Warszawa: Kompleksowa obsługa konferencji 40th International School & Conference on the Physics of Semiconductors Jaszowiec 2011
Numer ogłoszenia: 105267 - 2011; data zamieszczenia: 04.04.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 27292 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk, al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 8436601 w. 3535, faks 022 8430926.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytut naukowo-badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa obsługa konferencji 40th International School & Conference on the Physics of Semiconductors Jaszowiec 2011.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Kompleksowa obsługa konferencji 40th International School & Conference on the Physics of Semiconductors Jaszowiec 2011, w szczególności: - usługi hotelarskie - usługi restauracyjne; - wynajem sali wykładowej z obsługą.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 21.03.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Hotel MOTYL Sp. z o.o., ul. Leśna 1, 33-380 Krynica-Zdrój, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 244634,80 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 300900,80

• Oferta z najniższą ceną: 300900,80 / Oferta z najwyższą ceną: 300900,80

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Organizacja 40th Jaszowiec International School & Conference on the Physics of Semiconductors przysparza pewne problemy. Głównym jest oczywisty brak możliwości opisania przedmiotu zamówienia. Kompleksowa obsługa konferencji, czyli usługi hotelarskie i restauracyjne, związane z konferencją to praktycznie 100% kosztów ponoszonych przez Instytut. Informacja o faktycznym zapotrzebowaniu na w/w usługi nie jest znana organizatorom do momentu otrzymania wpłat od uczestników. Biorąc pod uwagę okres, w którym Instytut otrzymuje tzw. conference fee, dane potrzebne do jednoznacznego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia, w trybie Art. 29 ust. 1 Ustawy PZP, klarują się na około 7 dni przed planowym terminem konferencji. W tym czasie nie ma fizycznej możliwości zorganizowania postępowania konkurencyjnego, biorąc pod uwagę terminy samych odwołań. Mogło by to spowodować, iż impreza nie odbyłaby się ze względów proceduralnych, abstrahując od tego, czy udałoby się znaleźć Wykonawcę w Krynicy-Zdrój, który podjąłby się wykonania zamówienia i dysponowałby wolnymi pokojami w ilości i konfiguracji potrzebnej organizatorom. Opisanie w SIWZ: przewidywana ilość uczestników 150-250, jest niejednoznaczne i co więcej jako takie nieuczciwe w rozumieniu przepisu Art. 7 Ustawy PZP. Zupełnie inaczej kalkuluje się ofertę dla 150 osób, a inaczej dla 250. Dodatkowo, jakie wymagania należałoby postawić Wykonawcy, czy dysponowaniem 150 wolnymi łóżkami, czy może 250? Z uwagi na powyższe jedynym sposobem na przeprowadzenie postępowania na kompleksową obsługę konferencji 40th Jaszowiec International School & Conference on the Physics of Semiconductors, czyli usługi hotelarskie i restauracyjne, jest tryb przewidziany w Art. 67 ust. 1 (zamówienie z wolnej ręki) w związku z Art. 5 ust. 1a pkt. 4 (zastosowanie innego trybu niż z wolnej ręki uniemożliwiałoby terminową realizację zadań)