Grodzisk Mazowiecki: ZP-341/36/08 Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów i zarządzania informacją oraz modułu transakcyjnego do komunikacji z Internetem dla Urzędu Miejskiego w Grodzisku Mazowieckim
Numer ogłoszenia: 110336 - 2008; data zamieszczenia: 26.05.2008
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Grodzisk Mazowiecki, ul. Kościuszki 32A, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, woj. mazowieckie, tel. 022 7555146, fax 022 7555327.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.grodzisk.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ZP-341/36/08 Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów i zarządzania informacją oraz modułu transakcyjnego do komunikacji z Internetem dla Urzędu Miejskiego w Grodzisku Mazowieckim.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów i zarządzania informacją oraz modułu transakcyjnego do komunikacji z internetem dla 110 użytkowników, które obejmuje: a)opracowanie lub dostosowanie posiadanego oprogramowania Elektronicznego Obiegu Dokumentów oferenta do potrzeb Urzędu Miejskiego w Grodzisku Mazowieckim, b)dostarczenie oprogramowania, instalację i wdrożenie uwzględniające rzeczywistą organizację Urzędu, c)wdrożenie systemu EOD w Urzędzie Miejskim w Grodzisku Mazowieckim w czasie maksimum 135 dni w taki sposób, by po pierwszym okresie realizacji zamówienia nastąpił dwutygodniowy okres szkoleń, następnie jednomiesięczny okres wdrożenia testowego wykonywany przez Urząd w konsultacji z wykonawcą, a po nim po wyczyszczeniu bazy odbędzie się dwutygodniowe wdrożenie rzeczywiste podczas którego minimum jeden pracownik wykonawcy przebywać będzie w UM w Grodzisku Mazowieckim poniedziałek i czwartek w godz 9.00 - 17.00, wtorek, środa, piątek w godz 8.00 - 16.00. Dopuszcza się inny sposób wdrożenia zaproponowany przez wykonawcę i zaakceptowany przez zamawiającego, na etapie podpisywania umowy, który zagwarantuje skuteczne wdrożenie systemu EOD w Urzędzie Miejskim w Grodzisku Mazowieckim w czasie maksimum 135 dni. d)wdrożenie minimum 20 procedur przepływu dokumentów, wskazanych przez Zamawiającego oraz około 40 formularzy elektronicznych w module komunikacji poprzez internet, e)udzielenie bezterminowej licencji na dostarczone oprogramowanie, wraz z możliwością zainstalowania kopii oprogramowania przez Zamawiającego na serwerze zapasowym, który podejmuje pracę w przypadku awarii pierwszego. Licencja powinna być udzielona w sposób umożliwiający jednoczesną pracę 110 użytkowników Zamawiającego, f)dostarczenie trzech skanerów formatu A4, zasilacza awaryjnego (UPS), faxmodemu i zainstalowanie na posiadanym przez UM w Grodzisku Mazowieckim serwerze oprogramowania systemowego i systemu archiwizacji wraz z optymalną dla działania systemu bazą danych, z ilością użytkowników minimum zgodną z warunkami licencjonowania oprogramowania EOD, posiadającą możliwość pracy w wielu środowiskach (systemach operacyjnych), w szczególności: Microsoft oraz Linux (przenoszalność). Skanery, w optymalny sposób powinny być wykorzystane w systemie EOD. g)dostarczenie nośników instalacyjnych oferowanego oprogramowania EOD, zgodnie z udzieloną licencją, h)dostarczenie i przekazanie licencji na wdrożone oprogramowanie systemowe serwera, bazodanowe i każde inne niezbędne do poprawnego i w pełni funkcjonalnego działania EOD wraz z nośnikami instalacyjnymi. Licencje muszą być na okres nie krótszy niż 5 lat, i)przeszkolenia użytkowników i administratorów systemu, w stopniu gwarantującym umiejętność poprawnej pracy (około 56 godz. przygotowania), j)dostarczenie instrukcji użytkownika i administratora do poszczególnych podsystemów, w ilości zgodnej odpowiednio z ilością przeszkolonych użytkowników i administratorów, k)udzieli gwarancji na dostarczony sprzęt zgodnie z opisem sprzętu, l)podpisanie Umowy na modernizację i konserwację EOD, a w tym gwarancję na system. Szczegółowe wymagania funkcjonalne przedmiotu zamówienia są opisane w załączniku nr 7 do SIWZ

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 30.24.00.00 - Oprogramowanie Kod CPV wg słownika 2008: 48.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: okres w dniach: 135.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

• Informacja na temat wadium: 1.Każda oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 3 000 (słownie: trzy tysiące złotych) na cały okres związania ofertą. 2.Wadium może być wniesione w następujących formach: - pieniądzu, - poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, - gwarancjach bankowych, - gwarancjach ubezpieczeniowych, - poręczeniach udzielonych przez podmiot, o których mowa w art.6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, Poz. 1158 z późn. zm.) 3.Wadium w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Grodzisku Mazowieckim. Nr rachunku: 92102010550000930201332980 PKO BP S.A. W-wa. Nie jest dopuszczalna wpłata kwoty wadium w kasie Zamawiającego. 4.Wadium musi być wniesione przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert, tj. przed dniem 04.06.2008 r., godz. 11.00. 5.Wniesienie wadium w pieniądzu będzie skuteczne, jeżeli w podanym terminie znajdzie się na rachunku bankowym zamawiającego. 6.Wykonawca, który nie wniesie wadium lub nie zabezpieczy oferty akceptowalną formą wadium zostanie wykluczony z postępowania a jego oferta zostanie uznana za odrzuconą. 7.Wadium wnoszone w formie: poręczenia bankowego, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniach udzielanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, należy złożyć w formie oryginału w kasie Zamawiającego. 8.Dyspozycję w zakresie zwrotu Wykonawcy wniesionego w pieniądzu wadium, zamawiający przekaże do banku niezwłocznie po: - upływie terminu związania ofertą - zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania tej umowy, - unieważnieniu postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego, pod warunkiem, iż protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich wnoszenia, Zamawiający niezwłocznie dokona zwrotu wadium na wniosek Wykonawcy: - który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, - który został wykluczony z postępowania, - którego oferta została odrzucona. Wadium Wykonawcy, którego oferta została wybrana, zostanie zatrzymane wraz z odsetkami w przypadku, gdy Wykonawca: - odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, - nie wniesie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, - zawarcie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1)posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2)posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3)znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4)nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie przepisów art. 24 ust. 1 lub 2 p.z.p. oraz warunki szczegółowe: 2. Wykonali w okresie ostatnich trzech lat przynajmniej 3 podobne usługi (system dla min. 100 użytkowników), w tym przynajmniej 1 w administracji publicznej i 1 na kwotę powyżej 60.000,00 zł. 3. Ocena spełnienia powyższych warunków zostanie przeprowadzona przez komisję przetargową na podstawie wymaganych dokumentów, o których mowa w pkt. 6 SIWZ. Zamawiający oceni spełnienie warunków w zależności od złożonych dokumentów na zasadzie ,,spełnia ,,nie spełnia. Wykonawca musi wykazać spełnianie każdego z warunków. Niespełnienie któregokolwiek warunku spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania. W przypadku gdy o udzielenie zamówienia ubiega się konsorcjum, wówczas wymaga się, aby żaden z jego członków nie podlegał wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy, a członkowie łącznie spełniali warunki określone w § 5 ust. 1.1, 1.2.
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ustawą, zamawiający żąda złożenia: aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, (wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert); oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu zgodnie z art. 22 ust. 1. W celu potwierdzenia opisanego przez zamawiającego warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający żąda: wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia usług, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie (załącznik nr VI), informacji o zleceniu wykonania części przedmiotu zamówienia innym podmiotom (załącznik nr IX). Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stosuje się do przepisów § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87 poz. 605). Wykonawca składa wszystkie dokumenty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Wykonawca składa wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym co najmniej przez Wykonawcę.;. W przypadku konsorcjum dokumenty wymienione w ust. 1 pkt 1), 2) niniejszej specyfikacji przedstawia każdy z członków konsorcjum. Pozostałe dokumenty mogą być przedstawione przez jednego Wykonawcę wspólnie. W przypadku konsorcjum do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika konsorcjum do reprezentowania go w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i przy zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wykonawca składa wszystkie dokumenty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Wykonawca składa wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1. Cena - 80
• 2. Cena za roczny serwis - 7
• 3. Czas naprawy - 6
• 4. Wykorzystanie oprogramowania Open Source - 7

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: Nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.grodzisk.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: Urząd Miejski w Grodzisku Mazowieckim ul. T. Kościuszki 32A 05-825 Grodzisk Mazowiecki pok. Nr 28 w godz. od 8-16.

IV.3.2) Opis potrzeb i wymagań zamawiającego określonych w sposób umożliwiający przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu konkurencyjnym lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu: Brak

IV 3.3) Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody: Brak

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 04.06.2008 godzina 11:00, miejsce: Ofertę należy składać w siedzibie Zamawiającego w stanowisku ds. informacji: Urząd Miejski w Grodzisku Maz. ul. Kościuszki 32A 05-825 Grodzisk Maz..

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).