Bielsko-Biała: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 46. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 20. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Żywca, Wisły, gmin Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice oraz Bielska-Białej
Numer ogłoszenia: 70122 - 2009; data zamieszczenia: 19.03.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Regionalny Ośrodek Kultury , ul. 1 Maja 8, 43-300 Bielsko-Biała, woj. śląskie, tel. 033 8220593, faks 033 8123333.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.rok.bielsko.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: samorządowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 46. Tygodnia Kultury Beskidzkiej i 20. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych na terenie Szczyrku, Żywca, Wisły, gmin Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice oraz Bielska-Białej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Specyficzne warunki pobytu. Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach. Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach oraz wielkość imprez towarzyszących wymusza opisany sposób zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Określenie uczestnicy obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych., pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, twórców ludowych, gości zaproszonych i organizatorów. 2. Termin pobytu uczestników: od 31 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 10 sierpnia 2009 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych). Natomiast impreza realizowana będzie od 1 do 9 sierpnia 2009 r. 3. Planowana liczba członków zespołów: około 760 osób. Planuje się pobyt: - ok. 490 osób w terminie od 31.07 do 10.08.2009 r. , - ok. 150 osób w terminie od 4.08 do 10.08.2009 r., - ok. 80 osób w terminie od 5.08 do 9.08.2009 r., - ok. 40 osób w terminie od 5.08 do 10.08.2009 r., 4. Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu: Szczyrk, Żywiec, Wisła, gminy Wilkowice, Buczkowice i Łodygowice, leżące przy głównych trasach komunikacyjnych łączących te miasta, oraz Bielsko-Biała. Z uwagi na fakt, iż mogą wystąpić trudności w zakwaterowaniu uczestników w jednym obiekcie, dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych z ww. miejscowości. 5. Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania: a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp. b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.). c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym. Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody. d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli. e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie. f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym niż liczba dni wskazanych w harmonogramie. g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem. h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników. i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób. j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami. k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów (z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.). 6. Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel. 7. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia: a) zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z niektórych posiłków, zwłaszcza kolacji, - ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla poszczególnych zespołów i osób indywidualnych, - przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków wegetariańskich, - przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu. b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń i sztućców, c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej. 8. Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty. Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.00.00.00 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części: 9.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 31.07.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium: 1. Przed złożeniem oferty wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść wadium. W przypadku złożenia oferty kompleksowej na całość zamówienia - wadium wynosi 4.800,00 zł. 2. Przy składaniu ofert częściowych wysokość wadium ustala się proporcjonalnie do ilości zaproponowanych miejsc, tj. dla obiektów oferujących: od 81 do 120 miejsc - 600,00 zł od 121 do 160 miejsc - 900,00 zł od 161 do 200 miejsc - 1.200,00 zł od 201 do 240 miejsc - 1.500,00 zł od 241 do 280 miejsc - 1.800,00 zł od 281 do 320 miejsc - 2.100,00 zł od 321 do 360 miejsc - 2.400,00 zł od 361 do 400 miejsc - 2.700,00 zł od 401 do 440 miejsc - 3.000,00 zł od 441 do 480 miejsc - 3.300,00 zł od 481 do 520 miejsc - 3.600,00 zł od 521 do 560 miejsc - 3.900,00 zł od 561 do 600 miejsc - 4.200,00 zł od 601 do 680 miejsc - 4.500,00 zł od 681 do 760 miejsc - 4.800,00 zł

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1.O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy złożą ważną ofertę zgodną z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz specyfikacją istotnych warunków zamówienia. 2. Wykonawca musi spełniać warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu z udziału w postępowaniu na podst. art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Wykonawca musi zrealizować zamówienie w terminie wskazanym w pkt. VI specyfikacji. Zamawiający oceni spełnianie warunków przez wykonawcę na podstawie dołączonych do oferty wymaganych dokumentów..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: W postępowaniu mogą wziąć wykonawcy, którzy na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu złożą: 1. Wypełniony formularz ofertowy. 2. Podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych - art. 22 ust. 1. 3. Podpisane oświadczenie o niewykluczeniu z udziału w postępowaniu na podst. art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Zaświadczenie z urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 5. Zaświadczenie z ZUS o opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 6. Aktualny wypis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 90
• 2 - ilość oferowanych miejsc - 5
• 3 - ilość oferowanych obiektów - 5

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.rok.bielsko.pl.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Regionalny Ośrodek Kultury ul. 1 Maja 8 43-300 Bielsko-Biała.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 08.04.2009 godzina 10:00, miejsce: Regionalny Ośrodek Kultury ul. 1 Maja 8 43-300 Bielsko-Biała sekretariat.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).