Warszawa: Analiza modelu procesów biznesowych i organizacyjnych funkcjonujących u Zamawiającego, przygotowanie koncepcji jego usprawnienia i nadzór nad implementacją narzędzia PPM wdrażanego na podstawie przygotowanej analizy i koncepcji, postępowanie nr: 01/UM/03/2009/P
Numer ogłoszenia: 4692 - 2009; data zamieszczenia: 14.01.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: PL 2012 sp. z o. o. , ul. Wybrzeże Gdyńskie 4, 01-531 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5603710, faks 022 5603755.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.2012.org.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Osoba prawna utworzona w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym..

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Analiza modelu procesów biznesowych i organizacyjnych funkcjonujących u Zamawiającego, przygotowanie koncepcji jego usprawnienia i nadzór nad implementacją narzędzia PPM wdrażanego na podstawie przygotowanej analizy i koncepcji, postępowanie nr: 01/UM/03/2009/P.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Celem przedsięwzięcia jest zwiększenie skuteczności i efektywności zarządzania projektami (w tym także zarządzania wiedzą i ew. procesami back-office) w spółce PL.2012 poprzez opracowanie koncepcji, budowę oraz wdrożenie dedykowanego systemu zarządzania projektami zwanego dalej PPM (ang. Project Portfolio Management). Zamawiający planuje podzielić projekt na dwie fazy: opracowanie koncepcji (pierwsza faza) oraz budowa i wdrożenie narzędzia PPM (druga faza). Przedmiotem zamówienia będzie: w fazie pierwszej - przygotowanie odpowiedniego, niezbędnego do realizacji drugiej fazy projektu, wkładu analitycznego w postaci : 1. przygotowania modelu funkcjonujących w spółce projektów, procesów i procedur, uwzględniającego cele spółki PL.2012, 2. stworzenia koncepcji usprawnienia powyższego modelu, tj. wszystkich funkcjonujących procesów (m.in. w obszarach zarządzania projektami, raportowania działalności z wyłączeniem sprawozdawczości finansowej, zarządzania wiedzą,) oraz back-office (m.in. w obszarach HR, obiegu dokumentów ) w formie zbioru docelowych projektów, procesów i procedur, w fazie drugiej: nadzór nad implementacją wypracowanego modelu/koncepcji w narzędziu PPM. W ramach prowadzonej analizy, Wykonawca: 1. szczegółowo przeanalizuje projekty, procesy i procedury funkcjonujące aktualnie w PL.2012 (w obszarach: zarządzania projektami, w tym: raportowania , wewnętrznej organizacji pracy, zarządzania wiedzą oraz back-office, i działań zewnętrznych), 2. opracuje kompletny model wszystkich funkcjonujących projektów, procesów, procedur (określenie ich elementów, właścicieli, interesariuszy, ról, wejść i wyjść, zależności wewnętrznych, relacji pomiędzy nimi, itp.), 3. opracuje kompletny model wszystkich przygotowywanych przez Zamawiającego raportów oraz przeanalizuje mechanizmy tworzenia raportów (m.in. proces pozyskiwania informacji, struktury poszczególnych raportów, mechanizm translacji przechowywanych informacji na treść raportów), 4. zaproponuje, zgodnie ze stosowaną przez siebie metodyką zarządzania, zmiany w istniejących procesach i procedurach oraz procedury operacyjne mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności zarządzania projektami, 5. opracuje szczegółową koncepcję realizacji przedsięwzięcia (określając m.in. zadania, metody, narzędzia, ryzyka, możliwe dalsze działania), 6. dokona analizy potrzeb i wymagań zarówno użytkowników obecnie stosowanych narzędzi jak i potencjalnych, przyszłych użytkowników systemu PPM, 7. opracuje szczegółowe wymagania co do narzędzia lub narzędzi informatycznych dla systemu PPM (niezbędne w drugiej fazie), zapewniające realizację, wypracowanej w fazie pierwszej, koncepcji oraz przedstawi propozycje narzędzi spełniających stworzone wymagania, 8. przedstawi szacunkowe koszty i czasy wdrożenia proponowanych narzędzi informatycznych dla systemu PPM, 9. przeanalizuje obecnie używane przez Zamawiającego narzędzia, wspomagające zarządzanie projektami oraz ich użyteczność w perspektywie wdrożenia systemu PPM a także przeanalizuje możliwość integracji systemu PPM z innymi (obecnie funkcjonującymi i/lub planowanymi) narzędziami/systemami (koncepcja integracji), 10. zaproponuje i wdroży narzędzie umożliwiające: zarządzanie przygotowaną dokumentacją/modelem procesów biznesowych (m.in. diagramy, szczegółowe opisy) i przeniesienie opracowanego modelu do dowolnego narzędzia PPM, 11. opracuje koncepcję procesów, które mogą zaistnieć u Zamawiającego w perspektywie do zakończenia działania spółki, 12. opracuje strukturę organizacji informacji, 13. przygotuje opis przedmiotu zamówienia dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego zgodnie z Ustawą, którego przedmiotem będzie wdrożenie u zamawiającego narzędzia PPM Informacje na temat struktury organizacyjnej i zakresu kompetencji poszczególnych jednostek organizacyjnych są dostępne na stronie 2012.org.pl. Analiza powinna obejmować badanie projektów, procesów i procedur realizowanych obecnie lub planowanych do realizacji..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.40.00.00 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne 72.24.20.00 - Usługi modelowania projektu 72.22.10.00 - Usługi doradcze w zakresie analizy biznesowej .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.09.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium: Wadium nie jest wymagane.

