OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy Poznań: system zarządzania dokumentacją elektroniczną Czy niniejsze zamówienie jest objęte zakresem Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA): Tak.

I. 1) Oficjalna nazwa i adres zamawiającego: Miasto Poznań, do kontaktów: Ewa Mika-Szarzyńska, Plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, tel. 0048 061 8785210, fax 0048 061 8785210, e-mail: bzp@um.poznan.pl, www.bip.city.poznan.pl. 2) Adres, pod którym można uzyskać dalsze informacje: taki jak w pkt. I.1). 3) Adres, pod którym można uzyskać dokumentację: taki jak w pkt. I.1). 4) Adres, na którym należy przesłać oferty/wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: taki jak w pkt. I.1). 5) Rodzaj zamawiającego: szczebel regionalny / lokalny.

II.1) Opis 1.1) Rodzaj zamówienia na roboty budowlane: 1.2) Rodzaj zamówienia na dostawy: kupno. 1.3) Rodzaj zamówienia na usługi: 1.4) Czy jest to umowa ramowa: Nie. 1.5) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: system zarządzania dokumentacja elektroniczną. 1.6) Opis/przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: 1. dostawa i wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną spełniającego wymagania specyfikacji MoReq i dodatkowe wymagania Zamawiającego, 2. przetworzenie zbioru dokumentów papierowych (800 000 stron) na postać elektroniczną i umieszczenie jej w systemie zarządzania dokumentacją elektroniczną, 3. świadczenie usługi opieki serwisowej nad wdrożonym systemem zarządzania dokumentacją elektroniczną. Specyfikacja MoReq została opracowana na zlecenie Komisji Europejskiej i jest zalecana do stosowania w ramach programu IDA (ang. Interchange of Data between Administrations) dla specyfikowania wymagań odnośnie systemów informatycznych klasy ERMS (ang. Electronic Records Management System). Treść specyfikacji w języku angielskim jest dostępna w sieci Internet pod adresem: http://www.cornwell.co.uk/moreq.html Oprogramowanie tworzące system zarządzania dokumentacją elektroniczną musi: - spełniać wszystkie obligatoryjne wymagania specyfikacji MoReq (tzn. te wymagania, które w treści specyfikacji są zdefiniowane przy użyciu czasownika "must") z wyjątkiem tych wymagań obligatoryjnych, które zostały wyłączone przez Zamawiającego, - uwzględniać modyfikacje specyfikacji MoReq oraz dodatkowe wymagania wprowadzone przez Zamawiającego, - spełniać wymagania techniczne określone przez Zamawiającego, - być zgodne z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi, a w szczególności z Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Ustawą o podpisie elektronicznym, Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przetworzenie zbioru dokumentów papierowych to zbiór czynności wykonywanych dla każdej niepustej strony we wskazanym przez Zamawiającego zbiorze dokumentów papierowych obejmujący: skanowanie, podpisanie wyniku skanowania bezpiecznym podpisem elektronicznym, opisanie metadanymi, ustanowienie logicznego związku łączącego "podpisany" wynik skanowania i zdefiniowane metadane i zapisanie tego związku do pliku (plików) wynikowego o ustalonym formacie. Pliki wynikowe muszą być następnie wczytane w sposób automatyczny do systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną. Świadczenie usługi opieki serwisowej nad wdrożonym systemem zarządzania dokumentacją elektroniczną obejmuje m.in.: - jego dostosowywanie do zmian prawnych wraz z aktualizacją dokumentacji użytkowej i technicznej oraz niezbędnymi szkoleniami użytkowników, - świadczenie pomocy w trybie "hot-line", - jednodniową wizytę konserwacyjną raz w miesiącu w siedzibie Zamawiającego. Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje również: - wykonanie Projektu Techniczno-Organizacyjnego (PTO) prac w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy (zatwierdzenie PTO przez Zamawiającego będzie stanowiło podstawę rozpoczęcia prac zmierzających do realizacji całego przedmiotu zamówienia), - udzielenie niewyłącznej licencji na użytkowanie oprogramowania tworzącego system zarządzania dokumentacja elektroniczną dla 500 użytkowników, - udzielenie 3-letniej gwarancji na prace objęte przedmiotem zamówienia, - udostępnienie, z zachowaniem praw autorskich, kodów źródłowych oprogramowania tworzącego system zarządzania dokumentacją elektroniczną. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w trzech następujących etapach: - Etap nr 1 - od dnia udzielenia zamówienia do dnia 30.04.2006 r., - Etap nr 2 - od dnia odbioru Etapu nr 1 do dnia 30.11.2006 r., - Etap nr 3 - od dnia odbioru Etapu nr 2 do dnia, w którym minie 36 miesięcy od dnia udzielenia zamówienia. W okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, Zamawiający planuje (ale tego nie gwarantuje) udzielenie zamówienia uzupełniającego o wartości nie przekraczającej 20% wartości zamówienia podstawowego. 1.7) Miejsce wykonywania robót budowlanych, usług lub miejsce dostaw: Urząd Miasta Poznania. Kod NUTS: 1.8) Nomenklatura 1.8.1) Wspólny słownik zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 30.20.00.00 - Urządzenia komputerowe Kod CPV wg słownika 2008: 30.20.00.00 - Urządzenia komputerowe 1.8.2) Inna odpowiednia nomenklatura (CPA/NACE/CPC): nie dotytczy. 1.9) Podział zamówienia na części: Nie. 1.10) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie. 2) Wielkość lub zakres zamówienia 2.1) Całkowita wartość lub zakres zamówienia: 773 896,21 EUR netto. 2.2) Opcje. Opis i termin, w którym mogą być wykonane: Nie dotyczy. 3) Czas trwania zamówienia lub termin wykonania: okres w miesiącach: 36;

III.1) Warunki dotyczące zamówienia 1.1) Wymagane wadia i gwarancje: Wadium w wysokości 13 050,00 PLN. 1.2) Główne war. finans. i płatności i/lub odwoł. do odp. przepisów: Po zrealizowaniu i odebraniu pierwszego etapu Wykonawca otrzyma 35% łącznego wynagrodzenia. Po zrealizowaniu i odebraniu drugiego etapu wykonawca otrzyma 50% łącznego wynagrodzenia. Za realizację trzeciego etapu Wykonawca otrzyma 15% łącznego wynagrodzenia. Zobowiązania finansowe Zamawiającego będą regulowane wyłącznie w złotych polskich. Zapłata wynagrodzenia za pierwszy i drugi etap prac nastąpi po ich odbiorze, potwierdzonym każdorazowo obustronnie podpisanym bez zastrzeżeń protokołem odbioru etapu. Zapłata wynagrodzenia za trzeci etap, rozłożona na miesięczne raty, będzie następowała po zrealizowaniu prac serwisowych, potwierdzonym obustronnie podpisanym bez zastrzeżeń protokołem odbioru miesięcznych prac serwisowych. Opłaty będą regulowane przez Zamawiającego w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez Strony bez zastrzeżeń: - protokół odbioru etapu - w przypadku pierwszego i drugiego etapu, - protokół odbioru miesięcznych prac serwisowych - w przypadku trzeciego etapu. 70% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy zostanie zwolnione w terminie 30 dni od daty odebrania drugiego etapu prac. Pozostałe 30% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy zostanie zwolnione nie później niż w 15 dniu po upływie okresu gwarancji za trzeci etap prac, nie wcześniej jednak niż po usunięciu wad zgłoszonych przez Zamawiającego w okresie gwarancji. 1.3) Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa dostawców, wykonawców lub usługodawców, której udzielono zamówienia: Nie dotyczy. 2) Warunki uczestnictwa 2.1) Informacje dotyczące sytuacji wykonawcy, dostawcy lub usługodawcy oraz informacje i formalności niezbędne do oceny, czy spełnia on minimalne wymogi ekonomiczne, finansowe i techniczne: Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony(-ne) nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2.1.1) Stan prawny - wymagane dokumenty: Polisa lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na cały okres realizacji Zamówienia na kwotę stanowiącą co najmniej równowartość zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2.1.2) Zdolność ekonomiczna i finansowa - wymagane dokumenty: Wykaz wykonanych w ostatnich trzech latach operacji skanowania dokumentów papierowych, z podaniem ich wartości, dat wykonania, liczby skanowanych stron i odbiorców wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie. Wykaz musi zawierać zbiór operacji skanowania obejmujący łącznie skanowanie minimum 1 000 000 stron dokumentów papierowych. Wykaz wykonanych w ostatnich trzech latach operacji wdrożenia dowolnego oprogramowania komputerowego w dowolnej firmie lub instytucji, obsługiwanego przez minimum 100 pracowników tej instytucji, wykorzystującego dowolny system zarządzania bazą danych funkcjonujący w oparciu o standard SQL, z podaniem ich wartości, dat wykonania i odbiorców wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie. Wykaz musi zawierać minimum jedną operację wdrożenia. 2.1.3) Zdolność techniczna - wymagane dokumenty: 3) Specyficzne warunki dotyczące zamówień na usługi 3.1) Czy świadczenie usługi zastrzeżone jest dla określonego zawodu: Nie. 3.2) Czy osoby prawne będą zobow. do wskazania nazwisk oraz kwalifikacji zawod. pracowników odpowiedz. za wyk. zamówienia: Nie.

IV.1) Rodzaj procedury: przetarg nieograniczony. 1.1) Czy wybrano już kandydatów: Nie. 1.2) Uzasadnienie wyboru procedury przyspieszonej: Nie dotyczy. 1.3) Wcześniejsze publikacje dotyczące tego samego zamówienia 1.3.1) Wstępne ogłoszenie informacyjne dotyczące tego samego zamówienia: 2005/S 34 - 32605 z dnia 17.02.2005. 1.3.2) Inne wcześniejsze publikacje: 1.4) Przewid. liczba dostawców, którzy zostaną zapr. do skład. ofert: 2) Kryteria oceny ofert: Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie pod względem: cena przedmiotu zamówienia - 75% cena licencji dla 1 użytkownika zakupionej w ramach zamówienia uzupełniającego (wartość licencji zakupionych w ramach zamówienia uzupełniającego będzie wielokrotnością ceny licencji dla 1 użytkownika) - 25% Kolejność według znaczenia: Tak. Kryteria określone tak jak w dokumentach zamówienia: 3) Informacje administracyjne 3.1) Numer referencyjny nadany sprawie przez zamawiającego: ZP.II/3410-126/05. 3.2) Warunki uzyskania dokumentów zamówienia oraz dokumentów dodatkowych: dostępne do 21.10.2005, cena - 6 PLN. Warunki i sposób płatności: 3.3) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 21.10.2005 godzina 10:00. 3.4) Wysłanie zaproszenia do składania ofert do wybranych kandydatów (w procedurze ograniczonej i negocjacyjnej): przybliżona data: 3.5) Język lub języki, w których można sporządzać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski. 3.6) Termin związania ofertą: liczba dni: 60 od ostat. term. skład. ofert. 3.7) Warunki dotyczące otwarcia ofert 3.7.1) Osoby upoważnione do obecności podczas otwarcia ofert: 3.7.2) Data, godzina i miejsce: 21.10.2005, godzina 10:00, Urząd Miasta Poznania, pl. Kolegiacki 17 pokój nr 244.

VI.1) Czy publikacja ogłoszenia jest nieobowiązkowa: Nie. 2) O ile dotyczy, wskazać, czy zamówienie ma charakter powtarzający się okresowo oraz podać przybliżone terminy publikacji kolejnych ogłoszeń: Nie dotyczy. 3) Czy zam. dot. projektu/programu finans. ze środków UE: Tak, Realizacja zamówienia jest współfinansowana przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Zamówienie jest realizowane w ramach Projektu nr Z/2.30/I/1.5/236/04 - "e-Poznań - Realizacja programu budowy elektronicznej administracji publicznej". 4) Informacje dodatkowe: 5) Data wysłania ogłoszenia: 13.09.2005.