Zabrze: Świadczenie asysty technicznej i konserwacji oprogramowania Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO dla Urzędu Miejskiego w Zabrzu
Numer ogłoszenia: 16908 - 2016; data zamieszczenia: 25.01.2016
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Zabrze, ul. Powstańców Śląskich 5-7, 41-800 Zabrze, woj. śląskie, tel. 32 3733537, 2710011, faks 32 3733427, 2710818.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie asysty technicznej i konserwacji oprogramowania Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO dla Urzędu Miejskiego w Zabrzu.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Usługa asysty technicznej i konserwacji obejmuje: a) Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia Zamawiającego w formie Konsultacji telefonicznych (Hot-line) lub elektronicznych (za pomocą e-mail) dla Administratorów i Liderów Programu, b) Świadczenie usługi usuwania Błędów Programu zgłoszonych Wykonawcy przez Zamawiającego - na warunkach określonych w Załączniku nr 2 wzoru Umowy, c) Aktualizację Programu określoną w Załączniku nr 3 wzoru Umowy, wynikającą ze z konieczności dostosowania Programu do przepisów prawa powszechnie obowiązujących lub ze zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązujących lub z wejścia w życie nowych przepisów prawa powszechnie obowiązujących Zamawiającego, d) Dostarczanie w formie elektronicznej Zamawiającemu kolejnych wersji Programu lub jego Podsystemów i związanej z nimi Dokumentacji. Zamawiający będzie uprawniony do zainstalowania kolejnej wersji Programu lub jego Podsystemu w ramach licencji niewyłącznych udzielonych Zamawiającemu na podstawie odrębnych umów, e) Wykonanie na wniosek Zamawiającego usług konserwacji na warunkach określonych w Załączniku nr 6 wzoru Umowy, f) Przekazywanie na wniosek Zamawiającego opisu czynności, jakie Wykonawca wykonał w procesie testowania Poprawek do Programu w sposób i w okolicznościach określonych w Załączniku nr 2 wzoru Umowy (pkt. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.), g) Udostępnianie lub przekazanie oraz aktualizowanie Dokumentacji Programu w terminach, w zakresie i na warunkach określonych we wzorze Umowy, h) Aktualizację Programu w zakresie i w terminie wspólnie ustalonym przez Strony tak, by pracowały one prawidłowo na nowych, pojawiających się systemach operacyjnych firmy Microsoft, serwerach bazy danych, przeglądarkach (Internet Explorer, Firefox, Chrome) oraz innych komponentach programowych niezbędnych do funkcjonowania Programów (przeglądarki internetowe, Java, itp.) z wyjątkiem elementów uzgodnionych przez Strony na piśmie, i) Jedną, maksymalnie dwudniową wizytę w siedzibie Zamawiającego pracownika Wykonawcy specjalizującego się w administrowaniu Programu, w przypadku gdy niemożliwe będzie zdalne udzielenie pomocy w zakresie wystąpienia krytycznych bądź wydajnościowych problemów z Podsystemami Programu. Wizyta w siedzibie Zamawiającego nie może służyć wykonaniu prac polegających na: migracji danych; migracji bazy/baz danych, defragmentacji bazy danych; przeprowadzeniu importów danych, j) Obecność pracownika lub zespołu pracowników ze strony Wykonawcy podczas produkcyjnego uruchamiania Nowych Wersji Podsystemów. Maksymalny czas, w którym Zamawiający wymaga obecności pracowników Wykonawcy wynosi trzy dni robocze. k) W przypadku poinformowania przez Wykonawcę o zaprzestaniu rozwijania i wspierania poszczególnych Podsystemów lub porzucania ich na rzecz Nowych wersji - wykonywanie całego zakresu usług wynikającego ze wzoru Umowy dla dotychczasowej wersji podsystemu do czasu wygaśnięcia umowy lub do momentu podjęcia decyzji przez Zamawiającego o przejściu na Nową Wersję Podsystemu. l) W przypadku przejścia przez Zamawiającego na Nową Wersję Podsystemu, będącą kontynuacją, rozwinięciem lub agregacją funkcjonalności posiadanych przez Zamawiającego, przekazywana jest ona Zamawiającemu nieodpłatnie. m) Optymalizację procedur przetwarzania i struktur danych w celu poprawy wydajności Programu, n) Poprawianie błędnych zapisów w danych powstałych w wyniku zgłoszonych Błędów. Usługa asysty technicznej i konserwacji nie obejmuje jakichkolwiek nieprawidłowości działania Programu w przypadku: a) użytkowania przez Zamawiającego nieuzgodnionych przez Strony wersji systemów operacyjnych, baz danych lub oprogramowania aplikacyjnego. Uzgodnione przez Strony zasoby sprzętowe i wersje systemów operacyjnych Zamawiającego zawiera Załącznik nr 10 wzoru Umowy. Zamawiający w okresie trwania Umowy będzie każdorazowo pisemnie informował Wykonawcę o zamiarze wprowadzenia nowych systemów operacyjnych lub oprogramowania aplikacyjnego. W przypadku, gdy Wykonawca w terminie 5 Dni roboczych licząc od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgłosi pisemnych zastrzeżeń, uważa się, iż akceptuje wprowadzenie nowych wersji systemów operacyjnych lub oprogramowania aplikacyjnego. Zastrzeżenia pod rygorem nieważności muszą zawierać szczegółowe uzasadnienie, b) modyfikacji Programu wprowadzonych przez Zamawiającego lub osobę trzecią bez zgody Wykonawcy lub Producenta, c) działania Siły Wyższej. Usługa asysty technicznej i konserwacji, o której mowa w ust. 1 świadczona jest w dni robocze w godzinach roboczych. W przypadku potrzeby lub konieczności świadczenia przez Wykonawcę usług wynikających ze wzoru Umowy w Dni robocze poza Godzinami roboczymi lub w dni wolne od pracy, Wykonawca każdorazowo poinformuje o tym fakcie Zamawiającego za pośrednictwem przyjętych Kanałów komunikacji, przy czym Wykonawca zobowiązuje się przekazać przedmiotową informację z wyprzedzeniem co najmniej 2 dni roboczych. Strony wspólnie ustalą czas i termin możliwości świadczenia przez Wykonawcę usług wynikających ze wzoru Umowy w dni robocze poza Godzinami roboczymi lub w dni wolne od pracy. Zamawiający zapewni w ustalonym przez Strony terminie i przez ustalony przez Strony czas zdalny dostęp do Programu zainstalowanego w infrastrukturze teleinformatycznej Zamawiającego na warunkach określonych we wzorze Umowy lub jeżeli okaże się to konieczne zapewni obecność w tym czasie swojego pracownika, w szczególności, gdy rodzaj wykonywanych usług będzie tego wymagał. Przekazanie przez Wykonawcę informacji o planowanych pracach w Programie lub Podsystemie następuje w dni robocze w godzinach roboczych z wykorzystaniem określonych we wzorze umowy kanałów komunikacji..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.26.70.00 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania 72.26.00.00 - Usługi w zakresie oprogramowania 72.26.10.00 - Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania 72.26.60.00 - Usługi doradcze w zakresie oprogramowania 72.30.00.00 - Usługi w zakresie danych .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 30.12.2015.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Zakład Usług Informatycznych OTAGO Sp. z o.o., ul. Heweliusza 11, 80-890 GdańsK, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 672429,96 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 835918,74

• Oferta z najniższą ceną: 835918,74 / Oferta z najwyższą ceną: 835918,74

• Waluta: PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zintegrowany System Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO został zakupiony przez Urząd Miejski w Zabrzu w 1998 r. po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu dwustopniowego. Przedmiotowy System rozwijany i aktualizowany w następnych latach przez Zakład Usług Informatycznych OTAGO Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, będącą jednostką autorską, posiadającą wyłączne prawa do tego systemu, jest obecnie podstawowym systemem wspomagania zarządzania miastem Zabrze. Będąca przedmiotem niniejszego zamówienia usługa asysty technicznej i konserwacji oprogramowania Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO dla Urzędu Miejskiego w Zabrzu obejmuje swym zakresem: - Udzielanie odpowiedzi na zapytania Zamawiającego oraz pomoc i doradztwo w pełnym zakresie dotyczącym Programu w formie konsultacji telefonicznych (Hot-line) dla Administratorów i Liderów Programu i administratora bazy danych Oracle, - Świadczenie usług serwisowych polegających na usuwaniu wszelkich Błędów Programu zgłoszonych Wykonawcy przez Zamawiającego, - Pomoc w formie konsultacji w usuwaniu we współpracy z Administratorem Programu nieprawidłowości i zakłóceń działania Programu wynikających z instalacji sprzętu lub oprogramowania oraz pomoc dla Administratorów w administrowaniu Programem. - Aktualizację Programu wynikającą ze zmiany/wejścia w życie nowych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz prawnych uregulowań dotyczących Zamawiającego lub, do których Zamawiający się stosuje lub uregulowań wewnętrznych Zamawiającego (tj. Zarządzenie Prezydenta Miasta, Uchwała Rady Miasta). - Dostarczanie Zamawiającemu kolejnych wersji Programu lub jego Podsystemów i związanej z nimi Dokumentacji oraz przekazanie Zamawiającemu jednej kopii instalacji wraz z opisem na nośniku komputerowym, a także zainstalowanie Programu na życzenie Zamawiającego. - Udzielenie Zamawiającemu praw do użytkowania powyższych. - Wykonanie na żądanie Zamawiającego usług konserwacji Programu oraz baz danych Programu, - Przekazywanie na żądanie Zamawiającego wyników testowania tj. Scenariuszy Testowych do wykonanych w ramach Umowy Poprawek do Programu i Modyfikacji. - Udostępnianie lub przekazanie oraz aktualizowanie Dokumentacji Programu w terminach, w zakresie i na warunkach określonych w Umowie. - Aktualizację Programu tak, by pracowały one prawidłowo na nowych, pojawiających się systemach operacyjnych firmy Microsoft, serwerach bazy danych, przeglądarkach (Internet Explorer, Firefox, Chrome) oraz innych komponentach programowych niezbędnych do funkcjonowania Programów (przeglądarki internetowe, Java, itp.) z wyjątkiem elementów uzgodnionych przez strony na piśmie. - Jedną, maksymalnie dwu dniową wizytę w siedzibie Zamawiającego pracownika Wykonawcy specjalizującego się w administrowaniu Systemem OTAGO, w przypadku gdy niemożliwe będzie zdalne udzielnie pomocy w zakresie wystąpienia krytycznych bądź wydajnościowych problemów z Programem. - Optymalizację procedur przetwarzania i struktur danych w celu zapewnienia wszystkich gwarantowanych przez Wykonawcę parametrów wydajnościowych Programu. Usuwanie błędów w bazie danych powstałych z powodu nieprawidłowego działania Programu. Biorąc pod uwagę zakres powyższego świadczenia usługi asysty technicznej i konserwacji oprogramowania, występuje konieczność dokonywania zmian i poprawek w zintegrowanych programach Systemu OTAGO z różnych powodów (usuwanie błędów wykrytych w trakcie eksploatacji, aktualizacje programów wynikające ze zmiany przepisów prawnych), przy czym konieczność dokonania zmiany w jednym tylko programie pociąga za sobą konieczność dokonania zmian w innych programach czy też strukturze bazy danych z uwagi na zintegrowanie całości oprogramowania. Wykonanie tych usług wymaga dysponowania nie tylko odpowiednim zasobem ludzkim, ale faktycznym i prawnym dostępem do kodów źródłowych programów Systemu OTAGO oraz struktury bazy danych. Taki dostęp posiada tylko właściciel odpowiednich praw wynikających z odrębnych przepisów. Zakład Usług Informatycznych OTAGO Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Heweliusza 11 jest aktualnie wyłącznym właścicielem praw autorskich programów Systemu OTAGO, wdrożonych i eksploatowanych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu, a zatem jedynie ZUI OTAGO Sp. z o.o. może świadczyć przedmiotowe usługi asysty technicznej i konserwacji systemu, gdyż jedynie wskazany wykonawca dysponuje faktycznymi i prawnymi zasobami dla należytego wykonania zamówienia. Powyższe okoliczności faktyczne i prawne odnoszące się do przedmiotowego zamówienia, uzasadniają wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o nazwie Świadczenie asysty technicznej i konserwacji oprogramowania Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO dla Urzędu Miejskiego w Zabrzu, w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66 w związku z art.67 ust.1 pkt.1 lit. b Pzp, tj. z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów.