Toruń: Świadczenie usług hotelarskich na terenie Bydgoszczy dla gości Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Camerimage
Numer ogłoszenia: 155726 - 2015; data zamieszczenia: 25.06.2015
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zawarcia umowy ramowej.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Fundacja TUMULT , Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 6210019, faks 56 6522197.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.tumult.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług hotelarskich na terenie Bydgoszczy dla gości Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Camerimage.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Celem postępowania jest zawarcie umowy ramowej, której przedmiotem jest świadczenie usług hotelarskich obejmujące nocleg wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie odpowiadającym co najmniej kategorii 4 gwiazdki zgodnie z Rozporządzeniem, na terenie Bydgoszczy dla gości Międzynarodowych Festiwali Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Camerimage w latach 2015-2017. Zamawiający ogranicza możliwość zawarcia umowy ramowej do maksymalnie 3 (trzech) wykonawców na każdą część zamówienia. W przypadku, gdy oferty złoży więcej niż 3 wykonawców, do zawarcia umowy ramowej zaproszonych zostanie wyłącznie 3 wykonawców, którzy uzyskają największą liczbę punktów zgodnie z kryteriami określonymi w rozdz. XVII niniejszej SIWZ. Niezbędne uwarunkowania dotyczące obiektu hotelarskiego i usługi: Festiwal odbywa się każdego roku w listopadzie i trwa 7 dni. Zamawiający potrzebuje natomiast noclegów na dłuższy okres, co jest związane z różnymi terminami przyjazdu gości. W związku z tym świadczenie usług może w poszczególnych wypadkach obejmować kilka dni przed rozpoczęciem Festiwalu oraz kilka dni po jego zakończeniu. W każdym roku, po ustaleniu terminu Festiwalu Zamawiający niezwłocznie udziela informacji na ten temat na swojej stronie internetowej. Wykonawca oraz obiekty hotelarskie, w których będzie realizowany przedmiot zamówienia, muszą spełniać następujące wymogi: Miejsca hotelowe dla gości festiwalowych oraz niektórych organizatorów (dyrekcja) oraz wybranych współorganizatorów. Obiekt hotelarski powinien stanowić odrębny budynek lub zespół budynków znajdujących się w jednym kompleksie budowlanym. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował tytułem prawnym do całego obiektu hotelarskiego na podstawie w szczególności prawa własności, najmu, dzierżawy, użyczenia itp. Tym samym Zamawiający nie dopuszcza świadczenia usług w sposób polegający na pośrednictwie w rezerwacji miejsc noclegowych, co wynika z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego, w szczególności wynikającej ze specyfiki Festiwalu, konieczności zapewnienia szybkiego i sprawnego dokonywania i anulowania rezerwacji oraz bezpośredniego kontaktu z osobami zarządzającymi obiektem hotelarskim. W przypadku wątpliwości, czy dany Wykonawca dysponuje tytułem prawnym do obiektu hotelarskiego Zamawiający może wezwać takiego Wykonawcę do złożenia wyjaśnień lub zażądać dokumentu potwierdzającego dysponowanie tytułem prawnym. Obiekt hotelarski, w którym świadczona będzie usługa, powinien znajdować się w odległości nie większej niż 1 km (w linii prostej) od budynku Opera NOVA w Bydgoszczy (odległość liczona wg danych z mapy: aplikacja Google Earth w obrębie ulic, który został wyznaczony na mapce stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ. Aplikacja dostępna jest pod adresem www.earth.google.com lub http://maps.google.pl/; jest własnością, znakiem zastrzeżonym Firmy Google). Standard obiektu hotelarskiego powinien być nie mniejszy niż wyznaczony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii 4 gwiazdki, zgodnie z Rozporządzeniem. Obiekt hotelarski jest zarejestrowany w Ewidencji Skategoryzowanych Obiektów Hotelarskich prowadzonej przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego albo Wykonawca posiada ważną promesę zaszeregowania prowadzonego obiektu hotelarskiego do odpowiedniego rodzaju lub kategorii (co najmniej 4 gwiazdki) wydaną przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego na podstawie art. 39a ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t. jedn. Dz. U. z 2004 r., Nr 223, poz. 2268 z późn. zm.) wraz z postanowieniem Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego zezwalającym na rozpoczęcie