Pruszcz Gdański: Wynajem 6 sal konferencyjnych wraz z cateringiem na potrzeby spotkań roboczych członków sieci tematycznych w ramach realizacji projektu: Program kompleksowego wspomagania systemu doskonalenia w powiecie gdańskim w latach szkolnych 2013/2014 oraz 2014/2015.
Numer ogłoszenia: 69877 - 2014; data zamieszczenia: 01.04.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiat Gdański z siedzibą w Pruszczu Gdańskim reprezentowany przez Zarząd Powiatu Gdańskiego , ul. Wojska Polskiego 16, 83-000 Pruszcz Gdański, woj. pomorskie, tel. 058 6834999, faks 058 6834899.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.powiat-gdanski.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wynajem 6 sal konferencyjnych wraz z cateringiem na potrzeby spotkań roboczych członków sieci tematycznych w ramach realizacji projektu: Program kompleksowego wspomagania systemu doskonalenia w powiecie gdańskim w latach szkolnych 2013/2014 oraz 2014/2015..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem 6 sal konferencyjnych wraz z cateringiem na potrzeby spotkań roboczych członków sieci tematycznych w ramach realizacji projektu: Program kompleksowego wspomagania systemu doskonalenia w powiecie gdańskim w latach szkolnych 2013/2014 oraz 2014/2015. 2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: Część I - wynajem przez Wykonawcę 6 sal wraz z wyposażeniem konferencyjnym (w każdej sali projektory multimedialne, ekrany, flipcharty z papierem i kolorowymi mazakami, tablice sucho ścieralne z kolorowymi mazakami) na osiem jednodniowych spotkań dla 120 uczestników na każdym zjeździe w dniach: 26.04.2014 17.05.2014 14.06.2014 27.09.2014 22.11.2014 24.01.2015 21.03.2015 16.05.2015 oraz w dniu 26.04.2014 - w godzinach od 9:00 do 10:30 dodatkowo 1 sala 120 osobowej (z nagłośnieniem i możliwością korzystania z mikrofonu) Obiekty w których realizowany będzie przedmiot zamówienia muszą znajdować się w jednym kompleksie i być oddalone nie więcej niż 25 km od Pruszcza Gdańskiego. Zajęcia odbywać się będą od godziny 9:00 do godziny 16:00 we wszystkich salach jednocześnie, z wyjątkiem pierwszego spotkania w dniu 26.04.2014. Tego dnia zajęcia rozpoczną się o godz. 9:00 w sali 120 osobowej i będą tam trwały do godziny 10:30, kiedy to podczas przerwy kawowej uczestnicy rozejdą się do 6 sal minimum 20 osobowych i do końca dnia pracować będą w tych salach. Na pozostałych zjazdach sala 120 osobowa nie jest wymagana - uczestnicy będą mieć zajęcia w 6 salach min. 20 osobowych. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: salę konferencyjną klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, miejsca siedzące w odpowiedniej ilości do liczby uczestników szkolenia - ustawienie miejsc teatralne lub inne z blatami lub nadstawką do robienia notatek dla uczestników szkolenia, wydzielony stół z miejscem siedzącym dla 2 osób prowadzących szkolenie (prowadzący widoczny dla każdego uczestnika zajęć z każdego miejsca sali). nagłośnienie: 2 mikrofony bezprzewodowe dla osób prowadzących spotkanie oraz nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali (dla 120 osób - tylko zjazd w pierwszym terminie na 2 godziny dydaktyczne); projektor multimedialny oraz ekran (obraz na ekranie widoczny przez każdego z uczestników szkolenia) w każdej sali; tablicę typu flipchart i flamastry (4 kolory: czarny, czerwony, zielony, niebieski); miejsce przed salą konferencyjną z odpowiednią ilością stolików, na których rozmieszczone będą materiały szkoleniowe oraz przeprowadzona będzie rejestracja uczestników; bezpłatną szatnię z obsługą dla uczestników szkolenia (dotyczy miesięcy jesienno-zimowych); zaplecze sanitarne: osobne toalety dla mężczyzn i kobiet oraz dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych; Część II - świadczenie usługi cateringu dla 120 uczestników spotkań w każdym z powyższych terminów. W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zobowiązuje się zorganizować: dwie przerwy kawowe (przygotowane w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie), w trakcie których każdemu uczestnikowi zostaną zapewnione: świeżo parzona kawa i herbata wraz z dodatkami (cukier, śmietanka, cytryna) bez ograniczeń, woda mineralna, ciasto domowe obiad dla uczestników szkolenia (120 szt.) będzie serwowany w odrębnym pomieszczeniu, oddzielonym od sali, w której prowadzone będzie szkolenie. Obiad w formie bufetu szwedzkiego obejmować będzie: posiłek dwudaniowy - zupa oraz 3 rodzaje drugiego dania: mięsne, rybne, jarskie i bukiet surówek w terminie do dwóch dni przed spotkaniem może nastąpić korekta ilości uczestników spotkania - co przekłada się na zmianę ilości zamawianych porcji obiadowych i przerw kawowych Wykonawca będzie przygotowywał i dostarczał posiłki zachowując wymogi sanitarno - epidemiologiczne w zakresie personelu i warunków produkcji oraz weźmie odpowiedzialność za ich przestrzeganie. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków o najwyższym standardzie, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwem zgodnie z normami HACCP. Wykonawca przygotuje posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia ( t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 136 poz. 914 z późn. zm.) w razie konieczności dowozu posiłków, Wykonawca zobowiązany jest do przewożenia posiłków środkiem transportu przystosowanym i dopuszczonym przez Powiatową Stację Sanitarno - Epidemiologiczną do przewozu żywności a osoby wykonujące przedmiot zamówienia zobowiązane są do posiadania aktualnej książeczki sanitarno - epidemiologicznej. 3. Zamawiający dopuszcza powierzenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy/ Podwykonawcom, zgodnie z art. 36a ust.1 Ustawy. 4. W przypadku zatrudnienia podwykonawcy/ podwykonawców, w oparciu o art. 36 b ust. 1 Ustawy Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie informacji na temat części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom (wzór zał. Nr 6 do SIWZ)..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 16.05.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże się prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający oceni warunek za spełniony, gdy Wykonawca wykaże się, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, przeprowadzeniem minimum 5 krotnie usługi wynajęcia wraz z cateringiem (przerwy kawowe + obiady) co najmniej 6 sal jednocześnie dla min. 120 osób łącznie. Usługi mogły być realizowane w ramach jednego zamówienia lub odrębnych zamówień. W tym celu należy do oferty dołączyć wypełniony - zał. nr 4 do SIWZ wraz z dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należcie . UWAGA: Dowodami, o których mowa w pkt 2 są: -poświadczenia, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych dostaw i usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert. -w przypadku zamówień na dostawy lub usługi - oświadczenie wykonawcy-jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wymaga dokumentów potwierdzających spełnienie tego warunku.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wymaga dokumentów potwierdzających spełnienie tego warunku.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wymaga dokumentów potwierdzających spełnienie tego warunku.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje;
• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Załącznik nr 1 - formularz ofertowy (wzór zał. Nr 1 do SIWZ), 2. Załącznik nr 4 - wykaz wykonanych/wykonywanych usług (wzór zał. Nr 4 do SIWZ), 3. Załącznik nr 5 - podpisany wzór umowy (zał. Nr 5 do SIWZ), 4. Załącznik nr 6 - informacja na temat części zamówienia, których wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć Podwykonawcom (wzór zał. Nr 6 do SIWZ), 5. Załącznik nr 7 - oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej (zał. Nr 7 do SIWZ).

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający zgodnie z art. 144 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednego ze zdarzeń: -wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym zmiany stawki podatku VAT, mające wpływ na wysokość ceny brutto za świadczoną usługę, W przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT, należne Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy wynagrodzenie zostanie ustalone z uwzględnieniem stawki podatku wynikającej z obowiązujących przepisów. Zmiana wysokości wynagrodzenia dotyczyć będzie usług wykonanych po dacie podpisania aneksu. 2. Strona występująca o zmianę postanowień umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt. 1. Wniosek o zmianę postanowień umowy musi być wyrażony na piśmie. Zmiana umowy może nastąpić wyłącznie w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.powiat-gdanski.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Starostwo Powiatowe w Pruszczu Gdańskim, ul. Wojska Polskiego 16, pok. nr 122. Specyfikacja nieodpłatna - ewentualne koszty przesyłki ..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 14.04.2014 godzina 11:30, miejsce: Starostwo Powiatowe w Pruszczu Gdańskim, ul. Wojska Polskiego 16, 83 - 000 Pruszcz Gdański, Sekretariat pok. Nr 101 Termin otwarcia ofert: 14.04.2014 r., o godz. 12:00.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Program kompleksowego wspomagania systemu doskonalenia w powiecie gdańskim w latach szkolnych 2013/ 2014 oraz 2014/ 2015. Projekt współfinansowany jest w ramach POKL, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty Działanie 3.5 Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie