Białystok: Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku
Numer ogłoszenia: 164124 - 2014; data zamieszczenia: 15.05.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 88904 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Białystok, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku w dniach 12-13 czerwca 2014 r. połączonej ze spotkaniem kierowników Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji Ambasad RP w dniach 12-13 czerwca 2014 r. w ramach projektu pn. Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora we współpracy z Suwalską Specjalną Strefą Ekonomiczną S.A. Zakres zamówienia obejmuje: 1. Rezerwację pokoi hotelowych jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania, dla maksymalnie 70 wskazanych uczestników konferencji na nocleg z 12 na 13 czerwca 2014 r. w hotelach trzy- lub czterogwiazdkowych znajdujących się w ścisłym centrum Białegostoku. W cenę pokoju ma być wliczony dostęp do Internetu oraz śniadanie w restauracji hotelowej. 2. Zapewnienie transportu w dniach 12-13 czerwca 2014 r.: Wykonawca zaplanuje i zapewni odbiór maksymalnie 70 osób z siedziby Ministerstwa Gospodarki w Warszawie w dniu 12 czerwca 2014 r. oraz przewiezienie we wskazane miejsca w Białymstoku, transport z hotelu do i z miejsca gdzie odbywać się będzie uroczysta kolacja; w dniu 13 czerwca (piątek) przewozy osób między hotelami a miejscem konferencji oraz transport w czasie wizyt studyjnych na terenie miasta i okolic (maksymalnie 4 busy 20 osobowe), - przewóz maksymalnie 70 osób ze wskazanych miejsc w Białymstoku pod siedzibę Ministerstwa Gospodarki w Warszawie (lub w inne wskazane miejsce w Warszawie). 3. Zapewnienie materiałów konferencyjnych: Wykonawca opracuje projekty graficzne (format gif oraz tekst) oraz dostarczy do wskazanych miejsc następujące materiały informacyjne: 1) zaproszenia i program konferencji (150 szt.). 2) Wykonawca wgra na nośniki USB z odpowiednimi logami materiały zapewnione przez Zamawiającego w formie elektronicznej (150 szt.), 3) po 150 szt.: imiennych identyfikatorów dla uczestników spotkań: badge i smycz, toreb papierowych na materiały konferencyjne z logami, notatnik w formacie A4 min. 60 kartek, długopisów; zestawów upominkowych regionalnych VIP w ilości 70 szt. (produkty regionalne województwa podlaskiego). 4. Wyposażenie i obsługa techniczna: 1) w dniu 12 czerwca 2014 r. przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 150 osób. Wykonawca wynajmie i opłaci koszty wynajmu obiektu, w którym odbędzie się uroczysta kolacja, po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia części oficjalnej kolacji w ww. miejscu, tj. techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji. 2) w dniu 13 czerwca 2014 r. przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 150 osób. Konferencja odbędzie się w obiekcie: Białostocki Park Naukowo-Technologiczny (BPN-T) w Białymstoku. Wykonawca zarezerwuje i opłaci koszty wynajmu obiektu, 3) Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia konferencji w ww. miejscu w tym: meble konferencyjne, wyposażenie sekretariatu konferencji umiejscowionego przy sali konferencyjnej, wyposażenie recepcji konferencji, techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji, środki audiowizulane, technika sceniczna. Wykonawca zapewni aranżację wnętrz, uwzględniającą kompozycje z świeżych kwiatów ciętych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania fotograficznego konferencji aparatem cyfrowym oraz przekazanie tych materiałów Zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 3 dni po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z odpowiednimi służbami w zakresie bezpieczeństwa. 