Warszawa: Organizacja Konferencji Agencji Płatniczych.
Numer ogłoszenia: 194136 - 2013; data zamieszczenia: 17.05.2013
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Agencja Rynku Rolnego, ul. Nowy Świat 6/12, 00-400 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 6617272, faks 22 661 73 79 , strona internetowa www.arr.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Agencja płatnicza.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja Konferencji Agencji Płatniczych..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi kompleksowej organizacji konferencji w terminie 9 - 11 czerwca 2013 roku, obejmującej: a) wynajem pokoi hotelowych dla Zamawiającego, b) obsługę rezerwacji pokoi hotelowych dokonywanych na potrzeby uczestników konferencji, c) wynajem sal konferencyjnych z wyposażeniem technicznym, d) obsługę techniczną konferencji, e) usługę gastronomiczną, f) zapewnienie miejsc parkingowych przy hotelu..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.00.00.00 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  W zwiazku z wnioskiem WDU_P1_f1 ne ewid. BA 256/13, dotyczącym organizacji 12. Konferencja Agencji Płatniczych Państw Bałtyckich i Polski (kopia w załączeniu) uprzejmie proszę o wyrażenie zgody na zmianę trybu realizacji postępowania o udzielenie zamówienia na tryb wyboru wykonawcy z wolnej ręki. Powyższe uzasadniam tym, że wniosek sporządzony został w końcu kwietnia br., kiedy to realizacja postępowania przetargowego wydawała się realna. Był to równocześnie możliwie najwcześniejszy termin realizacji wniosku, wobec faktu, że dopiero w końcu marca 2013r. zakończona została procedura ustaleń z ARiMR podziału zadań, związanych z organizacją przedmiotowej Konferencji. Jednakże procedura uzgadniania uczestnictwa z przedstawicielami zagranicznych agencji płatniczych zakończyła się, z przyczyn leżących po stronie tych agencji, dopiero w dniu 10 maja br. Jednocześnie, ze względu na procedury wewnętrzne obowiązujące w agencjach, nawet obecnie nie ma możliwości ustalenia ostatecznej liczby uczestników konferencji. Przewiduje się, że lista taka będzie mogła zostać zamknięta w ostatnim tygodniu maja br. Mając na uwadze uwarunkowania organizacji tej konferencji, zasadne wydaje się odstąpienie od postępowania przetargowego w trybie nieograniczonym i wybór wykonawcy w trybie zamówienia z wolnej ręki. Uzasadniając ten tryb wyboru, należy wskazać, że podstawą prawną wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Usługi hotelarskie i restauracyjne należą do usług niepriorytetowych wymienionych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28.01.2010 r. (Dz.U. z 2010 r., Nr 12, poz. 68) wydanego na podstawie art. 2a Pzp, oznaczone numerem kategorii 17-27. W świetle art. 5 ust. 1a ustawy Pzp, do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są w/w usługi o charakterze nie priorytetowym, można zastosować również tryb zamówienia z wolnej ręki, nawet wówczas, gdy nie występują przesłanki wyboru tego trybu opisane w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp oraz jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować, co najmniej jedną z następujących okoliczności: 1) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; 2) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; . 3) poniesieniem straty w mieniu publicznym; 4) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Konferencja Agencji Płatniczych Państw Bałtyckich i Polski to spotkanie na wysokim szczeblu dla przedstawicieli zagranicznych agencji płatniczych. Wskazane wyżej okoliczności uniemożliwiają terminową realizację tego zadania w przypadku zastosowania trybu przetargowego. Rozpoznanie rynku hotelowo-konferencyjnego we Wrocławiu, w tym sprawdzenie dostępności hoteli w dn. 9-11 czerwca 2013r. wykazało bowiem, że jedynym obiektem hotelowo-konferencyjnym dostępnym we wskazanym terminie, który spełnia podstawowe wymogi logistyczne organizacji przedmiotowego spotkania jest Art Hotel położony przy ul. Kiełbaśniczej 20 we Wrocławiu. Hotel ten gotów jest wstrzymać się z przyjmowaniem zamówień na pokoje niezbędne dla potrzeb konferencji maksymalnie do końca bieżącego tygodnia. Przeprowadzenie natomiast aktualnie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego mogłoby doprowadzić do braku jakiejkolwiek oferty, a tym samym do braku możliwości zorganizowania konferencji w zaplanowanym terminie.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Art Hotel, ul. Kiełbaśnicza 20, 50-110 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.