Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług wsparcia technicznego nad aplikacją do zarządzania aktami notarialnymi na 2023 rok

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Miasta Łodzi

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 472057632

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Piotrkowska 104

1.5.2.) Miejscowość: Łódź

1.5.3.) Kod pocztowy: 90-926

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@uml.lodz.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uml.lodz.pl/

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d474cc2a-a6e1-11ed-9236-36fed59ea7dd

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00086755

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-02-08

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00005214/49/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.15 usługa asysty technicznej wraz z modyfikacją dla aplikacji Kofax służącej do skanowania i prztewarzania aktów notarialnych na 2023

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Nie

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków, Zamawiający informuje, iż szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki znajduję się w krótkim opisie przedmiotu zamówienia oraz w informacjach dodatkowych niniejszego ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: DSR-ZP-II.271.190.2022

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1.Świadczenie usługi wsparcia technicznego nad Aplikacją do zarządzania aktami notarialnymi zwaną dalej Systemem, a w tym:1.1. usuwanie błędów oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania systemu, 1.2.bezpośrednią diagnostykę Systemu w docelowej lokalizacji, 1.3.dostarczenie aktualizacji Systemu do zarządzania aktami notarialnymi, 1.4.świadczenie na rzecz Zamawiającego telefonicznych konsultacji i pomocy technicznej w zakresie bieżącego wykorzystania Systemu przez Zamawiającego, udzielanych w Dni Robocze, 1.5. udzielanie porad, dotyczących optymalizacji metod korzystania z funkcji Systemu, 1.6.kontrola integralności danych,1.7.pomoc przy uzgadnianiu danych, zabezpieczaniu danych oraz działania interwencyjne, np.: odzyskiwanie danych możliwych do odtworzenia,1.8.zapewnienie utrzymania dotychczasowej interoperacyjności z systemami funkcjonującymi u Zamawiającego, o ile nie ulegną one wymianie lub zmianom funkcjonalnym, 1.9.dostarczenie standardowej dokumentacji oprogramowania Kofax udostępnianej przez producenta w zakresie wprowadzonej aktualizacji,1.10.zdeponowanie kodu źródłowego (wynikowy kod źródłowy zrobiony na potrzeby systemu). 1.11.udzielenie niezbędnych licencji do korzystania z Systemu1.12. dostosowanie systemu do zmian aktów prawa ogólnie obowiązującego i miejscowego oraz do uchwał wydawanych przez organy stanowiące Zamawiającego po otrzymaniu zlecenia od Zamawiającego. 2.W ramach prawa opcji, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia Wykonawcy, w okresie trwania umowy, do 10 Osobogodzin prac dodatkowych rozliczanych z dokładnością do 30 min. z zaokrągleniem w górę, zgodnie z zakresem określonym w pkt III ust. 3 niniejszego OPZ.3.Zapewnienie ciągłości utrzymania licencji do systemu Kofax posiadanego przez Zamawiającego obejmujące wsparcie producenta i dostęp do nowych wersji systemu Kofax:3.1.Dla obecnie posiadanych licencji (z wyłączeniem licencji KTM Unlimited Fields Extraction Base License Vol 30K/yr zakupionych w listopadzie 2022 r.) zapewnienie ciągłości utrzymania do 31.12.2023 r. 4.Dostarczenie aktualizacji Systemu Kofax zgodnie z harmonogramem aktualizacji (jeżeli takie aktualizacje będą udostępnione przez producenta Kofax)

Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki :

W 2016 roku Łódzki Ośrodek Geodezji przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę aplikacji do zarządzania aktami notarialnymi wraz z modyfikacjami i świadczeniem nadzoru autorskiego. W ramach umowy dostarczone zostały również urządzenia skanujące. W wyniku przeprowadzonego postępowania została zawarta z firmą COM-PAN System Sp. z o.o. Umowa Nr OAZP.272/61/2016, która obowiązywała do dnia 31 grudnia 2019 r. Powyższe postępowanie nie uwzględniało zakupu kodów źródłowych do aplikacji.
W 2017 roku, zgodnie z Zarządzeniem Nr 6083/VII/17 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 23 maja 2017, w sprawie nieodpłatnego przekazania na rzecz Urzędu Miasta Łodzi środków trwałych tj. urządzeń skanujących i wartości niematerialnych i prawnych w postaci aplikacji (licencji) do zarządzania aktami notarialnymi będących w posiadaniu Łódzkiego Ośrodka Geodezji, powyższe oprogramowanie wraz ze sprzętem zostało przekazane dla Urzędu Miasta Łodzi.
W chwili obecnej z aplikacji Oscan-Lite korzystają pracownicy z następujących wydziałów:
• Wydział Finansowy
• Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami
• Wydział Dysponowania Mieniem
• Wydział Zbywania i Nabywania Nieruchomości
• Biuro Egzekucji Administracyjnej i Windykacji
• Wydział Informatyki
• Łódzki Ośrodek Geodezji
Na dzień 24.10.2022 r. w aplikacji Oscan Lite zarejestrowanych jest 187 aktywnych użytkowników. W bazie znajduje się 161 529 aktów. Rocznie jest skanowanych około 21 200 aktów notarialnych.
Firma COM-PAN SYSTEM sp. z o.o. jest jedynym dystrybutorem rozwiązania dla „Systemu do zarządzania aktami notarialnymi”, nie udostępnia kodów źródłowych do aplikacji oraz nie przekazuje autorskich praw majątkowych (oświadczenie wykonawcy w załączeniu).

Ciąg dalszy uzasadnienia znajduje się w INFORMACJACH DODATKOWYCH niniejszego ogłoszenia.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: COM-PAN SYSTEM sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 522-29-19-060

7.3.3) Ulica: Pęcicka 42

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 01-688

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-01-02

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 233915,27 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE