Warszawa: OBSŁUGA W ZAKRESIE REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC HOTELOWYCH NA POTRZEBY PROJEKTU - POLSKA GWIAZDA ŚWIATOWEGO KINA POLA NEGRI (MANIA) - TOURNEE NIEMIEGO FILMU Z MUZYKĄ NA ŻYWO
Numer ogłoszenia: 120418 - 2011; data zamieszczenia: 19.05.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Filmoteka Narodowa , ul. Puławska 61, 00-975 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 8455074, faks 022 540 83 33.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.fn.org.pl
• Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów: nie dotyczy

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: OBSŁUGA W ZAKRESIE REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC HOTELOWYCH NA POTRZEBY PROJEKTU - POLSKA GWIAZDA ŚWIATOWEGO KINA POLA NEGRI (MANIA) - TOURNEE NIEMIEGO FILMU Z MUZYKĄ NA ŻYWO.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży pobytów z noclegami i śniadaniami w hotelach na terenie 5 zagranicznych miast. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług hotelarskich dla koordynatorów projektu Filmoteki Narodowej, który uzyskał dofinansowanie w ramach programu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Polska Prezydencja 2011 - Promesa. Projekt przewiduje m. in. organizację wyjazdów roboczych koordynatorów projektu do 5 zagranicznych miast, w których mają odbyć się pokazy filmu z orkiestrą na żywo. Usługa dotyczy, w szczególności rezerwacji pobytów, samych pobytów wraz ze śniadaniami w następujących miastach: a) Berlin b) Kijów c) Londyn d) Madryt e) Paryż. Pobyty będą realizowane w terminie od czerwca 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. zgodnie z poniższym harmonogramem: Wyjazdy czerwiec-wrzesień: Kijów - 1 osoba - 1 wyjazd- 4 dni, Londyn - 1 osoba - 1 wyjazd - 4 dni, Madryt - 1 osoba - 1 wyjazd - 4 dni, Berlin - 1 osoba - 1 wyjazd - 4 dni, Paryż - 1 osoba - 1 wyjazd - 4 dni, wyjazdy wrzesień-grudzień: Kijów - 1 osoba - 1 wyjazd - 7-10 dni, Londyn - 1 osoba - 1 wyjazd - 7-10 dni, Madryt - 1 osoba - 1 wyjazd - 7-10 dni, Berlin - 1 osoba - 1 wyjazd - 7-10 dni, Paryż - 1 osoba - 2 wyjazdy - 7-10 dni, wyjazdy wrzesień-grudzień: Kijów - 2 osoby - 1 wyjazd - 4 dni, Londyn - 3 osoby - 1 wyjazd - 4 dni, Madryt - 3 osoby - 1 wyjazd - 4 dni, Berlin - 3 osoby - 1 wyjazd - 4 dni, Paryż - 2 osoby - 1 wyjazd - 4 dni, wyjazdy wrzesień-grudzień: Berlin - 2 osoby - 1 wyjazd - 4 dni. Podane wartości są wartościami przewidywanymi i mogą ulec zmianie w czasie obowiązywania umowy tj. pobyt w hotelu może ulec skróceniu, pobyt może zostać odwołany lub zmniejszona może zostać liczba osób uczestniczących w wyjeździe. Wykonawcy nie będą przysługiwać wobec Zamawiającego roszczenia odszkodowawcze z tytułu rezerwacji mniejszej ilości miejsc hotelowych niż oszacowane. Wyjazdy robocze odbędą się do następujących miast: Berlin, Kijów, Londyn, Madryt, Paryż. Wyjazdy są planowane w ciągu dni roboczych i w weekendy. Wymagania Zamawiającego: 1) Hotele we wszystkich 5 miastach muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe tj. odpowiadać międzynarodowym (w tym unijnym) normom w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach co najmniej trzygwiazdkowych. 2) W cenie noclegu winno być uwzględnione śniadanie. 3) Lokalizacja hoteli powinna być w bliskiej odległości od miejsca pokazów filmu (w tej samej dzielnicy) w odległości do 10 km (jeżeli nie istnieją hotele w takiej odległości spełniające standardy podane w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający dopuszcza położenie hotelu powyżej 10 km). Lokalizacja pokazów (Miasto-kraj pokazu - Miejsce pokazu/nazwa kina): Berlin - Teatr-Kino Volksbuhne Kijów - Kino Kyjiv Londyn - Barbican Center Madryt - Cine Dore Paryż Kino - Le Balzac Zamawiający zastrzega sobie zmianę miejsca pokazów (zmiana miejsca może być spowodowana różnymi czynnikami, których Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć na tym etapie postępowania). 4) Zapewniony musi zostać bezpłatny dostęp do Internetu w hotelach. 5) Ulokowanie koordynatorów w pokojach jednoosobowych. 6) Dokonanie rezerwacji miejsc w danym hotelu nastąpi dopiero po pisemnym potwierdzeniu i zaakceptowaniu hotelu przez Zamawiającego. 7) Wykonawca po podpisaniu umowy sporządzi wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia z podaniem danych teleadresowych (w celach późniejszego kontaktu z tymi osobami). Wykaz będzie wiążący dla stron. 8) Zamawiający oczekuje od Wykonawcy profesjonalizmu, wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi. Zakres zamówienia obejmuje stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego: - wyszukiwanie ofert hoteli, - dokonywanie rezerwacji noclegów hotelowych w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym wraz z dokonywaniem opłat za rezerwacje, - pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywaniu opłat, a w szczególności wnoszenie opłat za wynajem miejsc w hotelach, zgodnie z rezerwacjami Zamawiającego, - pośredniczenie w odwoływaniu rezerwacji, zwrotach opłat, - posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego linii telefonicznej czynnej w godzinach od 7.00 do 20.00, umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura, - przydzielenie osoby współpracującej z Zamawiającym (tzw. opiekuna) w zakresie objętym niniejszym zmówieniem. Ceny podane przez Wykonawców w ofertach nie ulegną zmianie w trakcie obowiązywania umowy.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający przewiduje udzielania zamówień uzupełniających w wysokości do 10% wartości zamówienia podstawowego. Zamawiający udzieli zamówień uzupełniających w przypadku konieczności przedłużenia pobytu koordynatorów na miejscu projekcji pokazów filmowych lub konieczności przeprowadzenia dodatkowych konsultacji wynikających z dopracowania artystycznej i organizacyjnej strony pokazów.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.12.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • 1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2) Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń. Ocena spełnienia wyżej określonych warunków odbędzie się wg formuły: spełnia - nie spełnia. Nie spełnienie chociażby jednego warunku udziału w postępowaniu skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Dokumenty wymagane przez Zamawiającego mogą zostać dostarczone w oryginale lub kserokopii poświadczonej przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem. 3) Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy złożą oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykażą, iż: a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia polegającemu na rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych o wartości, co najmniej 50 000 PLN brutto każda (tj. zrealizowali co najmniej 2 umowy dot. rezerwacji miejsc hotelowych zagranicą). Kwota 50 000 zł musi dotyczyć jednego zamówienia tj. musi wynikać z jednostkowej umowy. b) posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie mniejszą niż 100 000 zł. 4) Wykonawca jest zobowiązany wykazać odpowiednio, nie później niż na dzień składania ofert, spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 PZP - lista dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia z postępowania zawarta została w sekcji III.4.2 ogłoszenia. 5) Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy złożą oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykażą, iż: - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia polegającemu na rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych o wartości, co najmniej 50 000 PLN brutto każda (tj. zrealizowali co najmniej 2 umowy dot. rezerwacji miejsc hotelowych zagranicą). Kwota 50 000 zł musi dotyczyć jednego zamówienia tj. musi wynikać z jednostkowej umowy.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy złożą oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykażą, iż: - posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie mniejszą niż 100 000 zł.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zgodnie z przepisem art. 144 ustawy Pzp przewiduje zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w poniższym zakresie: - zmiany stawki VAT i zmiany ceny jednostkowej brutto, w przypadku wprowadzenia nowych uregulowań prawa powszechnie obowiązującego , które wymagałyby takich zmian. Zmiany te następują z mocy prawa i obowiązują od dnia wejścia w życie odpowiednich przepisów. - zmiany osób podanych do kontaktu w przypadku zmian personalnych u Zamawiającego bądź Wykonawcy, - zmiany numerów telefonów, faksów oraz adresów e-mail podanych w umowie w przypadku jeśli strony umowy zmienią dane teleadresowe, - zmiany terminów, w których będą realizowane usługi (przesuniecie w terminie poszczególnych wyjazdów) o ile będzie to wynikać z konieczności przesunięcia poszczególnych pokazów w konkretnych miastach.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://www.fn.org.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Filmoteka Narodowa, ul. Puławska 61, 00-975 Warszawa Sekretariat, pokój 101, I-piętro. Sekretariat Zamawiającego pracuje w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 9-16.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 27.05.2011 godzina 10:00, miejsce: Filmoteka Narodowa, ul. Puławska 61, 00-975 Warszawa Sekretariat, pokój 101, I-piętro. Sekretariat Zamawiającego pracuje w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 9-16.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt Filmoteki Narodowej, który uzyskał dofinansowanie w ramach programu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Polska Prezydencja 2011 - Promesa.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie