Bydgoszcz: Organizacja oraz przeprowadzenie uroczystej konferencji otwarcia inwestycji realizowanej w ramach projektu pn. Budowa Bydgoskiego Centrum Targowo - Wystawienniczego w Bydgoszczy
Numer ogłoszenia: 110237 - 2015; data zamieszczenia: 24.07.2015
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Bydgoski Park Przemysłowo-Technologiczny sp. z o. o. , ul. Bogdana Raczkowskiego 11, 85-862 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 52 365 33 10.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja oraz przeprowadzenie uroczystej konferencji otwarcia inwestycji realizowanej w ramach projektu pn. Budowa Bydgoskiego Centrum Targowo - Wystawienniczego w Bydgoszczy.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Do zadań Wykonawcy należy w szczególności: a) Opracowanie scenariusza wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego. b) Przygotowanie i przeprowadzanie wszystkich wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniu 24.09.2015: zorganizowanie konferencji prasowej dla przedstawicieli mediów lokalnych i ogólnopolskich oraz zaproszenia na konferencję prasową Gości Specjalnych (VIP), przygotowanie materiałów i gadżetów reklamowych, zaprezentowanie przez Moderatora wybranych powierzchni części wystawienniczej i konferencyjnej Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego, zaprezentowanie wystawy tematycznej, poczęstunek w formie bufetu kawowego dla gości VIP oraz przedstawicieli mediów. c) Przygotowanie i przeprowadzenie wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniu 25.09.2015 r.: (Gala Wieczorna): koordynowanie wszystkich występów artystycznych z udziałem artystów zaangażowanych przez Zamawiającego, przygotowanie i emisja animacji komputerowej 3D dot. Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego, zorganizowanie ceremoniału gastronomicznego podczas Gali Wieczornej, zorganizowanie uroczystej prezentacji deseru oraz zorganizowanie pokazu sztuki barmańskiej. d) Zaprojektowanie przestrzeni Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego wraz z instalacją elementów technicznych: Wykonawca odpowiedzialny jest za zaprojektowanie i wykonanie aranżacji nawiązującej do reprezentacyjnego i uroczystego charakteru wydarzenia wskazanych pomieszczeń Bydgoskiego Centrum Targowo - Wystawienniczego. Zamawiający wymaga aranżacji i dekoracji: wejścia, holu, ciągów komunikacyjnych, lobby, sali konferencyjnej na potrzeby konferencji prasowej oraz powierzchni targowo - wystawienniczej. Na aranżację składa się ponadto przygotowanie techniczne obiektu. Zamawiający wymaga m.in. kompleksowej aranżacji audytorium wraz z budową sceny i oprawą techniczną, foyer/strefy wejścia, powierzchni cateringowej i in. e) Przygotowanie prezentacji multimedialnej. f) Przygotowanie, druk oraz wysyłka zaproszeń. Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie, druk i konfekcjonowanie zaproszeń imiennych oraz kopert wraz z personalizacją na podstawie bazy adresowej dostarczonej przez Zamawiającego. Wykonawca dochowa najwyższej możliwej staranności i odpowiada za zapewnienie jak najwyższej frekwencji podczas wszystkich wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego. g) Opracowanie narzędzia informatycznego do elektronicznej rejestracji uczestników oraz rejestracja uczestników w dniu 25.09.2015 r. Wykonawca przygotuje propozycję narzędzia informatycznego do elektronicznej rejestracji on-line z możliwością przypominania zarejestrowanym gościom o wydarzeniu. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek wdrożenia tego cyfrowego rozwiązania i jego kompleksowa obsługa. h) Obsługa fotograficzna i filmowa wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniach 24-25.09.2015 r. i) Koordynacja obsługi wydarzeń związanych z konferencją otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w dniach 24-25.09.2015 r. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie zespołu osób koordynujących wszystkie wydarzenia i występy artystyczne przewidziane w ramach konferencji otwarcia Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego ze szczególnym uwzględnieniem udziału artystów zaangażowanych przez Zamawiającego. j) Zapewnienie miejsc parkingowych, serwisu sprzątającego, ochrony. k) Ubezpieczenie wydarzenia. l) Zapewnienie usługi cateringowej podczas Gali Wieczornej.

II.1.5)

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.11.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: 17 000 zł (siedemnaście tysięcy)

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający stwierdzi, iż Wykonawca spełnił ten warunek jeśli wykaże on, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych - że wykonuje) co najmniej dwie usługi/dostawy polegające na organizacji konferencji lub bankietu dla min. 1500 osób każda/każdy lub o wartości wynagrodzenia min. 500 000 zł netto każda/każdy.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający stwierdzi, że Wykonawca spełnił ten warunek, jeżeli wykaże on, iż znajduje w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, tj.: posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 300.000,00 zł (trzysta tysięcy złotych).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3.2)

• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 -11 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Jeżeli w kraju zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa pkt III.4.3), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 90
• 2 - liczba koordynatorów/wolontariuszy - 10

IV.2.2)

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Umowa może ulec zmianie w przypadku: a) zmian na korzyść Zamawiającego, b) w zakresie terminu wykonania w przypadku wystąpienia siły wyższej lub przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.bpp.bydgoszcz.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: www.bip.bpp.bydgoszcz.pl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 03.08.2015 godzina 09:00, miejsce: siedziba zamawiającego, ul. Raczkowskiego 11, 85-862 Bydgoszcz.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zakres zamówienia podzielony został na poszczególne zadania finansowane wyłącznie ze środków własnych Bydgoskiego Parku Przemysłowo Technologicznego oraz zadania współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2007-2013 oraz ze środków budżetu Państwa w ramach projektu pn. Budowa Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w Bydgoszczy. Zadania współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu pn. Budowa Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego w Bydgoszczy obejmują: wykonanie i instalację wystawy tematycznej na terenie obiektu Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego zgodnie z ust. 3.3. Opisu Przedmiotu Zamówienia, przygotowanie i emisję animacji komputerowej 3D dot. Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego zgodnie z ust. 4.2. Opisu Przedmiotu Zamówienia, instalację sprzętu technicznego (oświetlenie, nagłośnienie, multimedia, budowa sceny) oraz stałą obsługę techniczną zgodnie z ust. 5.1 i 5.2.1.a Opisu Przedmiotu Zamówienia, dostarczenie ok. 250 szt. dziesięcioosobowych stołów oraz ok. 2 500 szt. krzeseł.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie