Warszawa: Obsługa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach oraz miejsc noclegowych, innych niż w hotelach, w Polsce i zagranicą na potrzeby pracowników Instytutu Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk i osób niebędących pracownikami
Numer ogłoszenia: 152032 - 2012; data zamieszczenia: 11.05.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 121904 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk, ul. Twarda 51/55, 00-818 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6978700, faks 022 6206223.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: instytut naukowy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Obsługa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach oraz miejsc noclegowych, innych niż w hotelach, w Polsce i zagranicą na potrzeby pracowników Instytutu Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk i osób niebędących pracownikami.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest obsługa w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach oraz miejsc noclegowych innych niż hotelowe (kategoryzowane oraz niekategoryzowane w rozumieniu odrębnych przepisów) w Polsce i zagranicą na potrzeby pracowników Instytutu Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk i osób nie będących pracownikami w związku z realizacją bieżących zadań Zamawiającego oraz zadań wynikających z realizowanych przez Zamawiającego projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, zwana w dalszej części rezerwacją miejsc noclegowych. Przez rezerwację miejsc noclegowych należy rozumieć dokonanie czynności wyszukiwania miejsc noclegowych, ich rezerwacji, dokonywanie opłat za miejsce noclegowe za pośrednictwem Wykonawcy oraz pośredniczenie w odwoływaniu rezerwacji i zwrotach opłat. Obsługa będąca przedmiotem zamówienia będzie realizowana na potrzeby Instytutu Nauk Geologicznych PAN z siedzibą w Warszawie oraz ośrodków Instytutu - Ośrodka Badawczego w Krakowie, ul. Senacka 1 i Ośrodka Badawczego we Wrocławiu, ul. Podwale 75. Ilości oraz miejsca pobytu są tylko i wyłącznie szacunkami Zamawiającego, które mają umożliwić oszacowanie wartości oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości noclegów (zmniejszania lub zwiększenia), bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tytułu zmniejszenia ilości faktycznie zarezerwowanych/zakupionych miejsc noclegowych w stosunku do ilości szacowanej. Wymagania stawiane Wykonawcy: - posiada biuro obsługi na terenie Polski (siedziba główna lub oddział), otwarte co najmniej 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godz. od 9.00 do 18.00; - posiada lub uruchomi dla Zamawiającego linię telefoniczną czynną 24 godziny przez 7 dni w tygodniu w celu umożliwienia dokonania rezerwacji lub zmian w rezerwacji również poza godzinami otwarcia biura, - przydzieli osobę/y odpowiedzialną/e za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia. Szczegółowe wymagania związane z realizacją usługi rezerwacji miejsc noclegowych: - wyszukiwanie ofert hoteli, - dokonywanie rezerwacji noclegów hotelowych w Polsce i zagranicą w hotelach o standardzie trzygwiazdkowym, czterogwiazdkowym i pięciogwiazdkowym, - wyszukiwanie miejsc noclegowych, innych niż hotelowe (np. kwatery prywatne, pokoje gościnne, domy studenta, gospodarstwa agroturystyczne, pensjonaty itp.) w kraju, - wyszukiwanie miejsc noclegowych (kwatery prywatne, pokoje gościnne, domy studenta, pensjonaty itp.) zagranicą na okresy pobytu powyżej 14 dni, - pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych i noclegowych, dokonywanie opłat, - pośredniczenie w odwoływaniu rezerwacji, zwrotach opłat. Zamawiający informuje, iż szacunkowa skala potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc noclegowych (hotelowych i innych) przedstawia się następująco: - ok. 120 rezerwacji pojedynczych (do 6 osób) w hotelach i innych miejscach noclegowych, - rezerwacja pokoi jednoosobowych i dwuosobowych, standard hotelu trzy gwiazdki (***), - cztery gwiazdki (****) lub pięć gwiazdek (*****), w zależności od indywidualnych zapotrzebowań Zamawiającego oraz kraju zakwaterowania, - rezerwacja miejsc noclegowych, innych niż hotelowe, o standardzie nie gorszym niż dla pokoi w hotelach trzy gwiazdkowych (***),w zależności od indywidualnych zapotrzebowań Zamawiającego oraz kraju zakwaterowania, - zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie w miejscach noclegowych na różnych kontynentach, w tym główne miejsca rezerwacji to Polska, Anglia, Austria, Czechy, Niemcy, Francja, Indie, Japonia, Kanada, Luksemburg, Rosja, Słowacja, Szwecja, Ukraina. - Wykonawca zobowiązany będzie przedstawiać do wyboru co najmniej trzy warianty hoteli lub miejsc noclegowych, celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokona rezerwacji po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. Zamawiający wskaże w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą osoby upoważnione, odrębnie dla każdego z ośrodków Instytutu, tj. z Warszawy, Krakowa i Wrocławia. - Wykonawca będzie rezerwował miejsca noclegowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane miejsca noclegowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe, tj. odpowiadać międzynarodowym (w tym unijnym) normom w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa. Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie jakości hotelu lub miejsca noclegowego oraz obsługi. - poza wyjątkowymi sytuacjami ceny jednostkowe brutto za dobę hotelową zagranicą muszą mieścić się w limitach hotelowych określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. - Zamawiający oczekuje od Wykonawcy profesjonalizmu, wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe 55.20.00.00 - Pola kempingowe i inne miejsca noclegowe, inne niż hotelowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamówienie będzie finansowane ze Środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG) uzyskanych przez Zamawiającego z Fundacji na rzecz Nauki Polskie na realizację Programu TEAM oraz ze środków UE pozyskanych na realizację projektu ATLAB w ramach 7 Programu Ramowego..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 09.05.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• FURNEL TRAVEL INTERNATIONAL Sp. z o.o., ul. Kopernika 3, 00-367 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 120000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 203200,00

• Oferta z najniższą ceną: 203200,00 / Oferta z najwyższą ceną: 203200,00

• Waluta: PLN.