Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostarczenie licencji, wdrożenie i uruchomienie w Instytucie Fizjologii i Patologii Słuchu systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT FIZJOLOGII I PATOLOGII SŁUCHU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 011692096

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: MOCHNACKIEGO 10

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-042

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: m.koczkodaj@ifps.org.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.whs.ifps.org.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytut Badawczy

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostarczenie licencji, wdrożenie i uruchomienie w Instytucie Fizjologii i Patologii Słuchu systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c3738923-e52a-11ee-a01e-f641a8763d5f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00250624

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-03-19

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ifps.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ifps.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: https://ifps.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet/

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie zapisami SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie zapisami SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IFPS/08/PZP/24

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Dostarczenie licencji, wdrożenie i uruchomienie w Instytucie Fizjologii i Patologii Słuchu systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 6 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Szczegółowa ocena znajduje się w SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Funkcjonalność

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie kierownika projektu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zgodnie z dokumentami zamówienia - SWZ i załącznikami

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zgodnie z dokumentami zamówienia - SWZ i załącznikami

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zgodnie z dokumentami zamówienia - SWZ i załącznikami

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zgodnie z dokumentami zamówienia - SWZ i załącznikami

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

10. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM
10.1. Wykonawca obowiązany jest wnieść, przed upływem terminu składania ofert, a następnie utrzymywać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy P. z. p., wadium w wysokości (ustalonej na podstawie art. 97 ust. 3 ustawy P. z. p.):
6 000,00 zł. (słownie: sześć tysięcy i 00/100 złotych).
10.2. Wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
10.2.1. pieniądzu;
10.2.2. gwarancjach bankowych;
10.2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;
10.2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).
10.3. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony przez CITI BANK HANDLOWY pod numerem 20 1030 1508 0000 0008 0412 0009, z dopiskiem na przelewie: „Wadium IFPS/08/PZP/24".
Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt. 10.2.2 do 10.2.4, wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. Gwarancja lub poręczenie musi obejmować bezwarunkowe zobowiązanie do zapłaty sumy wadium dotyczącej wszystkich podstaw zatrzymania wadium na podstawie przepisów ustawy P. z. p. W wypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, Zamawiający oczekuje wskazania w treści gwarancji lub poręczenia wszystkich wykonawców, co najmniej jako podmioty, których działania lub zaniechania mogą stanowić podstawę uruchomienia gwarancji lub poręczenia.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zgodnie z warunkami określonymi w SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Dopuszcza się zmiany Umowy w przypadkach i na warunkach opisanych poniżej:
a. zmiana sposobu wykonywania Umowy i/lub zmiana wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów, jeśli zmiany te będą miały wpływ na sposób wykonania przedmiotu Umowy i/lub koszty, które Wykonawca musi ponieść w celu należytego wykonania przedmiotu Umowy, w zgodzie ze znowelizowanymi lub nowymi przepisami prawa,
b. zmiana terminu lub sposobu realizacji poszczególnych Etapów, w przypadku braku lub nienależytej współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, w szczególności w przypadku gdy Zamawiający nie udostępni Wykonawcy Infrastruktury technicznej, środowiska produkcyjnego i testowego systemu SIMPLE.ERP, nie zapewni wykonania prac integracyjnych po stronie systemu SIMPLE.ERP nie udostępni lub Materiałów w terminie wskazanym przez Wykonawcę lub gdy Infrastruktura techniczna lub system SIMPLE.ERP nie działa prawidłowo, Materiały są niekompletne, zawierają błędy lub nieścisłości, a także gdy Zamawiający zaniecha innych działań niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy. Termin realizacji przedmiotu umowy zostanie przesunięty co najmniej o czas, w którym Wykonawca nie mógł realizować przedmiotu Umowy lub realizacja przedmiotu Umowy była utrudniona z przyczyn, o których mowa powyżej (czas opóźnienia Zamawiającego, czas przerw w dostępie do infrastruktury technicznej, etc.). Dopuszcza się przesunięcie terminu realizacji przedmiotu Umowy o czas dłuższy, niż wskazany w zdaniu poprzednim, jeśli Wykonawca wykaże przyczyny takiego wydłużenia,
c. w przypadku uzasadnionej przyczyny technicznej w szczególności ujawnionej na etapie opracowania Analizy przedwdrożeniowej, dopuszcza się zmiany:
 sposobu wykonania Umowy w obszarach: organizacyjnym, wykorzystywanych narzędzi, przyjętych metod i kanałów komunikacji,
 zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych, jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagań Zamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji,
d. w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od Wykonawcy, związanych z równolegle prowadzonymi przez Zamawiającego projektami mającymi wpływ na realizację Umowy lub w związku ze zmianami okoliczności wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego albo w związku z podjęciem przez Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu przez osobę trzecią kontroli jakości i sposobu prowadzenia prac, dopuszcza się zmiany terminu lub sposobu realizacji przedmiotu Umowy oraz przewiduje się możliwość zwiększenia Wynagrodzenia pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, iż w celu uwzględnienia powyżej opisanych uwarunkowań leżących po stronie Zamawiającego musi ponieść koszty, których zawarcie w kalkulacji cenowej w Ofercie nie było możliwe w dniu jej składania. Zmiana wysokości Wynagrodzenia dopuszczalna jest w oparciu o niniejsze postanowienie wyłącznie do wysokości niezbędnej do pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, jednak nie wyższym niż 20% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 12 ust. 1 Umowy.
e. zmiana terminu realizacji przedmiotu Umowy w przypadku, gdy dotrzymanie terminu realizacji przedmiotu Umowy nie jest możliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w szczególności w przypadku:
 braku podjęcia przez Zamawiającego decyzji w zakresie przebiegu wdrożenia, w terminie wskazanym przez Wykonawcę,
 gdy opracowanie Analizy przedwdrożeniowej nie było możliwe w terminie ustalonym w Harmonogramie prac, w szczególności w przypadku, gdy spotkania analityczne nie zostały przeprowadzone w terminie wskazanym przez Wykonawcę lub kon ........ - pozostała treść możliwych zmian, ze względu na ograniczenie ilości znaków zawarte są w "Projekcie umowy" - załącznik nr 5 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-04-04 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ifps.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet/;

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-04-04 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-05-06