Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańska działająca w imieniu i na rzecz Gminy Miasta Gdańska

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000168372

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Żaglowa 11

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-560

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 58 320 51 00

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: drmg@gdansk.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.drmg.gdansk.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/pn/drmg_gdansk

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Budownictwo i obiekty komunalne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fa49647d-b075-11ee-a06e-7a3efa199397

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00220042

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-27

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00573492/18/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00032202

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: 8/BZP-U.520.1.2024/KW

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 162560,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług archiwalnych polegających na:
1) Niezwłocznym przejęciu na własny koszt i własnym transportem dokumentacji niearchiwalnej (w ilości ok. 760 mb) zamawiającego przechowywanej przez dotychczasowego wykonawcę w Gdańsku przy ul. Żaglowej.
2) Bieżącej archiwizacji oraz opracowywaniu zasobu dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez zamawiającego. W ramach archiwizacji wykonawca wykona następujące prace archiwalne:
 segregowanie dokumentacji wg zadania/rodzaju (w miarę możliwości),
 formowanie w tomy oraz numerowanie tomów,
 spakowanie do pudeł oraz opatrzenie każdego pudła numerem (zapewniając tym samym opakowania do dokumentacji, czyli pudła zbiorcze 0,4 mb z wiekiem),
 ewidencjonowanie polegające na prowadzeniu spisów dokumentacji przekazywanej przez DRMG na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego,
 spis dokumentacji powinien zawierać: nr pudła archiwizacyjnego,
nr tomu, nazwę zadania, branżę, daty skrajne, imię i nazwisko osoby przekazującej, datę przekazania oraz ewentualne uwagi,
 ewidencja powinna być prowadzona w wersji elektronicznej,
z możliwością szybkiego wydruku, przesyłana do zamawiającego każdorazowo po przekazaniu przez DRMG dokumentacji,
 w przypadku luźnej dokumentacji związanie lub zszycie,
 narzędzia, materiały potrzebne do opracowania i oprawy akt zapewni Wykonawca, od niego również zależy ich dobór.
3) Brakowaniu dokumentacji raz do roku – w zakres czego wchodzi:
 sporządzanie spisów akt przeznaczonych do brakowania (przesyłanych do akceptacji archiwisty zamawiającego),
 wydzielanie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia,
 po uzyskaniu przez jednostkę zgody z Archiwum Państwowego
w Gdańsku – niszczenie w niszczarce przemysłowej dokumentacji,
 zbelowanie uniemożliwiające odtworzenie danych, zgodnie
z obowiązującymi przepisami o RODO i odpadach,
 wystawienie certyfikatu zniszczenia.
4) Przechowywaniu akt (ilość określana na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, obecnie przechowujemy poza jednostką 760 mb dokumentacji) w pudłach zbiorczych o wymiarze 40 cm*34 cm*30,5cm, w pomieszczeniach wykonawcy spełniających wymogi określone obowiązującymi w tym zakresie przepisami (w obiekcie strzeżonym fizycznie i elektronicznie 24h na dobę), zgodnie z okresem przechowywania danego rodzaju dokumentacji.
5) Odbieraniu dokumentacji niearchiwalnej na własny koszt z siedziby zamawiającego mieszczącej się w Gdańsku przy ul. Żaglowej 11 lub miejsca wskazanego przez zamawiającego na terenie Gminy Miasta Gdańska, w ciągu 48 godzin od złożenia zapotrzebowania przez zamawiającego drogą elektroniczną lub telefoniczną.
6) Dostarczaniu dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przez wykonawcę na własny koszt do siedziby zamawiającego mieszczącej się w Gdańsku przy ul. Żaglowej 11 lub miejsca wskazanego przez zamawiającego na terenie Gminy Miasta Gdańska, w terminie wskazanym w ofercie, nie dłużej niż w ciągu 48 godzin od złożenia zapotrzebowania przez zamawiającego drogą elektroniczną lub telefoniczną.
2. Usługi muszą być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

92512000-3 - Usługi świadczone przez archiwa

92512100-4 - Usługi niszczenia archiwów

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 3 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Działając na podstawie art. 222 ust. 4 w zw. z art. 266 ustawy Pzp, Zamawiający przed otwarciem ofert poinformował, że kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wynosi 199 948,80 zł brutto.
Oferty w toku przedmiotowego postępowania złożyło dwóch wykonawców:
Archiveo Sp. z o.o. – cena oferty 3 389 314,20 zł ;
Akta Archiwa Sp. z o.o.– cena oferty 198 103,80 zł.
W dniu 02.02.2024 r. Zamawiający wezwał wykonawcę Akta Archiwa Sp. z o.o. na podstawie art. 224 ust. 1 i art. 224 ust. 2 pkt 1) w zw. z art. 266 ustawy Pzp do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów, w zakresie wyliczenia ceny, ponieważ cena złożonej oferty jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1) i 10) ustawy Pzp.
Złożone przez Wykonawcę Akta Archiwa Sp. z o.o. w dniu 06.02.2024 r. wyjaśnienia nie potwierdzają, że oferta Wykonawcy nie zawiera rażąco niskiej ceny, w związku z czym oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8) w zw. z art. 224 ust. 6 w zw. z art. 266 ustawy Pzp.
Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8) ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
Zgodnie z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp odrzuceniu jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.
W związku z powyższym oferta złożona przez Wykonawcę Akta Archiwa Sp. z o.o. podlegała odrzuceniu.
Poza ofertą złożoną przez Akta Archiwa Sp. z o.o. jedyną złożoną w postępowaniu ofertą była oferta złożona przez Archiveo Sp. z o.o. Cena tej oferty, wynosząca 3 389 314,20 zł brutto, znacznie przewyższa kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wynoszącą 199 948,80 zł brutto, a Zamawiający nie może zwiększyć tej kwoty do ceny oferty Wykonawcy Archiveo Sp. z o.o. W związku z powyższym należało unieważnić postępowanie na podstawie art. 255 pkt 3) w zw. z art. 266 ustawy Pzp.

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 198103,80 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 3389314,20 PLN