5. Zapewnienie cateringu i obsługi: Świadczenie usługi cateringowej w dniach 12-13 czerwca 2014 r.: 1) uroczysta kolacja w dniu 12 czerwca 2014 r. Menu kolacji powinno zawierać: dania gorące, przystawki zimne, sałatki, dodatki, desery, napoje zimne, napoje gorące; 2) usługi cateringowe w trakcie konferencji w dniu 13 czerwca 2014 r. Menu przerwy kawowej powinno zawierać desery oraz napoje gorące wraz z dodatkami, napoje zimne; 3) usługi cateringowe w trakcie konferencji w dniu 13 czerwca 2014 r. Menu na jedną osobę podczas przerwy na lunch powinno zawierać: dania gorące, dodatki do dań gorących, inne przystawki, w tym sałatki, desery, napoje gorące wraz z dodatkami, napoje zimne; 4) Zamawiający wymaga, by podczas trwania konferencji w dniach 12-13 czerwca 2014 r. przez cały czas były dostępne napoje ciepłe i zimne w miejscu realizacji ww. wydarzenia. 5) w sytuacji, gdy usługi cateringowe będą świadczone w miejscach nie przystosowanych, tj. bez zaplecza gastronomicznego w dniach 12 i 13 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia - zapewnienia stołów, na których rozstawione zostaną potrawy, liczba stołów musi być dostosowana do liczby uczestników konferencji oraz do wielkości sali. Stoły powinny być nakryte białymi obrusami, zastawą składającą się z jednolitej porcelany gastronomicznej, z czystego białego szkła, bez napisów oraz udekorowane żywymi kwiatami. W dniu 13 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia stolików 4-6 osobowych z krzesłami w ilości 80 sztuk i rozstawienie ich w miejscu przeznaczonym do konsumpcji. Miejsce lunchu w dniu 13 czerwca 2014 r. - pomieszczenia Stadionu Miejskiego przy ul. Słonecznej 1 zostanie zarezerwowane i opłacone w porozumieniu z Zamawiającym. Wykonawca zarezerwuje i opłaci koszty wynajmu obiektu. 6. Koordynację przygotowań i realizację konferencji, a w szczególności: Wykonawca jest zobowiązany do konsultacji z Zamawiającym procesu realizacji całości usługi oraz sprawowania nadzoru nad całością przebiegu wydarzeń. W tym celu Wykonawca zapewni koordynatora (lub koordynatorów), który będzie zobowiązany do koordynacji całości usługi oraz stałego kontaktu z Zamawiającym, współpracy przez cały okres realizacji zamówienia z przedstawicielami: 1) obiektu, w którym odbywa się konferencja (m.in. w zakresie koordynacji prac montażowych), 2) hoteli, 3) firmy cateringowej, 4) firmy odpowiedzialnej za obsługę techniczną, 5) firmy transportowej; osobistej obecności w trakcie każdego z wydarzeń objętego przedmiotem zamówienia oraz reagowania w przypadku spostrzeżenia nienależytego wykonywania zamówienia. Osobista obecność nie dotyczy realizacji usługi transportowej. Wykonawca zapewni stałą obecność personelu technicznego (co najmniej dwóch osób). 7. Wymagania dodatkowe: Zapewnienie wszystkim wyjeżdżającym zimnych napojów na czas podróży z i do Warszawy. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca w których realizowane będą wydarzenia konferencji oraz wykonanie materiałów promocyjnych jak i identyfikatorów dla prelegentów i uczestników zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS. Na dwa dni przed planowaną konferencją odbędzie się próba generalna wydarzenia. Zapewnienie części kulturalno-artystycznej regionalnej w trakcie uroczystej kolacji w dniu 12.06.2014 r. Integralną częścią kolacji powinna być dwugodzinna oprawa artystyczno-muzyczna zawierająca występ muzyczny bądź muzyczno-wizualny. Propozycja do uzgodnienia z Zamawiającym..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg ograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej w ramach realizacji projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora. Działania 1.4, Komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 06.05.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 4.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Casablanca Catering Sp. z o.o., ul. Legionowa 10 lok. 209, 15-099 Białystok, kraj/woj. podlaskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 109217,38 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 86852,58

• Oferta z najniższą ceną: 86852,58 / Oferta z najwyższą ceną: 127000,00

• Waluta: PLN.