Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
„Zakup usługi w modelu SaaS – oprogramowania wspierającego proces Łódzkiego Budżetu Obywatelskiego na lata 2024/2025 i 2025/2026”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi zamawiający centralny

1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Miasta Łodzi

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 472057632

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Piotrkowska 104

1.5.2.) Miejscowość: Łódź

1.5.3.) Kod pocztowy: 90-926

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@uml.lodz.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uml.lodz.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - związek jednostek samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Zakup usługi w modelu SaaS – oprogramowania wspierającego proces Łódzkiego Budżetu Obywatelskiego na lata 2024/2025 i 2025/2026”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-878cb15a-cfec-11ee-a3b5-e25d731b0da9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00218633

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-26

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00000422/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.83 system wspierający ŁBO na lata 2024/2025

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-878cb15a-cfec-11ee-a3b5-e25d731b0da9

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: (Numeracja zgodna z SWZ)
16.1 Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej.
16.1.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
16.1.2 Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
16.1.3 Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia):
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-878cb15a-cfec-11ee-a3b5-e25d731b0da9
Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy
e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: (Numeracja zgodna z SWZ)
16.1.15 Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
16.1.16 W przypadku problemów technicznych i awarii związanych
z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
16.1.17 W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy
e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@uml.lodz.pl
(nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): (Numeracja zgodna z SWZ)
35.1 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie
Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) Zamawiający informuje, że:
35.1.1 Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź,
tel.: +48 (42) 638-44-44, fax: +48 (42) 272-60-01, e-mail: lckm@uml.lodz.pl
35.1.2 Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych osobowych, z którymi może się Pani/Pan
skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich
sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych
z przetwarzaniem danych.
35.1.3 Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do realizacji sprawy w Urzędzie Miasta Łodzi.
35.1.4 Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 10 ogólnego rozporządzenia.
35.1.5 Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach:
35.1.5.1 ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
35.1.5.2 ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
35.1.5.3 ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
35.1.5.4 ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
35.1.6 Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:
35.1.6.1 przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyłonienie wykonawcy;
35.1.6.2 zawarcia umowy;
35.1.6.3 rozliczenia finansowo- księgowego.
35.1.7 Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących
przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu
przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe,
ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, a
także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności oraz
internetowej platformy zakupowej – eKatalogi, będącej w gestii Urzędu Zamówień Publicznych. Dane osobowe nie będą
przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych, w tym umów międzynarodowych.
35.1.8 Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku
następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji postępowania
oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej
dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze
środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów tym zakresie do 25 lat.
Ciąg dalszy w pkt 35.1.9-35.1.12 i 35.2 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DSR-ZP-III.271.10.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

5.1 Przedmiotem zamówienia jest „Zakup usługi w modelu SaaS – oprogramowania wspierającego proces Łódzkiego Budżetu Obywatelskiego na lata 2024/2025
i 2025/2026”
5.1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 72416000-9 - Dostawcy usług aplikacyjnych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-22

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: (Numeracja zgodna z SWZ)
11.5.1. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp,
w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
11.5.1.1. art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, dotyczących wydania prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji
administracyjnej o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
11.5.1.2. art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka
zapobiegawczego,
11.5.1.3. art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie
konkurencji,
11.5.1.4. art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp dotyczących zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania
Wykonawcy lub podmiotu, który należy z Wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej, w przygotowanie postępowania o udzielenie
zamówienia
11.5.1.5. art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz
służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
– zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w
oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp składa każdy z tych Wykonawców (dotyczy również wspólników spółki
cywilnej).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zakres i warunki zmian zawartej umowy - kwestie odnoszące się do umowy są uregulowane we wzorze umowy (Załącznik
nr 5 do SWZ)

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-03-05 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-03-05 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-04-03

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

(Numeracja zgodna z SWZ)
36.1 Zamawiający nie przewiduje:
36.1.1 zawarcia umowy ramowej,
36.1.2 składania ofert wariantowych i częściowych,
36.1.3 przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u Zamawiającego,
36.1.4 rozliczania w walutach obcych,
36.1.5 zwrotu kosztów udziału w postępowaniu,
36.1.6 wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej,
36.1.7 wymogu lub możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty,
36.1.8 możliwości udzielenia zamówień na podstawie 214 ust.1 pkt 7 ustawy Pzp.
36.2 Zamawiający przewiduje :
34.2.1 Prawo opcji
Usługa rozwoju Systemu w ramach prawa opcji.
1. W przypadku konieczności dokonania istotnych zmian funkcjonalnych Systemu, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w dniu zawarcia umowy (np. zmiany aktów prawa miejscowego lub prawa powszechnie obowiązującego), Wykonawca zobowiązany będzie do ich wprowadzenia w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach Usługi rozwoju Systemu.
2. W sytuacji wystąpienia przypadku, o którym mowa w pkt 1, Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego w formie pisemnej (drogą elektroniczną, na wskazany przez Wykonawcę adres mailowy) z podaniem zakresu koniecznych zmian, niezbędnych do wprowadzenia ze strony Wykonawcy.
3. Prace będą wykonywane przez Wykonawcę w sposób i w terminach uzgodnionych przez Strony. Wykonawca winien określić liczbę roboczogodzin niezbędnych do wprowadzenia zmian z dostępnej puli określonej w pkt 8.
4. Odbiór wykonanego zakresu prac nastąpi w przeciągu 3 dni od chwili zgłoszenie gotowości do odbioru.
5. Wykonawca wyceni stawkę 1 roboczogodziny w złożonej ofercie i według tej stawki będzie następowało rozliczenie za realizację Usługi rozwoju Systemu.
6. W przypadku pozytywnego odbioru modyfikacji, Wykonawca wystawi fakturę na kwotę wynikającą z ilości wykorzystanych roboczogodzin i kwoty 1 roboczogodziny określonej w ofercie. Zasady płatności za wystawioną fakturę są zgodne z zasadami płatności dotyczącego niniejszego Zamówienia.
7. Usługa rozwoju Systemu może zostać zamówiona od chwili odbioru Systemu do końca obowiązywania Umowy.
8. Łączna maksymalna liczba możliwych roboczogodzin do wykorzystania przez Zamawiającego wynosi 100. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania
w pełnym wymiarze roboczogodzin na prace dodatkowe zlecone przez Zamawiającego w ramach niniejszej Umowy.
9. Zakończenie prac zostanie potwierdzone podpisanym przez wyznaczone osoby Protokołem Odbioru.