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia; tj. a. w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują) przynajmniej 1 usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia o wartości co najmniej 250 000 PLN brutto. b. dysponuje co najmniej 5-osobowym zespołem konsultantów oddelegowanych do realizacji przedmiotu zamówienia z wykształceniem wyższym lub przedstawi pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia odpowiedniej liczby osób - konsultantów z wykształceniem wyższym, spełniających poniższe warunki. Zespół konsultantów tworzą: kierownik projektu i konsultanci będący członkami zespołu. Wymagania szczegółowe w stosunku do zespołu konsultantów: i. kierownik projektu: w okresie ostatnich 3 lat zajmował się kierowaniem realizacji co najmniej jednej usługi odpowiadającej swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia o wartości co najmniej 250 000 PLN brutto, ii. konsultanci: co najmniej dwóch spośród 5 konsultantów musi wykazać się udziałem w co najmniej jednej należycie wykonanej usłudze odpowiadającej swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia o wartości co najmniej 250 000 PLN brutto. 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców: Niespełnienie co najmniej jednego z powyższych warunków spowoduje wykluczenie Wykonawcy z postępowania. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów wymaganych na podstawie przepisów Ustawy w tym zakresie, wg formuły spełnia, nie spełnia. Dokonując oceny złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia - wykonanie przynajmniej 1 usługi odpowiadającej swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, o czym mowa w rozdziale III 2) pkt. 1 ppkt. 2 lit a) Ogłoszenia Zamawiający przyzna Wykonawcom punkty w następujący sposób: a) za wymagane przez Zamawiającego zrealizowanie 1 usługi - Wykonawca otrzyma 0 pkt. (ocena wg formuły spełnia/nie spełnia), b) za każdą wykonaną dodatkową usługę (zrealizowany projekt) Wykonawca otrzyma 1 pkt. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń wymaganych przez Zamawiającego musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia wyżej wymienione warunki. W przypadku uzyskania przez kilka wniosków takiej samej liczby punktów, o zaproszeniu decydować będzie łączna wartość usług odpowiadających swym rodzajem przedmiotowi zmówienia. Jeżeli również wartość usług odpowiadających swym rodzajem przedmiotowi zmówienia będzie identyczna o zaproszeniu decydować będzie kolejność złożenia wniosków. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w ogłoszeniu, Zamawiający zaprosi do dialogu Wykonawców, którzy otrzymali najwyższe oceny punktowe spełniania tych warunków. Wykonawcę nie zaproszonego do składania ofert traktuje się jak wykluczonego z postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż określona w ogłoszeniu, Zamawiający zaprasza do dialogu wszystkich Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 3. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu 3.1. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy należy do oferty załączyć następujące oświadczenia i dokumenty: 1) oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust 1 ustawy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 1 do Ogłoszenia; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3) aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert); 3.2. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada niezbędne doświadczenie do wykonania zamówienia (warunek opisany w rozdziale III2) pkt. 1 ppkt. 2) Zamawiający żąda załączenia do oferty: 1) wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 1 usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia o wartości co najmniej 250 000 PLN brutto. Wykaz należy złożyć zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 3 do Ogłoszenia. Ponadto do ww. wykazu należy załączyć stosowne dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie. 2) Wykaz osób - 5 konsultantów, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia jako zespół konsultantów z podaniem dla każdej z tych osób: -imienia i nazwiska, -wykształcenia, -funkcji w zespole, -nazw zrealizowanych usług wraz z ich krótkim opisem, wartością brutto usługi oraz nazwą klienta. Z powyższych informacji ma wynikać, że Wykonawca spełnia warunek szczegółowy udziału w postępowaniu, dotyczący kwalifikacji konsultantów, o którym mowa w rozdziale III 2) pkt. 1 ppkt. 2) lit b tiret i oraz ii. Jeśli Wykonawca deklaruje, że będzie dysponował konsultantami na podstawie pisemnego zobowiązania innych podmiotów załącza właściwe zobowiązanie. Wykaz należy złożyć zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 4 do Ogłoszenia. 3.3. Inne dokumenty, które musi zawierać wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu konkurencyjnym : 1) Formularz Wniosku o dopuszczenie do udziału w dialogu konkurencyjnym - zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Ogłoszenia. 2) Pełnomocnictwo w sytuacji, jeżeli oferta jest podpisywana przez pełnomocnika - dotyczy również spółek cywilnych w przypadku, gdy oferta nie jest podpisana przez wszystkich wspólników (wymagany oryginał pełnomocnictwa lub kopia poświadczona notarialnie). 4. Wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa, w rozdziale III2) pkt. 3: ppkt 3.1, składa dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokumenty, o których mowa w ppkt 3.1 tiret 2 i 3, muszą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ppkt 3.1 tiret1, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 5. Forma składanych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów: Oświadczenie z pkt. 3 ppkt. 3.1 tiret 1 składane jest w oryginale. Kopie pełnomocnictw muszą być potwierdzone przez osoby/podmioty udzielające takiego pełnomocnictwa. Wszystkie pozostałe dokumenty, o których mowa w niniejszym rozdziale są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym postępowaniu); dokumenty, sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takiej sytuacji zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu na zasadach określonych w art. 23 Ustawy oraz załączyć do oferty stosowne pełnomocnictwo. Złożenie przez Wykonawcę nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik postępowania spowoduje wykluczenie go z postępowania, zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy a oferta zostanie uznana za odrzuconą..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: dialog konkurencyjny.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 4.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Funkcjonalność - 20
• 3 - Termin realizacji zamówienia - 20

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: SIWZ zostanie przekazany zakwalifikowanym Wykonawcom po zakończeniu dialogu konkurencyjnego wraz z zaproszeniem do składania ofert (zgodnie z art. 60 e Ustawy)..

IV.3.2) Opis potrzeb i wymagań zamawiającego określonych w sposób umożliwiający przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu konkurencyjnym lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu: Opis przedmiotu zamówienia, który umożliwi Wykonawcom przygotowanie się do udziału w dialogu konkurencyjnym został zawarty w rozdziale II.1.3) ogłoszenia - Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia. Zamawiający wymaga od Wykonawców zakwalifikowanych do udziału w dialogu konkurencyjnym, by w trakcie przebiegu dialogu konkurencyjnego przygotowali i przeprowadzili dla Zamawiającego prezentację narzędzia proponowanego przez Wykonawcę, umożliwiającego: zarządzanie przygotowaną dokumentacją/modelem procesów biznesowych. Przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji przez Wykonawcę odbędzie się w oparciu o przykładowy proces biznesowy funkcjonujący u Zamawiającego..

IV.3.3) Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody: Zamawiający nie przewiduje nagród dla Wykonawców.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 22.01.2009 godzina 10:00, miejsce: PL. 2012 Sp. z o.o., ul. Wybrzeże Gdyńskie 4, 01-531 Warszawa, Recepcja V piętro czynna w godz. Od 9.00 do 17.00.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.3.13) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Pod pojęciem Wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu konkurencyjnym rozumie się komplet dokumentów, jakie Wykonawca musi złożyć Zamawiającemu, zgodnie z ogłoszeniem. Zamawiający udostępni do wglądu Wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu konkurencyjnym po upływie terminu ich składania, na pisemny wniosek uczestnika postępowania. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, protesty oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie i faksem, z zastrzeżeniem, że oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, protesty oraz informacje przekazane za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dająca się odczytać dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie przez przekazującego. Zamawiający nie dopuszcza drogi elektronicznej jako formy przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, protestów oraz informacji pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. Ogłoszenie wraz z załącznikami jest dostępne na stronie internetowej Zamawiającego: http://www.2012.org.pl.