świadczenia usług hotelarskich. Doba hotelowa trwa co najmniej od godziny 14:00 do godziny 12:00 dnia następnego. Mając na uwadze potrzeby gości Zamawiającego, w szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. konieczność oczekiwania przez gościa na późny samolot) na żądanie Zamawiającego Wykonawca wydłuży dobę hotelową na czas odpowiadający uzasadnionym potrzebom gości Zamawiającego. Z tytułu wydłużenia doby hotelowej do godz. 16.00 Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie. Szczegółowe zasady wydłużania doby hotelowej zostały wskazane w projekcie umowy ramowej stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. Obiekt hotelarski dysponuje serwisem hotelowym zapewniającym obsługę przez 24 h na dobę, tzw. room service. Obiekt hotelarski zapewnia możliwość skorzystania z całodziennego wyżywienia w restauracji w godz. 6.30 - 23.00. Obiekt hotelarski musi posiadać własne miejsca parkingowe w liczbie co najmniej 30. Obiekt hotelarski zapewnia darmowy dostęp do internetu w całym budynku, w każdym pokoju, który zostanie oddany do dyspozycji Zamawiającego. Obiekt hotelarski dysponuje dostępnym dla gości bez dodatkowej opłaty zapleczem rekreacyjnym (w szczególności pomieszczenie fitness lub spa lub centrum odnowy biologicznej). Zamawiający ma możliwość wykorzystania pokoi 2-osobowych dla jednej osoby w cenie pokoju 1-osobowego. W zakresie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca gwarantuje każdej osobie zameldowanej w pokoju wykorzystywanym przez Zamawiającego posiłek w postaci śniadania; koszt śniadania będzie zawierał się w podanej cenie za nocleg. Wykonawca zapewnia, że posiłek, o którym mowa w pkt. 1.14. spełnia następujące wymagania: śniadania muszą być wydawane w godz. 8.00 do 12.30. lub w innym przedziale czasowym uzgodnionym z Zamawiającym; śniadania muszą spełniać wymogi kategoryzacji wg wzoru wydanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego dla hoteli o kategorii 4 gwiazdki; Wykonawca w ramach śniadania zapewnia posiłek w formie tzw. bufetu szwedzkiego, bez ograniczeń gramaturowych, w tym m.in.: pieczywo białe i ciemne, bułki i chleb, pieczywo chrupkie i dietetyczne, szeroki wybór nabiału i wędlin, warzyw, owoców, płatki śniadaniowe, owsianka, ciasto; w zakresie napojów: soki, woda, kawa z automatu (do wyboru: espresso, latte, cappuccino, zwykła), herbata (czarna, zielona, owocowe, ziołowe), śniadanie powinno uwzględniać zasady i zawierać elementy diety wegańskiej, wegetariańskiej, bezglutenowej; do realizacji zamówienia Wykonawca wyznaczy co najmniej jedną osobę w recepcji Hotelu, z działu rezerwacji, która będzie mogła dokonywać, zmieniać i anulować rezerwacje zgodnie z życzeniem Zamawiającego, a także dokonywać zmian pomiędzy pokojami (zarządzić przeniesienie osób i rzeczy); wyznaczona osoba powinna być do dyspozycji Zamawiającego przez 24h; Wyznaczona osoba będzie również dostępna pod telefonem stacjonarnym lub komórkowym oraz e-mailem, zamawiający przewiduje, że w każdym roku zamierza zarezerwować około 55 pokoi hotelowych na sam czas trwania Festiwalu, z tym że dokładna ich liczba zostanie określona nie wcześniej niż na 10 dni przed rozpoczęciem Festiwalu oraz pojedyncze pokoje na dłuższy okres; ze względu na specyfikę Festiwalu, liczba noclegów będzie ulegała zmianie również w ciągu trwania Festiwalu; zmiana liczby noclegów nie wpłynie na koszt ceny jednostkowej pokoi w poszczególnych kategoriach. Podane dane o liczbie pokoi mają charakter informacyjny. Szczegółowe zapotrzebowanie Zamawiającego z podaniem m.in. liczby pokoi, liczby noclegów oraz rodzajów pokoi zostanie wskazane w zaproszeniu do składania ofert na zawarcie umowy (umów) wykonawczych. Ostateczne rozliczenie wynagrodzenia Wykonawcy zostanie dokonane na podstawie faktycznie wykorzystanych pokoi przez Zamawiającego. Szczegóły określa umowa ramowa stanowiąca załącznik nr 6 do SIWZ..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 13.11.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.tumult.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: aga@camerimage.pl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 06.07.2015 godzina 10:00, miejsce: Fundacja Tumult, Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 60 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamawiający ubiega się o dofinansowanie z programu Kreatywna Europa.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie