Mikołów: Świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu
Numer ogłoszenia: 80989 - 2013; data zamieszczenia: 17.05.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce , ul. Sosnowa 5, 43-190 Mikołów, woj. śląskie, tel. 32 779 76 02.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://radaogrodowbotanicznych.wordpress.com/

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Stowarzyszenie.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu. Do głównych zadań koordynatora finansowo-technicznego projektu będzie należało: Dbałość o prawidłową i terminową realizację projektu, w szczególności nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie, w tym budżetem, harmonogramem i zawartą umową o dofinansowanie; Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; Przygotowanie niezbędnych materiałów i analiz; Terminowe sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; Przygotowanie i realizację zamówień publicznych w oparciu PZP; Przygotowywanie, koordynacja i archiwizacja korespondencji związanej z projektem; Wdrożenie oraz nadzór nad stosowaniem przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami zaangażowanymi w realizację projektu; Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu. Obecność podczas kontroli projektu. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: Udzielania porad Zamawiającemu we wszelkich kwestiach związanych z realizacją projektu w siedzibie Zamawiającego przez 10 godzin tygodniowo z zaznaczeniem, iż czas pełnienia dyżurów będzie uzależniony od rzeczywistych potrzeb w realizacji projektu (w szczególności w I kwartale realizacji projektu, a także w okresie sporządzania dokumentów rozliczeniowych okres ten może być znacznie wydłużony - do 20 godzin tygodniowo). Konsultacji dotyczących bieżącego nadzoru finansowo-technicznego projektu, dokonywanych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, a także do wykonywania czynności związanych z koordynacją projektu poza siedzibą Zamawiającego w zależności od bieżących potrzeb; Stałego kontaktu oraz konsultacji z księgowością projektu jak również z koordynatorem merytorycznym; Udziału we wskazanych przez Zamawiającego spotkaniach grupy zarządzającej oraz w innych spotkaniach, dotyczących realizacji projektu w siedzibach konsorcjantów (Polska Akademia Nauk Ogród Botaniczny - Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie (PAN OB-CZRB) (woj. mazowieckie), Ogród Botaniczny Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (OB UAM) (woj. wielkopolskie), Leśny Bank Genów Kostrzyca (LBG Kostrzyca) (woj. dolnośląskie), Śląski Ogród Botaniczny Związek Stowarzyszeń w Mikołowie (ŚOB) (woj. śląskie) oraz Ogród Botaniczny Uniwersytetu Marii Curie - Skłodowskiej w Lublinie (OB UMCS) (woj. lubelskie). Zamawiający gwarantuje informowanie o tych spotkaniach z wyprzedzeniem 1 tygodnia. Planuje się przeprowadzanie spotkań grupy zarządzającej raz na kwartał. Udziału w pracach dotyczących przygotowania oraz weryfikacji struktury organizacyjnej zespołu projektowego i procedur jego funkcjonowania; Udział w pracach dotyczących przygotowania, prowadzenia i zakończenia postępowań dotyczących przedmiotowego zamówienia; Udziału w pracach komisji przetargowych z głosem doradczym w celu zapewnienia zgodności podejmowanych przez nią czynności z założeniami projektu, umową o dofinansowanie projektu przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz innymi obowiązującymi w tym zakresie aktami prawnymi; Przygotowywania opisów faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, przedstawianych przez Wykonawców w związku z realizacją projektu; Monitorowania postępów finansowych realizacji projektu oraz informowania Prezesa ROBiA o konieczności wystąpienia z wnioskiem o płatność; Sporządzania kompletnej dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosków o płatność, a także ewentualne sporządzanie wniosków umożliwiających współfinansowanie 5% wkładu własnego projektu z innych źródeł; Monitorowania postępów rzeczowej realizacji projektu, dokonywanie w razie potrzeby aktualizacji harmonogramu realizacji projektu, informowanie Prezesa ROBiA o konieczności wnioskowania o dokonanie zmian w zakresie harmonogramu realizacji projektu; Udziału w spotkaniach roboczych z Wykonawcami zamówień związanych z realizacją projektu; Przygotowywania informacji związanych z ewaluacją projektu; Udziału w bieżących kontaktach grupy zarządzającej oraz Prezesa ROBiA z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej; Udziału w kontrolach realizacji projektu w siedzibie ROBiA i w siedzibach konsorcjantów zaangażowanych w realizację projektu; Przygotowywania wszelkich dokumentów oraz projektów dokumentów związanych z realizacją, rozliczaniem i kontrolą projektu; Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z ogłaszaniem i realizacją przetargów i zamówień wynikających z harmonogramu..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.11.00 - Usługi nadzoru nad projektem inne niż w zakresie robot budowlanych .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.03.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • wykształcenie wyższe ekonomiczne; wykonawca musi wykazać, poprzez załączenie do oferty dokumentów potwierdzających, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwie usługi polegające na koordynacji projektów krajowych - nieinwestycyjnych lub inwestycyjnych, których priorytetem była ochrona środowiska lub ochrona przyrody, o wartości co najmniej 1,5 mln zł każdy Doświadczenie powinno polegać na: nadzorowaniu prac związanych z realizacją projektu i ich jakością z zapewnieniem terminowej realizacji zadań wynikających z harmonogramu projektu; kierowaniu i zarządzaniu finansami projektu, w tym opracowywaniu dokumentacji finansowej, rozliczaniu projektu w tym sporządzaniu wniosków o płatność oraz przygotowywaniu sprawozdań i archiwizowaniu dokumentacji; Posiadanie umiejętności umożliwiających wykonywanie czynności takich jak: prowadzenie, monitoring oraz kontrola zadań wynikających z wniosku i harmonogramu projektu (z wyłączeniem pkt. 2, pkt. 3 oraz pkt. 22 harmonogramu rzeczowo-finansowego), zgłaszanie problemów związanych z ich bieżącą realizacją Zamawiającemu; niezwłocznego informowania Zamawiającego o jakichkolwiek okolicznościach wymagających zmian w projekcie, mogących mieć wpływ na prawidłową realizację oraz rozliczanie projektu; systematycznego kontrolowania postępów prac i uzyskanych efektów założonych w projekcie; obecności przy kontrolach związanych z realizacją projektu; Posiadanie umiejętności w zakresie kierowania, zarządzania finansami projektu i rozliczania projektu, w tym: nadzoru nad terminowym i zgodnym z budżetem projektu wydatkowaniem środków; nadzoru nad wewnętrznymi procedurami związanymi z rozliczaniem projektu; opracowywaniu i przygotowywaniu dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującą dokumentacją oraz z wytycznymi instytucji wdrażającej; definiowaniu wydatków, opisywaniu dokumentów finansowych (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków) zgodnie z obowiązującymi wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami obowiązującymi Zamawiającego; opracowywaniu wniosków o płatność; sporządzaniu kalkulacji oraz sprawozdań finansowych projektu dla potrzeb instytucji wdrażającej; współpracy z Zespołem Zamawiającego, który merytorycznie odpowiedzialny będzie za realizację zadań projektu oraz z księgowością, w zakresie terminowego przekazywania finansowej dokumentacji projektu.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • dysponowania 1 osobą, która posiada wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotowego zamówienia.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje;
• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Każda zmiana i uzupełnienie Umowy, będzie wymagać aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Poza innymi przypadkami określonymi w treści Umowy, zmiany Umowy będą mogły być wprowadzane w związku z zaistnieniem okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Wykonawca nie przewidywali w chwili zawierania Umowy. Wskazane powyżej okoliczności nie mogą być wywołane zarówno przez Zamawiającego, jak i Wykonawcę, ani przez nich zawinione i muszą wywoływać ten skutek, iż Umowa nie może być wykonana wedle pierwotnej treści, w szczególności z uwagi na rażącą stratę grożącą jednemu z nich lub niemożność osiągnięcia celu Umowy. Okoliczności powyższe odnosić się mogą w szczególności do wystąpienia nagłych zmian stanu prawnego, gwałtownej dekoniunktury, kryzysów finansowych w skali ponadpaństwowej, konieczności uwzględnienia wpływu ewentualnych prac dodatkowych i zamiennych na realizację przedmiotu umowy. Niezależnie od powyższego, Zamawiający dopuszcza możliwość zmian redakcyjnych Umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych Stron ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy, w szczególności przyspieszających realizację, obniżających koszt ponoszony przez Zamawiającego na wykonanie, utrzymanie lub użytkowanie przedmiotu umowy bądź zwiększających użyteczność przedmiotu umowy. W takiej sytuacji, Strony wprowadzą do umowy stosowne zmiany weryfikujące redakcyjne dotychczasowe brzmienie umowy bądź wskazujące nowe dane wynikające ze zmian w rejestrach publicznych albo też kierując się poszanowaniem wzajemnych interesów, zasadą równości oraz ekwiwalentności świadczeń i przede wszystkim zgodnym zamiarem wykonania przedmiotu umowy, określą zmiany korzystne z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy. Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy dokonywane będą z poszanowaniem obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami)

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://radaogrodowbotanicznych.wordpress.com/przetargi/
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Stowarzyszenie Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce (sekretariat Śląskiego Ogrodu Botanicznego w Mikołowie), ul. Sosnowa 5, 43-190 Mikołów.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 24.05.2013 godzina 11:00, miejsce: Stowarzyszenie Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce (sekretariat Śląskiego Ogrodu Botanicznego w Mikołowie) ul. Sosnowa 5, 43-190 Mikołów.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie