Zamówienie obejmuje liczbę formatek A4 podlegających cyfryzacji, która wynosiła 170 000 (liczbę formatek określono jako sumę liczby dokumentów formatu A4, formatu A3 pomnożonej przez 2 oraz formatu A1 pomnożonej przez 8). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 71355000-1 - Usługi pomiarowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

71354300-7 - Usługi badań katastralnych

72252000-6 - Usługi komputerowe w zakresie archiwizowania

72312000-5 - Usługi wprowadzania danych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2021-12-20

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1 Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (w %)
1 Cena (C) 60
2 Okres gwarancji i rękojmi za wady 40

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.

2. W ramach kryterium cena maksymalna ilość możliwych do uzyskania punktów: P1 = 60 pkt Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

Cn
P1 = ------- x 60 pkt
Cb

gdzie,
P1- ilość punktów za kryterium cena,
Cn - najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych,
Cb – cena oferty badanej.

W kryterium „Cena”, oferta z najniższą ceną otrzyma 60 punktów a pozostałe oferty po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

3. W ramach kryterium okres gwarancji i rękojmi za wady: maksymalna ilość możliwych do uzyskania punktów: P2 = 40 pkt.;
Wykonawca, który w ofercie zobowiąże się do udzielenia gwarancji, jakości i rękojmi za wady na okres:
 3 lat otrzyma 0 pkt.;
 4 lata otrzyma 20 pkt.;
 5 lat otrzyma 40 pkt.;

Dodatkowe punkty w tym kryterium zostaną przyznane wyłącznie Wykonawcom, którzy w ofercie zobowiązali się do udzielenia gwarancji i rękojmi za wady na okres odpowiednio 4 i 5 lat. Oferta z gwarancją i rękojmią za wady udzieloną na okres dłuższy niż 5 lat, otrzyma również maksymalną ilość punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium. W przypadku nie określenia przez Wykonawcę w ofercie okresu gwarancji i rękojmi, dla potrzeb oceny oferty zostanie przyjęty okres wymagany przez Zamawiającego, tj.: okres 3 lat.
4. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, który spełni wszystkie postawione w Specyfikacji warunki i uzyska najwyższą ilość punktów wyliczoną zgodnie ze wzorem: P=P1+P2=..... pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Gwarancja

4.3.6.) Waga: 40,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zdolności technicznej i zawodowej w zakresie:
Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponować w okresie wykonywania zamówienia i skieruje do realizacji czynności związanych z analizą materiałów poddawanych archiwizacji osobę posiadającą uprawnienia geodezyjne (w zakresie 1 i 2 o których mowa w art. 43 ustawy z dnia 17 maja 1989 r Prawo geodezyjne i kartograficzne).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania) następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami sporządzonego zgodnie z Załącznikiem Nr 7 do SWZ – w odniesieniu do warunku określonego w pkt. 6.1.4. ppkt. 2) SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiany postanowień zawartej umowy mogą nastąpić za zgodą obydwu Stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem, że istotne zmiany mogą być dokonane jedynie w przypadkach określonych w niniejszej umowie.
2. Dopuszcza się możliwość istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie:
1) Zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy jedynie w następstwie:
a) zmian stanu prawnego – w oparciu o który realizowany jest przedmiot umowy;
b) wstrzymania lub zawieszenia prac przez Zamawiającego;
W przypadku zaistnienia którejkolwiek z wyżej wymienionych okoliczności, termin realizacji przedmiotu umowy może zostać odpowiednio przedłużony, o czas niezbędny do należytego zakończenia przedmiotu umowy lub jej etapów.
2) Zmiany osób przy pomocy których Wykonawca realizuje przedmiot umowy – zmiana taka może zostać dokonana jedynie w przypadku, gdy Wykonawca udowodni Zamawiającemu, iż proponowana inna osoba, posiada kwalifikacje zawodowe (uprawnienia) wykazane w stopniu nie mniejszym, niż w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. Konieczność zmiany takiej osoby musi być uzasadniona przez Wykonawcę na piśmie, i zaakceptowana przez Zamawiającego.
3) Wynagrodzenia Wykonawcy, jedynie w następstwie:
a) zmiany stawki podatku od towarów i usług – poprzez ustalenie wartości brutto wynagrodzenia Wykonawcy z uwzględnieniem aktualnej stawki podatku VAT obowiązującej na dzień powstania obowiązku podatkowego (wystawienia faktury VAT);
b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podst. art. 2 ust. 3 – 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – poprzez ustalenie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy z uwzględnieniem wartości wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy wynikającej ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących zamówienie, do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia;
c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – poprzez ustalenie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy z uwzględnieniem wartości wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących zamówienie na rzecz Zamawiającego;
jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę.
3. W przypadku każdej zmiany, o której mowa powyżej, po stronie wnoszącego propozycję zmian leży obowiązek udokumentowania powstałej okoliczności.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-11-15 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://miniportal.uzp.gov.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-11-15 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-12-15