Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa organizacji i obsługi konferencji podsumowującej Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020 w części dotyczącej Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 291009337

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. IX Wieków Kielc 3

1.5.2.) Miejscowość: Kielce

1.5.3.) Kod pocztowy: 25-516

1.5.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: urzad.marszalkowski@sejmik.kielce.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.swietokrzyskie.pro

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa organizacji i obsługi konferencji podsumowującej Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020 w części dotyczącej Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-be1f62ed-c4fa-11ee-bbfa-e29e26ebc6e1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00096224

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, Priorytet 11 Pomoc Techniczna EFRR, Działanie 11.01 Pomoc Techniczna EFRR „Działania informacyjno-promocyjne w ramach FEŚ 2021-2027.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://sejmik-kielce.logintrade.net/zapytania_email,155796,18598f5e6ee523fe064b33e79d569600.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert,
wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy do elektronicznej obsługi zamówień publicznych zamawiającego (dalej Platforma), dostępnej pod adresem: https://sejmik-kielce.logintrade.net/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy opisane
zostały w instrukcji użytkowników pn. „Wymagania techniczne”, „Rejestracja wykonawcy na platformie” oraz „Udział w trybie podstawowym bez negocjacji” na stronie: https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html
2. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne.
3. Złożenie oferty przez wykonawcę następuje poprzez prawidłowe jej złożenie na Platformie dostępnej pod adresem: https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html - w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Złożenie oferty na nośniku danych lub w innej formie niż przewidziana powyżej (np. e-mail) jest niedopuszczalne.
4. Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020r. poz.
2452), tj. formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
5. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf.
W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatu .zip, .7Z.
6. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.
7. Wsparcie techniczne dla wykonawców zapewnia dział Helpdesk Logintrade: tel.: 71 7873534; e-mail: helpdesk@logintrade.net.
8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej „rozporządzenie”) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie
podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
9. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust 4 ustawy, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust 3 ustawy, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt 4 i 5, z uwzględnieniem rodzaju
przekazywanych danych.
10. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt 9, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt 4 i 5 lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu Platformy.
11. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, składa się w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
12. Pełna informacja dotycząca wymagań technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zawarta została w rozdz. VI SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w rozdziale II pkt 8 SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w rozdziale II pkt 8 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OK-III.272.1.2.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, obsługa techniczna i realizacja konferencji podsumowującej Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020.
2. Usługa konferencji obejmuje:
a) obsługa konferencji,
b) zapewnienie oprawy artystycznej,
c) elektroniczna rejestracja uczestników konferencji,
d) wykonanie zaproszeń,
e) zaprojektowanie i zakup gadżetów,
f) zapewnienie usługi cateringowej.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ - SOPZ.
4. Miejsce organizacji konferencji jest Centrum Kongresowym Targi Kielce, ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce, które zostanie zarezerwowany przez Zamawiającego. Wykonawca, który zostanie wybrany do realizacji zamówienia zobowiązany będzie ponieść koszty wynajmu sali w kwocie 19 000,00 zł netto. Dlatego też Wykonawca obliczając cenę oferty, za którą oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia, zobowiązany jest uwzględnić powyższy koszt wynajęcia sali.
5. Zamawiający informuje, iż w konferencji (w tym w serwisie kawowym i obiedzie) będzie brać udział od 200 do 250 osób. W celu obliczenia ceny oferty wykonawca zobowiązany jest uwzględnić maksymalną liczbę uczestników tj. 250 osób w zakresie wszystkich usług wchodzących w skład zamówienia. Rozliczenie za wyżywienie (serwis kawowy, obiad) nastąpi na podstawie liczby osób zarejestrowanych na konferencję (zgodnie z terminem wskazanym w SOPZ) przy uwzględnieniu cen wyszczególnionych w kalkulacji cenowej, którą wykonawca wyłoniony do realizacji zamówienia zobowiązany będzie przedłożyć zamawiającemu, w terminie do 5 dni po zawarciu umowy. W kalkulacji wykonawca zobowiązany jest wykazać w przeliczeniu na 1 osobę koszty wyżywienia (serwis kawowy i obiad).
6. Nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez, 55300000-3 Usługi organizacji konferencji.
7. Wykonawca zobowiązany będzie do stałej współpracy i konsultacji z zamawiającym na każdym etapie realizacji przedmiotowego zamówienia, w szczególności zobowiązany będzie konsultować wszelkie wątpliwości.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontrolowania realizacji przedmiotu zamówienia na każdym etapie prac.
9. Zamawiający wymaga, aby usługa wykonana została przez wykonawcę zgodnie z wytycznymi zamawiającego z zachowaniem wysokiej jakości prac i była kompletna.
10. Zamawiający wymaga, aby zaoferowany przez wykonawcę przedmiot zamówienia był zgodny z wymogami określonymi przez zamawiającego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia.
11. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 120 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Sposób oceny został szczegółowo określony w Rozdziale XVI SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w odniesieniu do zdolności technicznej lub zawodowej, tj. wykażą iż w okresie ostatnich 3 lat, licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej 2 usługi polegające na przygotowaniu konferencji/ spotkania/warsztatów itp. dla minimum 100 osób na każdej z nich.
2. Wykonawca, może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawca może polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
UWAGA:
W celu oceny, czy wykonawca polegając na zdolnościach na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia oraz oceny czy stosunek łączący wykonawcę
z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów, zamawiający żąda dokumentu, który określa w szczególności:
a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
b) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
c) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
5. Zamawiający oceni brak podstaw do wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu wg zasady spełnia/nie spełnia, na podstawie treści oświadczenia załączonego do oferty, wg wzoru stanowiącego odpowiednio Dodatek nr 2 do SWZ oraz Dodatek nr 3 do SWZ. Następnie zgodnie z art. 274 ust 1 ustawy zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyszczególnionych w rozdziale XIV niniejszej SWZ.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale XIII, tj.: wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane – wg wzoru wskazanego w wezwaniu oraz SWZ (Dodatek nr 6 do SWZ) oraz załączenia dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
UWAGA:
Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
2) Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Oferta składa się z wypełnionego i podpisanego Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ.
2. Do oferty należy dołączyć:
a) Wypełnione i podpisane Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia
z postępowania – wg wzoru określonego w Dodatku nr 2 do SWZ.
b) Wypełnione i podpisane Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru określonego w Dodatku nr 3 do SWZ.
c) Wypełnione i podpisane Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wg wzoru określonego w Dodatku nr 4 do SWZ – w sytuacji, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.
d) Wypełnione i podpisane Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby – wg wzoru określonego w Dodatku nr 5 do SWZ – w przypadku gdy, wykonawca powołuje się na zasoby podmiotu trzeciego.
e) Zobowiązanie podmiotu trzeciego (o ile dotyczy), o którym mowa w rozdziale XIV pkt 1.6.
f) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca wskaże w Formularzu oferty dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.
g) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
h) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie:
1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
3) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj. wykonawcy łącznie muszą spełnić warunki udziału w postępowaniu, oraz każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu
z postępowania. W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniana będzie ich łączna zdolność techniczna lub zawodowa.
4) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy występujący wspólnie załączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
5) Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy, możliwość dokonywania zmian postanowień niniejszej umowy, w przypadku:
1) zmiany stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadkach strony mogą dokonać niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami;
2) działania siły wyższej, za którą uważa się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy, a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawierania, lub przewidziane, a niemożliwe do uniknięcia, np. działania sił natury, epidemie, strajki, mobilizacja powszechna, wojna itp., których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie umowy zgodnie z jej treścią, Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę o jej zaistnieniu oraz, o ile będzie to możliwe, przedstawi niebudzące wątpliwości dokumenty potwierdzające jej wystąpienie. Obie Strony niezwłocznie od dnia otrzymania powyższej informacji uzgodnią tryb dalszego postępowania.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 Wykonawca lub Zamawiający wystąpi z wnioskiem o dokonanie zmiany umowy, zawierającym stosowne uzasadnienie. Wniosek winien być złożony niezwłocznie i w formie pisemnej.
3. Zamawiający lub Wykonawca po zapoznaniu się z uzasadnieniem i przy uwzględnieniu okoliczności sprawy dokona oceny zasadności zmiany umowy.
4. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego na przeniesienie praw i obowiązków z niniejszej umowy w przypadku zmiany formy prawnej Wykonawcy.
5. Zmiany umowy mogą nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość skrócenia terminów, o których mowa w Załączniku nr 1 do SWZ – SOPZ: Rozdział IV pkt.1 lit a, d, pkt 2 lit a, b pkt 3 i pkt 4, w przypadku braku możliwości ich dochowania ze względu na termin zawarcia umowy. Przedmiotowa zmiana nie wymaga sporządzenia aneksu.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-02-15 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://sejmik-kielce.logintrade.net/zapytania_email,155796,18598f5e6ee523fe064b33e79d569600.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-02-15 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-03-15

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

I. Okres realizacji zamówienia wynosi 120 dni od dnia zawarcia umowy.
Planowany/pożądany przez Zamawiającego termin realizacja konferencji to 27 marca 2024 roku.
UWAGA
W przypadku przeciągającej się procedury udzielenia zamówienia uniemożliwiającej zawarcie umowy i wykonywanie usługi w ww. terminie tj. 27 marca br., konferencja odbędzie się najpóźniej w terminie 120 dni od dnia zawarcia umowy, z tym że zostanie on ustalony w porozumieniu z Zamawiającym w dniu podpisania umowy.
II. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się Wykonawców, w stosunku, do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 Ustawa z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 t.j.).