Elbląg: kompleksowa obsługa projektu LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013
Numer ogłoszenia: 314395 - 2011; data zamieszczenia: 01.12.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Park Krajobrazowy Wysoczyzny Elbląskiej , ul. Bohaterów Westerplatte 18, 82-300 Elbląg, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 55 611 45 90, faks 55 611 45 90.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.parkikrajobrazowewarmiimazur.pl/wysoczyznyelblaskiej/

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: kompleksowa obsługa projektu LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1) przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę projektu LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013 poprzez pełnienie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi Projektu, 2) w ramach pełnienia funkcji zewnętrznego Biura Obsługi Projektu wyodrębnione zostaną co najmniej następujące stanowiska: a) koordynator projektu (Project Coordinator), b) menadżer finansowy projektu (Financial Manager), c) koordynator PR projektu (Information Officer), 3) zakres obowiązków zewnętrznego Biura Obsługi Projektu będzie obejmował w szczególności: a) koordynację merytoryczną projektu - stanowiącą zadanie koordynatora projektu (Project Coordinator), tj. w szczególności: - zapewnienia spójności i jakości wszystkich działań oraz realizacji celów i wskaźników realizacji projektu zawartych we wniosku aplikacyjnym, - doradzanie partnerom w kwestiach formalnych i reprezentowanie ich interesów w kontaktach z przedstawicielami PWT Południowy Bałtyk, - sporządzanie harmonogramu działań przewidzianych w projekcie oraz dopilnowanie ich realizacji, - sporządzanie raportów z realizacji projektu (Project Progress Reports) na podstawie danych dostarczonych przez partnerów, - dopilnowanie wszelkich formalności narzuconych przez PWT Południowy Bałtyk, - współorganizacja i moderowanie konferencji oraz innych spotkań związanych z projektem, - prowadzenie interaktywnych warsztatów podsumowujących wyniki kończącej fazy projektu i ustanawiających dalsze plany oraz strategie pracy w projekcie, - podejmowanie wszelkich działań opisanych we wniosku aplikacyjnym mających na celu realizację wskaźników i zadań ujętych w projekcie, - stały nadzór i koordynacja zadań realizowanych przez kadrę projektu, - udział w regularnych spotkaniach organizacyjnych z przedstawicielami Beneficjenta Wiodącego (Park Krajobrazowy Wysoczyzny Elbląskiej), - kierowanie przebiegiem projektu, - zarządzanie wprowadzaniem ewentualnych zmian i przesunięć w budżecie, - dbałość o realizację zadań projektu zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów w ramach PWT Południowy Bałtyk, - koordynowanie i kontrolowanie prowadzenia przez partnerów dokumentacji biurowej projektu, segregacja dokumentów i ich archiwizacja, - prowadzenie monitoringu, kontroli i ewaluacji prowadzonych działań w ramach projektu, - reagowanie na zmiany, nieprawidłowości i negatywne ryzyka w projekcie, - regularne omawianie problemów ze sprawozdawaniem na spotkaniach projektowych, - tworzenie okresowych raportów z realizacji działań przewidzianych w obowiązkach Biura Obsługi Projektu dla Beneficjenta Wiodącego, b) koordynację finansową projektu - stanowiącą zadanie menadżera finansowego projektu (Financial Manager), tj. w szczególności: - przygotowanie schematów podziału kosztów dzielonych, - sporządzanie i rozsyłanie faktur za koszty dzielone, - nadzór nad płatnościami za koszty dzielone, - ściąganie należności za koszty dzielone, - przelewanie należnych rat za koszty dzielone na konta wykonawców, - przekazywania otrzymanego zwrotu ERDF na konta partnerów, - obliczanie i kontrolowanie płynności finansowej poszczególnych partnerów, - tworzenie bilansu połowicznego i końcowego, - nadzór nad prawidłowym prowadzeniem konta projektu, - przygotowanie indywidualnych formularzy raportowych dla każdego partnera, - pomoc w wypełnianiu formularzy raportowych i certyfikowaniu wydatków, - wstępna ocena kwalifikowalności kosztów planowanych w projekcie, - kontakty ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym Programu oraz Kontrolerem Pierwszego Stopnia w poszczególnych krajach partnerskich, - na podstawie danych i certyfikatów dostarczonych przez partnerów sporządzenie 6 wspólnych sprawozdań finansowych (Financial Reports), na podstawie których, po zatwierdzeniu przez Wspólny Sekretariat Techniczny, refundowane będą koszty partnerów, - ustalanie i monitorowanie wydatków Beneficjenta Wiodącego oraz pomoc w ustalaniu i monitorowaniu kosztów partnerów, - pełnienie funkcji wewnętrznego audytu w ramach projektu, w tym informowanie i doradzanie partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia, wstępna ocena i weryfikacja kwalifikowalności kosztów, kontakt z Kontrolerami Pierwszego Stopnia w poszczególnych krajach, monitorowanie procesu Kontroli Pierwszego Stopnia w projekcie, rozwiązywanie bieżących problemów, c) działania polegające na komunikowaniu się z otoczeniem zewnętrznym i wewnętrznym w celu kształtowania pozytywnego wizerunku projektu - stanowiące zadania koordynatora PR projektu (Information Officer), tj. w szczególności: - reprezentowanie projektu razem i w imieniu Beneficjenta Wiodącego, - sporządzenie strategii komunikacyjnej projektu i jej realizowanie poprzez dotarcie do wewnętrznych adresatów projektu (partnerów) oraz zewnętrznych adresatów projektu, - zarządzanie stroną internetową w systemie CMS, - planowanie druku materiałów promocyjnych: broszur, plakatów, banerów, itp. (koszty druku w zależności od potrzeb pokrywane są przez partnerów), - bieżące informowanie przy udziale partnerów grup docelowych o wynikach działań realizowanych w projekcie, - bieżący, aktywny kontakt e-mailowy i telefoniczny z partnerami, - organizacja i przeprowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR na spotkaniach projektu, - organizacja przepływu informacji pomiędzy Beneficjentem Wiodącym, Wspólnym Sekretariatem Technicznym Programu oraz partnerami projektu, - sporządzanie biuletynu informacyjnego, - kontakt z mediami (sporządzanie materiałów dla mediów, pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego udzielanie wywiadów do prasy, radia i telewizji), - aktywne werbowanie członków organizacji będącej przedłużeniem projektu LIFEscape, 4) zamawiający dopuszcza wykonywanie zadań przypisanych menadżerowi finansowemu projektu (Financial Manager) oraz koordynatorowi PR projektu (Information Officer) przez jedną osobę, 5) wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania warunków realizacji przedmiotu zamówienia określonych w projekcie umowy - załączniku nr 6 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a w szczególności określonych w załącznikach do projektu umowy, tj.: a) umowa o dofinansowanie z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, b) wniosek aplikacyjny projektu pn. LIFEscape: Implementing the European Landscape Convention in the South BalticRegion, c) Program Operacyjny Południowy Bałtyk 2007-2013 zatwierdzony przez Komisję Europejską w dniu 20 grudnia 2007 r., d) Plan Komunikacji Programu przygotowany przez Instytucję Zarządzającą PWT Południowy Bałtyk 2007-2013, e) podręcznik Programu (Programme Manual) zatwierdzony przez Komitet Monitorujący PWT Południowy Bałtyk 2007-2013, f) wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach PWT Południowy Bałtyk 2007-2013, g) wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.10.00 - Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: 1) zamawiający żąda wniesienia przed upływem terminu składania ofert wadium w wysokości 10.000,00 złotych, 2) wadium może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej - poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, 3) w przypadku wyboru pieniądza jako formy wadium, środki wpłacić należy na następujący rachunek bankowy zamawiającego: PKO S.A. 71124022651111001033701933, 4) wadium w pozostałych formach należy wnieść wraz z ofertą, przy czym należy je dołączyć w sposób umożliwiający późniejszy zwrot

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • 1. Chodzi o dysponowanie następującymi osobami: a) co najmniej jedną osobą posiadającą doświadczenie w pełnieniu funkcji koordynatora projektu (Project Coordinator) lub pełnieniu innej odpowiadającej zakresowi obowiązków koordynatora projektu funkcji w co najmniej dwóch projektach współfinansowanych ze środków zewnętrznych (środki Unii Europejskiej, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, itp.), przy czym wymagane jest aby projekty te miały charakter transgraniczny, tj. obejmowały swoim zasięgiem współpracę pomiędzy podmiotami pochodzącymi z co najmniej trzech krajów, oraz każdy z projektów był o wartości nie mniejszej niż 3.000.000,00 złotych brutto, posługującą się biegle językiem angielskim (w mowie i piśmie), co jest potwierdzone stosownym certyfikatem językowym lub ukończeniem co najmniej szkoły średniej z wykładowym językiem angielskim, b) co najmniej jedną osobą posiadającą doświadczenie w pełnieniu funkcji menadżera finansowego projektu (Financial Manager) lub pełnieniu innej odpowiadającej zakresowi obowiązków menadżera finansowego projektu funkcji w co najmniej dwóch projektach współfinansowanych ze środków zewnętrznych (środki Unii Europejskiej, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, itp.), przy czym wymagane jest aby projekty te miały charakter transgraniczny, tj. obejmowały swoim zasięgiem współpracę pomiędzy podmiotami pochodzącymi z co najmniej trzech krajów, oraz każdy z projektów był o wartości nie mniejszej niż 3.000.000,00 złotych brutto, posługującą się biegle językiem angielskim (w mowie i piśmie), co jest potwierdzone stosownym certyfikatem językowym lub ukończeniem co najmniej szkoły średniej z wykładowym językiem angielskim, c) co najmniej jedną osobą posiadającą doświadczenie w pełnieniu funkcji koordynatora PR projektu (Information Officer), charakteryzującej się odpowiedzialnością za tworzenie pozytywnego wizerunku wewnątrz i na zewnątrz projektu, lub pełnieniu innej odpowiadającej zakresowi obowiązków koordynatora PR projektu funkcji, w co najmniej dwóch projektach współfinansowanych ze środków zewnętrznych (środki Unii Europejskiej, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, itp.), przy czym wymagane jest aby projekty te miały charakter transgraniczny, tj. obejmowały swoim zasięgiem współpracę pomiędzy podmiotami pochodzącymi z co najmniej trzech krajów, oraz każdy z projektów był o wartości nie mniejszej niż 3.000.000,00 złotych brutto, posługującą się biegle językiem angielskim (w mowie i piśmie), co jest potwierdzone stosownym certyfikatem językowym lub ukończeniem co najmniej szkoły średniej z wykładowym językiem angielskim, d) co najmniej jedną osobę posługującą się językiem polskim na poziomie zaawansowanym w mowie i piśmie, potwierdzonym certyfikatem Państwowej Komisji Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego lub ukończeniem co najmniej szkoły średniej z wykładowym językiem polskim, posługującą się biegle językiem angielskim w mowie i piśmie, co jest potwierdzone stosownym certyfikatem językowym lub ukończeniem co najmniej szkoły średniej z wykładowym językiem angielskim. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość: a) łączenia funkcji, tak aby jedna osoba pełniła funkcje określone w pkt 1 lit. b) i c), lub b) spełnienia warunku dysponowania osobą określoną w pkt 1 lit. d) w przypadku, kiedy jedna z osób wymienionych w pkt 1 lit. a) - c) będzie spełniała także wymagania postawione dla osoby wymienionej w pkt 1 lit. d).

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

a) wypełniony formularz oferty - załącznik nr 4 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, b) opracowanie zawierające informacje odnoszące się do kryterium jakości, umożliwiające przyznanie odpowiedniej punktacji w podkryteriach: - analiza zamówienia ze wskazaniem problemów i zagrożeń związanych z jego realizacją, propozycje rozwiązań problemów, - organizacja Biura Obsługi Projektu (czytelność podziału ról i zakresu odpowiedzialności członków zespołu, przypływ informacji pomiędzy członkami zespołu, koordynacja realizacji zamówienia przez kierownika), - zastępowalność kluczowego personelu (choroba, urlop, itp.), niedołączenie w/w opracowania lub dołączenie opracowania zawierającego niekompletne informacje nie powoduje niezgodności oferty z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, natomiast jego dołączenie może spowodować przyznanie dodatkowej punktacji, c) w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie - pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, podpisane przez wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, do pełnomocnictwa należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że osoby podpisujące pełnomocnictwo są uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu danego wykonawcy, d) formularz oferty musi być podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, upoważnienie powinno być dołączone do oferty o ile nie wynika z dokumentów do niej załączonych.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Jakość - 40

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w następujących przypadkach: 1) wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, noszącego znamiona siły wyższej - uprawniające Strony do zmiany umowy w zakresie wymaganym do jej prawidłowej realizacji, 2) zmiany przepisów mających wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy - skutkujące uprawnieniem Stron do zmiany wysokości tego wynagrodzenia, 3) zaistnienie okoliczności zależnych od Zamawiającego, które uniemożliwiają realizację zobowiązania Wykonawcy zgodnie z umową - skutkujące uprawnieniem Stron do zmiany umowy w zakresie wymaganym do jej prawidłowej realizacji, 4) wystąpienia (ujawnienia) w trakcie realizacji umowy okoliczności uzasadniających dokonanie uściśleń/uzupełnień/zmian postanowień umownych korzystnych dla Zamawiającego; w powyższej sytuacji wynagrodzenie Wykonawcy nie zostanie zwiększone. 2. Podstawą do dokonania zmian, o których mowa powyżej jest złożenie przez jedną ze Stron wniosku i jego akceptacja przez Stronę drugą.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://www.parkikrajobrazowewarmiimazur.pl/wysoczyznyelblaskiej/
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: 82-300 Elbląg, ul. Bohaterów Westerplatte 18.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 09.12.2011 godzina 10:00, miejsce: 82-300 Elbląg, ul. Bohaterów Westerplatte 18, pokój nr 8.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: wykonanie przedmiotu zamówienia współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie