Wąbrzeźno: Wdrożenie i rozwój systemu zarządzania jakością ISO 9001 w 3 JST - II postępowanie.
Numer ogłoszenia: 412492 - 2011; data zamieszczenia: 05.12.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Wąbrzeźno , ul. Wolności 18, 87-200 Wąbrzeźno, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 6884500, faks 56 688 27 48.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.wabrzezno.com

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wdrożenie i rozwój systemu zarządzania jakością ISO 9001 w 3 JST - II postępowanie..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Zamówienie obejmuje usługę wdrożenia metody ISO 9001:2008 w trzech jednostkach administracji publicznej - Urzędzie Miejskim Wąbrzeźno, Urzędzie Gminy Książki i Urzędzie Gminy Płużnica. Zakres prac W ramach usługi Wykonawca zapewni Zamawiającemu: 1)Identyfikacja systemu jakości i wstępne projektowanie - przegląd wstępny urzędów, identyfikację i definiowanie procesów, zdefiniowanie powiązań międzyprocesowych - w terminie do 31.01.2012 2)Szkolenia dla pracowników i kierownictwa (7 - grup, min. 16 godzin dla jednej grupy, łącznie min. 112 godzin) oraz szkolenie Pełnomocników Systemu (1 grupa, łącznie 24 godziny): z zakresu podstaw, budowy, dokumentowania, nadzoru i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w terminie do 29.02.2012 3)Przeprojektowanie procesów i opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001 tj. struktury organizacyjnej, Polityki Jakości i celów jakości w terminie do 31.05.2012 4)Opracowanie dokumentacji systemowej (Księga Jakości wraz z niezbędnymi procedurami postępowania oraz formularzami - załącznikami) w terminie do 31.05.2012 5)Merytoryczny nadzór na wdrożeniem nowych regulacji - szkolenia dla auditorów wewnętrznych (1 grupa, łącznie 24 godziny), konsultacje wspomagające wdrażanie systemu zarządzania - w terminie do 31.05.2012 6)Audit wewnętrzny weryfikujący system zarządzania, przeprowadzenie spotkań z kierownictwem urzędów, wsparcie przy zbieraniu danych z poszczególnych obszarów zarządzania, przygotowanie raportów z przeglądu - w terminie do 31.07.2012 7)Nadzór merytoryczny nad auditami wewnętrznymi - zakończone w terminie do 31.07.2012 8)Przegląd końcowy dokumentacji systemu - zakończone w terminie do 31.07.2012 9)Audit końcowy - potwierdzający zdolność systemu zarządzania jakością do spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2008 - zakończony w terminie do 31.07.2012 10)Kwestionariusze ankietowe badające stopień osiągnięcia rezultatów miękkich założonych w projekcie (rezultat miękki: wzrost wiedzy, umiejętności i postaw pracowników w zakresie możliwości wykorzystania systemu zarządzania jakością ISO w doskonaleniu urzędu) oraz przeprowadzenie badania wśród auditorów i pełnomocników - w terminie do 31.07.2012 11)Materiały informacyjne, szkoleniowe niezbędne do wdrożenia ISO 9001:2008 Okres realizacji zamówienia: Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 31.07.2012 zgodnie z przedłożonym harmonogramem prac wdrożeniowych. Dokumentacja wdrożenia Konsultacje, szkolenia dokumentowane będą prowadzeniem kart pracy z podaniem: daty, liczby godzin, miejsca, osób uczestniczących, osoby udzielającej konsultacji/prowadzącej szkolenie, tematyki konsultacji/szkolenia potwierdzonych podpisem Zamawiającego. Stwierdzanie przyjęcia opracowanej wymaganej dokumentacji dokumentowane będzie sporządzaniem protokołów zdawczo-odbiorczych z podaniem: daty, formy przekazania, przedmiotu przekazania, Przekazującego, Odbierającego, potwierdzonych podpisem Wykonawcy i Zamawiającego. Opis usługi wdrożenia ISO Usługa wdrożenia systemu ISO 9001 w 3 urzędach zostanie przeprowadzona zgodnie z etapami: I.Identyfikacja systemu jakości i wstępne projektowanie 1.Ustalenie harmonogramu prac wdrożeniowych 2.Konsultacje przy identyfikacji i definiowaniu procesów 3.Zdefiniowanie powiązań międzyprocesowych 4.Przegląd wstępny wykonany przez kwalifikowanych konsultantów Termin wykonania: 31.01.2012 II.Szkolenia pracowników i pełnomocników 1.Szkolenia dla pracowników i kierownictwa (łączna ilość pracowników i kierowników do przeszkolenia to 97 osób z 3 JST. Szkolenia będą odbywały się w podziale na 7 - grup, min. 16 godzin dla jednej grupy, łącznie min. 112 godzin. Przewiduje się osobne szkolenia dla pracowników oraz kierowników. Zamawiający przewiduje osobne szkolenia dla poszczególnych JST) 2.Szkolenie Pełnomocników Systemu (łączna ilość pełnomocników do przeszkolenia to 3 pracowników - po 1 z każdego JST. Szkolenie będą odbywały się w 1 grupie, łącznie 24 godziny) Szkolenia prowadzone będą w dniach i godzinach pracy urzędu. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wraz z wyposażeniem. Zapewnienie cateringu podczas szkoleń leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca na początku szkolenia przekaże każdemu uczestnikowi materiały szkoleniowe obejmujące treści szkolenia. Nie później niż 7 dni przed szkoleniem Wykonawca przekaże do zatwierdzenia Zamawiającemu harmonogram oraz program szkoleń i jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych. Materiały szkoleniowe mają mieć postać papierową. Harmonogram, program szkoleń oraz materiały szkoleniowe, w tym prezentacje multimedialne, zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sugestiami Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji w każdym dniu szkolenia osób przeszkolonych w formie list obecności ze wskazaniem imienia i nazwiska uczestnika szkolenia, daty i miejsca szkolenia, imienia i nazwiska trenera prowadzącego szkolenie, potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych i podpisem uczestnika szkolenia. Termin wykonania: 29.02.2012 III.Przeprojektowanie procesów i opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością 1.Opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001, tj: struktury organizacyjnej (schemat organizacyjny uwzględniający odpowiedzialnych za nadzorowanie systemu jakości) Polityki Jakości oraz celów jakości Termin wykonania: 31.05.2012 IV.Opracowanie dokumentacji systemowej Księgi Jakości wraz z niezbędnymi procedurami postępowania oraz formularzami (załącznikami) Termin wykonania: do 31.05.2012 Merytoryczny nadzór na wdrożeniem nowych regulacji 1.Szkolenia dla auditorów wewnętrznych (łączna ilość auditorów do przeszkolenia to 6 pracowników - po 2 z każdego JST. Szkolenia będą odbywały się w 1 grupie, łącznie 24 godziny) 2.Konsultacje - bieżące wspomaganie wdrożenia systemu zarządzania Szkolenia prowadzone będą w dniach i godzinach pracy urzędu. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wraz z wyposażeniem. Zapewnienie cateringu podczas szkoleń leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca na początku szkolenia przekaże każdemu uczestnikowi materiały szkoleniowe obejmujące treści szkolenia. Nie później niż 7 dni przed szkoleniem Wykonawca przekaże do zatwierdzenia Zamawiającemu harmonogram oraz program szkoleń i jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych. Materiały szkoleniowe mają mieć postać papierową Harmonogram, program szkoleń oraz materiały szkoleniowe, w tym prezentacje multimedialne, zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sugestiami Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji w każdym dniu szkolenia osób przeszkolonych w formie list obecności ze wskazaniem imienia i nazwiska uczestnika szkolenia, daty i miejsca szkolenia, imienia i nazwiska trenera prowadzącego szkolenie, potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych i podpisem uczestnika szkolenia. Termin wykonania: 31.05.2012 VI.Weryfikacja systemu zarządzania jakością poprzez: 1.Audit wewnętrzny: określenie, czy system zarządzania jest skutecznie wdrożony i utrzymywany oraz czy jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami (normą ISO 9001, wewnętrznymi regulacjami urzędów) zdefiniowanie obszarów wymagających poprawy i doskonalenia określenie, czy urząd może zostać poddany auditowi zewnętrznemu przez niezależną jednostkę certyfikującą 2. Przegląd systemu zarządzania przeprowadzenie spotkań z kierownictwem urzędów wsparcie przy zbieraniu danych z poszczególnych obszarów zarządzania przygotowanie raportów z przeglądu Termin wykonania: 31.07.2012 VII.Nadzór merytoryczny nad auditami wewnętrznymi Termin wykonania: 31.07.2012 VIII.Przegląd końcowy dokumentacji systemu Termin wykonania: 31.07.2012 IX.Audit końcowy - potwierdzający zdolność systemu zarządzania jakością do spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2008 Termin wykonania: 31.07.2012 X.Badanie stopnia osiągnięcia rezultatów miękkich W ramach tej usługi Wykonawca wykona prace: opracuje kwestionariusze ankietowe badające, czy u pracowników nastąpił wzrost wiedzy, umiejętności i postaw w zakresie możliwości wykorzystania systemu zarządzania jakością ISO w doskonaleniu urzędu. - przeprowadzi badania wśród auditorów i pełnomocników w 3 urzędach i przekaże Zamawiającemu wypełnione kwestionariusze. Podstawowym badanym parametrem będzie wzrost wiedzy, umiejętności i postaw u 80% pełnomocników i auditorów. Przy badaniu rezultatów miękkich wskazana jest fizyczna obecność przedstawiciela Wykonawcy. Nie później niż 7 dni przed badaniem Wykonawca przekaże do zatwierdzenia Zamawiającemu wzór opracowanych kwestionariuszy. Kwestionariusze zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sugestiami Zamawiającego. Termin wykonania: 31.07.2012.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.22.41.00 - Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu 79.63.20.00 - Szkolenie pracowników .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.07.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonwacy ubiegający się o udzielenie zamówienia powinni spełniać warunki określone w art. 22 Prawa zamówień publicznych i nie podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 Prawa zamówień publicznych. Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków, stosując formułę spełnia/nie spełnia na podstawie dokumentów załączonych przez wykonawców do oferty.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawcy winni udokumentować posiadanie wiedzy i doświadczenia poprzez wykonanie z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 3 skutecznych (potwierdzonych uzyskaniem przez daną jednostkę certyfikatu zgodności Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001) usług doradczych w zakresie wdrożeń Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 w jednostkach samorządu terytorialnego zatrudniających co najmniej 60 osób, poświadczonych dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług ( np. referencje). Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków, stosując formułę spełnia/nie spełnia na podstawie dokumentów załączonych przez wykonawców do oferty.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje tego warunku.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje tego warunku.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje tego warunku.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://bip.wabrzezno.com/portal.php?aid=11999501444785c940db911
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: SIWZ można odebrać w Biurze Projektu - Wąbrzeski Dom Kultury, ul. Wolności 47, 87-200 Wąbrzeźno, lub otrzymać drogą elektroniczną lub faksem..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 15.12.2011 godzina 10:00, miejsce: Oferty należy składać w Urząd Miejski w Wąbrzeźnie, ul. Wolności 18 , 87-200 Wąbrzeźno, sekretariat pok. nr 20..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie będzie finansowane ze środków pochodzących z budżetu oraz Unii Europejskiej w ramach projektu pn. Przygotowanie administracji samorządowej do skuteczniejszego działania w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie