Warszawa: Organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, realizowanego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej.
Numer ogłoszenia: 114970 - 2014; data zamieszczenia: 04.04.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 32848 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 3349800, 3349966, faks 22 3349999.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, realizowanego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, zwanego dalej Forum, w tym: 1. Opracowanie części merytorycznej programu Forum, tj. przygotowanie planu 3 sesji plenarnych wraz z: propozycją godzin trwania, nazw i tez tematycznych na takim poziomie szczegółowości, aby Zamawiający mógł bez wątpliwości ocenić zawartość merytoryczną planu, wg kryteriów określonych w SIWZ, a także propozycjami prelegentów, których personalia zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego wg kryteriów określonych w SIWZ, którzy to prelegenci zostaną następnie zaproszeni przez Wykonawcę do uczestnictwa w sesjach. Wykonawca pokryje ewentualne koszty ich wynagrodzeń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia własnych propozycji personalnych. 2. Zapewnienie udziału maksymalnie dwóch polityków/ ekonomistów/ przedsiębiorców/ naukowców o międzynarodowej renomie, których personalia zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego wg kryteriów określonych w SIWZ, w celu wygłoszenia wykładu/ uczestnictwa w debacie - czas trwania ok. 1 godziny, w ciągu jednego dnia. Wykonawca pokrywa koszty ich ewentualnych przelotów i/lub przejazdów na miejsce Forum, zakwaterowania w Kielcach oraz koszty ich ewentualnych wynagrodzeń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia własnych propozycji personalnych. 3. Zapewnienie udziału w Forum minimum 20 a maksymalnie 40 przedsiębiorców z zagranicy, których we własnym zakresie zaprosi i pokryje koszty uczestnictwa Zamawiający (przeloty, zakwaterowanie, transfery lokalne). Wykonawca pokryje koszty uczestnictwa w Forum takie jak: catering, materiały konferencyjne, uczestnictwo w wydarzeniach towarzyszących (np. uroczysta kolacja), uczestnictwo w sesjach b2b. 4. Zapewnienie udziału i opłacenie wszelkich kosztów związanych z udziałem w Forum (z zakwaterowaniem włącznie) oraz w spotkaniach b2b 40 przedsiębiorców z Polski, w tym: - wyszukanie, dobór i zaproszenie partnerów biznesowych - organizacja i moderowanie sesji b2b - przygotowanie oraz wygłoszenie 4 praktycznych prezentacji nt. możliwości wejścia przez polskich przedsiębiorców na rynki USA, Azji, Afryki, Bliskiego Wschodu - z udziałem uznanych ekspertów - gości z zagranicy w zakresie każdego z rynków dla uczestników sesji b2b. 5. Administrowanie - zarezerwowaną oraz opłaconą przez Zamawiającego - salą konferencyjną na terenie Hotelu Binkowski w Kielcach, ul. Szczepaniaka 40, dla min. 250 osób w ustawieniu bankietowym i teatralnym wraz z nagłośnieniem, ekranem i komputerem oraz trzech sal seminaryjnych na cały czas trwania drugiego dnia Forum, czyli w dniu 4 czerwca od godziny 8.00 do godziny 18.00 6. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego podczas 2. Dnia Forum (polsko-angielsko-polskie), tj. co najmniej 1 tłumacza oraz sprzętu do tłumaczenia (kabina, słuchawki etc.). 7. Zapewnienie noclegów dla ok. 2/3 liczby uczestników Forum w Kielcach w hotelu Binkowski oraz ewentualnie w innych pobliskich hotelach o minimalnym standardzie 3 gwiazdek. 8. Zapewnienie transportu lokalnego (na terenie województwa świętokrzyskiego) podczas Forum dla wszystkich jego uczestników oraz transferów Warszawa-miejsce konferencji-Warszawa dla ok. 20 uczestników z zagranicy, w około 6 transferach. 9. Projekt, druk, kolportaż i follow-up zaproszeń dla min. 1000 osób wg listy przygotowanej przez Zamawiającego. 10. Organizacja wydarzenia typu incentive (przygotowanie programu, zapewnienie stosownej infrastruktury oraz obsługi wydarzenia) dla uczestników Forum w pierwszym dniu jego trwania, czyli 3 czerwca 2014. 11. Zapewnienie moderatora prowadzącego Forum (przez cały okres jego trwania), czyli drugiego dnia Forum. 12. Obsługa recepcyjna i ochroniarska Forum. 13. Zapewnienie cateringu oraz jego obsługi dla ok. 250 osób w trakcie trwania 2 dni Forum - w tym uroczystej kolacji 1. dnia Forum, w Skansenie Tokarnia na terenie Kielc lub miejscu równoważnym (opłacenie sali/restauracji, zapewnienie cateringu i jego obsługi). 14. Organizacja koncertu lub innego wydarzenia artystycznego podczas uroczystej kolacji 1. dnia Forum wraz z konferansjerem. 15. Przygotowanie ok. 250 szt. upominków okolicznościowych dla wszystkich uczestników Forum. 16. Stworzenie oraz utrzymanie elektronicznej platformy rejestracyjnej dla uczestników Forum wraz z modułem do matchmakingu, w której zalogowanie się będzie warunkiem koniecznym do rejestracji jako uczestnik Forum. 17. Stworzenie, utrzymanie oraz administrowanie treścią strony WWW dedykowanej Forum. 18. Rejestracja gości drugiego dnia Forum przy pomocy elektronicznej bramki. 19. Zapewnienie patronatu medialnego Forum oraz nagłośnienie wydarzenia w mediach przed jego rozpoczęciem. 20. Przygotowanie i druk materiałów informacyjno-promocyjnych nt. Forum, w tym opis sylwetek prelegentów, program Forum etc. 21. Stworzenie i rozesłanie dwóch newsletterów informacyjnych nt. Forum. 2. Forum jest organizowane i finansowane w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja. 3. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 79.95.00.00-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79.95.10.00-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 79.95.20.00-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez Szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia. 1. Wykonawca odpowiedzialny jest za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez Zamawiającego. 2. Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 4. Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, projekt pn. Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych. 7. Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wskazał w ofercie elementy zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00-8, 79.95.10.00-5, 79.95.20.00-2.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg ograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Forum jest organizowane i finansowane w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 31.03.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 2.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• GRUPA TRIP Sp. z o.o. S.K.A., ul. Tetmajera 35 lok. 14, 34-500 Zakopane, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 325000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 408042,00

• Oferta z najniższą ceną: 312297,00 / Oferta z najwyższą ceną: 408042,00

• Waluta: PLN.