Gdynia: Świadczenie usług zarządzania miejscami hotelowymi na potrzeby 38 Gdynia - Festiwal Filmowy
Numer ogłoszenia: 271572 - 2013; data zamieszczenia: 11.07.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Pomorska Fundacja Filmowa w Gdyni, ul. Wrocławska 93, 81-553 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 58 62 11 509, faks 58 62 11 583.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług zarządzania miejscami hotelowymi na potrzeby 38 Gdynia - Festiwal Filmowy.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług zarządzania miejscami hotelowymi na potrzeby 38 Gdynia - Festiwal Filmowy w dniach 08-14 września 2013 roku..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 98.34.11.00 - Usługi zarządzania miejscami noclegowymi .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 08.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Biuro Podróży Lauer, ul. Ogarna 102, 80-826 Gdańsk, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 700000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 700000,00

• Oferta z najniższą ceną: 700000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 700000,00

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  UZASADNIENIE FAKTYCZNE Zamawiający jest podmiotem organizującym Gdynia - Festiwal Filmowy. Do obowiązków Zamawiającego, jako organizatora Festiwalu, należy m.in. zapewnienie miejsc hotelowych dla zaproszonych gości Festiwalu. Zaproszeni przez Zamawiającego goście Festiwalu korzystają w czasie Festiwalu z miejsc hotelowych na koszt Zamawiającego. Niezależnie od tego, Zamawiający zaprasza także na Festiwal określoną ilość gości, którym nie zapewnia miejsc hotelowych - osoby te korzystają z miejsc hotelowych zarezerwowanych we własnym zakresie i na własny koszt. Po ustaleniu dat tegorocznej, 38. edycji Gdynia - Festiwal Filmowy, a także, po ustaleniu wstępnej listy gości Festiwalu, którzy w okresie Festiwalu korzystali będą z miejsc hotelowych na koszt Zamawiającego, Zamawiający przystąpił do analizy rynku usług hotelarskich w Gdyni. Zamawiający ograniczył analizę rynku usług hotelarskich do Gdyni oraz Sopotu, albowiem imprezy składające się na program 38. edycji Gdynia - Festiwal Filmowy odbywać się będą w Gdyni, natomiast praktyka organizacyjna Zamawiającego wskazuje na konieczność zakwaterowania gości Festiwalu w miejscowości, w której odbywają się główne imprezy Festiwalu. Zważywszy na względy organizacji przez Zamawiającego transportu zbiorowego dla gości Festiwalu, konieczne jest także zakwaterowanie większych grup gości w kilku znaczących hotelach, nie zaś ulokowanie nielicznych grup gości w kilkunastu różnych hotelach. Co więcej, zważywszy na prestiżowy charakter organizowanego przez Zamawiającego Festiwalu, a także na fakt, że goście Festiwalu korzystający z miejsc hotelowych na koszt Zamawiającego zaliczają się do najznamienitszych postaci polskiego środowiska filmowego, Zamawiający w wyborze podmiotów świadczących usługi hotelarskie ograniczony był do hoteli o najwyższym standardzie usług, odpowiadającym randze Festiwalu oraz uzasadnionym oczekiwaniom gości Zamawiającego. Jednocześnie należy mieć na względzie, że system standaryzacji jakości usług hotelarskich w postaci przyznawanych kategorii (tzw. gwiazdek) nie odzwierciedla wszystkich opisanych powyżej kryteriów istotnych dla Zamawiającego, albowiem nawet hotele o formalnie jednolitej kategorii różnią się jakością miejsc noclegowych i świadczonych usług hotelarskich, a przede wszystkim, lokalizacją. Z uwagi na powyższe, Zamawiający wytypował grupę hoteli o standardzie kategorii czwartej oraz trzeciej (tj. kategorii ****, ***) zlokalizowanych w najbliższej odległości miejsc, w których odbywały się będą główne imprezy składające się na 38. Gdynia - Festiwal Filmowy tj. Teatru Muzycznego przy Placu Grunwaldzkim 1 w Gdyni oraz Centrum Gemini w Gdyni przy ul. Waszyngtona 21 oraz jednego hotelu drugiej kategorii (**) z uwagi na jego położenie w bezpośrednim sąsiedztwie w/wym. obiektów festiwalowych. Z uwagi na powyższe kryteria Zamawiający wytypował grupę hoteli, do których zaliczają się: 1. Hotel Orbis Gdynia,2. Hotel Nadmorski w Gdyni, 3. Hotel Blick w Gdyni, 4. Hotel Hotton w Gdyni, 5. Hotel Kuracyjny w Gdyni, 6. Hotel Neptun w Gdyni, 7. Hotel Różany Gaj w Gdyni, 8. Hotel Dom Marynarza w Gdyni oraz 9. Hotel Haffner w Sopocie. Następnie, Zamawiający przeprowadził analizę rynku usług hotelarskich, w celu powzięcia informacji o cenach oraz pozostałych warunkach świadczenia usług hotelarskich przez wytypowane przez siebie hotele, a także, dostępności miejsc noclegowych w wyselekcjonowanych przez siebie hotelach w okresie Festiwalu tj. w dniach od 08 do 14 września 2013 roku. W toku przedmiotowej analizy, Zamawiający uzyskał informację, że w wyselekcjonowanej przezeń grupie hoteli, w okresie Festiwalu tj. w dniach od 08 do 14 września 2013 roku, nie ma już ilości miejsc noclegowych wystarczających na potrzeby Zamawiającego. Zgodnie z treścią wstępnej listy gości specjalnych Festiwalu, którzy korzystać mieli z miejsc noclegowych na koszt Zamawiającego, liczba tych gości określona została na ok. 400 osób (twórcy filmowi, ekipy filmów Konkursu Głównego, Jury, część gości zagranicznych, czołowi producenci filmowi). Tymczasem, zgodnie z informacjami uzyskanymi przez Zamawiającego od Hoteli, w przeważającej części hoteli brak już wolnych miejsc w okresie od 08 do 14 września 2013 roku. Zamawiający poinformowany został w szczególności o braku możliwości rezerwacji większej ilości pokoi hotelowych w w/w. terminie w następujących hotelach: 1. Hotel Dom Marynarza w Gdyni, 2. Hotel Neptun w Gdyni, 3. Hotel Blick w Gdyni. Z przedstawionej powyżej grupy dziewięciu hoteli, trzy hotele na wstępne zapytania Zamawiającego przedstawiło odpowiedzi o braku dostępnych miejsc w w/wym.terminie. Pozostałe hotele zaoferowały Zamawiającemu możliwość rezerwacji wolnych miejsc noclegowych - i tak jednak w ilości dalece niewystarczającej na potrzeby Zamawiającego, wynikające z ilości gości Festiwalu. W tym stanie rzeczy, wobec powstania ryzyka niemożności wykonania przez Zamawiającego części zadań przy organizacji Festiwalu, tj. zapewnienia zakwaterowania gościom Festiwalu, Zamawiający zwrócił się do wyspecjalizowanego podmiotu, pośredniczącego m.in. w nabywaniu usług hotelarskich tj. Pani Ryszardy Obarek, prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą Biuro Podróży LAUER, o informację dotyczącą dostępnych temu podmiotowi miejsc noclegowych w grupie hoteli wyselekcjonowanych przez Zamawiającego. Zgodnie z informacją przekazaną Zamawiającemu przez Biuro Podróży LAUER, podmiot ten był w stanie zapewnić Zamawiającemu ilość miejsc noclegowych niezbędną na potrzeby zakwaterowania specjalnych gości Festiwalu, zgodnie z poniższym wyliczeniem: 1. Hotel ORBIS GDYNIA *** w Gdyni, 260 pokoi jedno lub dwuosobowych 7 pokoi o standardzie LUX 2 apartamenty ceny: pokój jednoosobowy 340 zł/noc pokój dwuosobowy 400 zł/noc, pokój o standardzie LUX 640 zł/noc apartament 690 zł/noc 2. Hotel HAFFNER **** w Sopocie 20 pokoi jedno lub dwuosobowych w zależności od wykorzystania ceny: pokój jednoosobowy 380 zł/noc pokój dwuosobowy 440 zł/noc 3. Hotel NADMORSKI **** w Gdyni 50 pokoi jedno lub dwuosobowych ceny : pokój jednoosobowy 450 zł/noc pokój dwuosobowy 490 zł/noc 4. Hotel BLICK *** w Gdyni 7 pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania 31 pokoi dwuosobowych ceny: pokój dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania 260 zł/noc pokój dwuosobowy 360 zł/noc 5. Hotel HOTTON *** w Gdyni 40 pokoi jedno lub dwuosobowych ceny: pokój jednoosobowy 340 zł/noc pokój dwuosobowy 430 zł/noc 6. Hotel KURACYJNY *** w Gdyni 20 pokoi jedno lub dwuosobowych ceny: pokój jednoosobowy 345 zł/noc pokój dwuosobowy 445 zł/noc 7. Hotel DOM MARYNARZA ** w Gdyni 54 pokoi jedno, dwu lub trzyosobowych ceny: pokój jednoosobowy 180 zł/noc pokój dwuosobowy 240 zł/noc pokój trzyosobowy 250 zł/noc 8. Hotel NEPTUN *** w Gdyni 19 pokoi jedno lub dwuosobowych ceny: pokój jednoosobowy 360 zł/noc pokój dwuosobowy 430 zł/noc 9. Hotel Różany Gaj *** w Gdyni 18 pokoi jedno i dwuosobowych cena: pokój jednoosobowy 410 zł/noc, pokój dwuosobowy 460 zł/noc. Zgodnie z powyższymi informacjami, całkowita ilość dostępnych dla Biura Podróży LAUER pokoi hotelowych w w/wym. Hotelach w dniach od 08 do 14 września 2013 roku wystarczałaby do pełnego pokrycia zapotrzebowania Zamawiającego. Jednakże, wykorzystanie w/wym. pokoi przez Zamawiającego na potrzeby Festiwalu wymagałoby zawarcia umowy z Biurem Podróży LAUER, albowiem podmiotowi temu, z uwagi na dokonane przezeń rezerwacje, przysługiwało wyłączne prawo do dysponowania objętymi rezerwacjami miejscami noclegowymi. Jednocześnie, przedmiotowe miejsca noclegowe, z uwagi na rezerwację Biura Podróży LAUER, nie były dostępne dla Zamawiającego w przypadku bezpośredniego składania zapytań w poszczególnych Hotelach. Reasumując, zawarcie umowy z Biurem Podróży LAUER stanowi dla Zamawiającego jedyną możliwość zakwaterowania gości specjalnych Festiwalu, korzystających z usług hotelarskich na koszt Zamawiającego, w hotelach, które ze względu na swą lokalizację oraz jakość świadczonych usług odpowiadają wymogom Zamawiającego. Jednocześnie, jakiekolwiek opóźnienie w zawarciu przedmiotowej umowy mogłoby doprowadzić do dalszego zmniejszania i tak ograniczonej już puli miejsc noclegowych. Jak wskazano, tegoroczna, 38. edycja Gdynia - Festiwal Filmowy, odbywa się w dniach od 08 do 14 września 2013 roku tj. w okresie zwiększonego ruchu turystycznego w miejscowościach nadmorskich w tym, w Gdyni i Sopocie. Co więcej, Zamawiający konkurowałby o pozostałe miejsca noclegowe nie tylko z turystami indywidualnymi, lecz również ze zorganizowanymi grupami gości Festiwalu, którzy uzyskali zaproszenia na Festiwal od Zamawiającego, lecz którzy organizują oraz pokrywają koszt swojego pobytu we własnym zakresie. Podkreślenia wymaga również, że warunki finansowe przedstawione Zamawiającemu przez Biuro Podróży LAUER tj. ceny poszczególnych pokoi hotelowych, są korzystniejsze dla Zamawiającego od warunków przedstawionych przez poszczególne Hotele. Dla przykładu, cena jednej doby w jednoosobowym pokoju w Hotelu ORBIS Gdynia przedstawiona Zamawiającemu bezpośrednio w tym Hotelu, wyniosła 350 złotych dla pokoju jednoosobowego i 410 złotych dla pokoju 2-osobowego, podczas gdy cena za te same pokoje, zgodnie z ofertą Biura Podróży LAUER, wyniosła odpowiednio 340 i 400 złotych. Analogiczna różnica występowała również przy porównaniu cen w Hotelu BLICK w Gdyni - cena przedstawiona Zamawiającemu bezpośrednio w tym Hotelu, wyniosła 280 zł za pokój dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania i 380 złotych dla pokoju 2-osobowego, podczas gdy cena za taki pokoje, zgodnie z ofertą Biura Podróży LAUER, wyniosła 260 złotych za pokój dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania i 360 zł za pokój dwuosobowy. UZASADNIENIE PRAWNE W świetle przedstawionego powyżej stanu faktycznego, w ocenie Zamawiającego, w sprawie kumulatywnie spełnione zostały przesłanki wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki określone w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) Prawa zamówień publicznych (dalej: PZP), a także, w art. 5 ust. 1a PZP. Przede wszystkim, w świetle zebranych przez Zamawiającego informacji o dostępności miejsc noclegowych oraz usług hotelarskich w wymienionych powyżej Hotelach w dniach od 08 do 14 września 2013 roku, Biuro Podróży LAUER jest jedynym podmiotem, który jest w stanie zapewnić Zamawiającemu niezbędną do zakwaterowania gości Festiwalu ilość miejsc noclegowych. Zgodnie z informacjami uzyskanymi przez Zamawiającego bezpośrednio w Hotelach, w w/wym. terminie brak jest dostępnych miejsc hotelowych lub są one w wyższych cenach. A zatem, Zamawiający uzyska możliwość zakwaterowania zaproszonych przez siebie gości specjalnych Festiwalu wyłącznie w przypadku zawarcia umowy z Biurem Podróży LAUER, korzystając z rezerwacji złożonych przez to Biuro. Niezależnie od powyższego należy mieć na względzie fakt, że usługi hotelarskie zaliczone zostały do usług o charakterze niepriorytetowym, w rozumieniu art. 5 ust. 1 w zw. z art. 2a PZP oraz poz. 17 Załącznika nr 2 do Rozporządzenia w sprawie wykazu usług. Przepis ten zawiera odesłanie do odpowiednich pozycji Rozporządzenia CPV, zgodnie z którym, do niepriorytetowych usług zalicza się m.in. usługi miejsc noclegowych oraz biur (kod CPV 98340000-8), usługi miejsc noclegowych (kod CPV 98341000-5), usługi zarządzania miejscami noclegowymi (kod CPV 98341100-6), usługi hotelarskie (kod CPV 55100000-1), hotelarskie usługi noclegowe (kod CPV 55110000-4), usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji (kod CPV 55120000-7), inne usługi hotelarskie (kod CPV 55130000-0). Zaliczenie wymienionych powyżej usług do usług o charakterze niepriorytetowym pozwala Zamawiającemu na uzasadnienie prawne wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki także treścią przepisu art. 5 ust. 1a PZP, pozwalającego na zastosowanie tego trybu do usług o charakterze niepriorytetowym, nie tylko w przypadkach określonych w art. 67 ust. 1 PZP, lecz także w innych uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: 1) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; 2) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 3) poniesieniem straty w mieniu publicznym; 4) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. W ocenie Zamawiającego, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki uzasadnione jest w szczególności okolicznościami, o których mowa w pkt. 1 i 4 powyżej. Jakiekolwiek opóźnienie w nabyciu przez Zamawiającego miejsc noclegowych skutkowałoby bowiem uniemożliwieniem terminowej realizacji zadania. Jak wskazano powyżej, aktualnie brak jest już bowiem ogólnodostępnych miejsc noclegowych w hotelach wyselekcjonowanych przez Zamawiającego. W przypadku niezastosowania przez Zamawiającego trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki, także miejsca objęte aktualnie rezerwacją Biura Podróży LAUER mogą zostać zbyte przez ten podmiot osobom trzecim, uniemożliwiając Zamawiającemu odpowiednie zakwaterowania gości Festiwalu. Zastosowanie jakiegokolwiek trybu udzielania zamówienia publicznego, innego niż zamówienie z wolnej ręki, byłoby dla Zamawiającego znacznie bardziej czasochłonne - w czasie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w innym trybie, ilość miejsc noclegowych dostępnych za pośrednictwem Biura Podróży LAUER mogłaby spaść poniżej ilość wymaganej na potrzeby Zamawiającego. Niezależnie od powyższego, za udzieleniem zamówienia w trybie z wolnej ręki przemawiają także względy celowego i oszczędnego ponoszenia wydatków. Warunki finansowe przedstawione Zamawiającemu przez Biuro Podróży LAUER są istotnie korzystniejsze od warunków, jakie przedstawione zostały Zamawiającemu bezpośrednio przez Hotele, na etapie wstępnego badania rynku przez Zamawiającego. Przy założeniu wykorzystania przez Zamawiającego całości miejsc noclegowych wskazanych przez Biuro Podróży LAUER jako miejsca dostępne w Hotelu Gdynia (łącznie 269 pokoi), przez cały okres Festiwalu tj. w dniach pomiędzy 08 do 14 września 2013 roku, Zamawiający mógłby zaoszczędzić kwotę ok. 16.140,00 złotych (sześć dób hotelowych przy oszczędności ok. 2690,00 złotych na jednej dobie) - taka jest bowiem różnica pomiędzy wynagrodzeniem obliczonym według stawek przedstawionych przez Biuro Podróży LAUER, a wynagrodzeniem obliczonym według stawek wskazanych w cennikach przedstawionych bezpośrednio przez Hotel Gdynia. Powyższe, wedle oceny Zamawiającego, uzasadnia wszczęcie przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki na świadczenie usług zarządzania miejscami noclegowymi na potrzeby 38. Gdynia - Festiwal Filmowy w dniach od 08 do 14 września 2013 roku (usługi zarządzania miejscami noclegowymi kod CPV 98341100-6).