Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Rozbudowa Zintegrowanego Systemu Komputerowego "Cogisoft" o moduł KSEF lub równoważny wraz z wdrożeniem, serwisem (nadzór eksploatacyjny) oraz aktualizacją oprogramowania.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 277620860

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Raciborska 37

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-074

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.7.) Numer telefonu: 327587701

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: asp@asp.katowice.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.asp.katowice.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Rozbudowa Zintegrowanego Systemu Komputerowego "Cogisoft" o moduł KSEF lub równoważny wraz z wdrożeniem, serwisem (nadzór eksploatacyjny) oraz aktualizacją oprogramowania.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2dc0e6cb-b100-4f27-8535-d54ceb4dfd99

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00563174

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00113159/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Rozbudowa Zintegrowanego Systemu Komputerowego Cogisoft o moduł KSEF wraz z wdrożeniem, serwisem (nadzór eksploatacyjny) oraz usł. instalacyjnymi i wdrażania aktualizacji oprogramowania raz na kwartał

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://e-propublico.pl/Zamawiajacy/AktualneOgloszenia?ZamawiajacyId=68cc06c1-7fce-4089-a261-a385727e3796

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://e-propublico.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W niniejszym postępowaniu
komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem
Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl.Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.Na
Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: Rozbudowa Zintegrowanego Systemu Komputerowego "Cogisoft" o moduł KSEF lub równoważny wraz z wdrożeniem, serwisem (nadzór eksploatacyjny) oraz aktualizacją oprogramowania- nr sprawy ASP-DA-ZP-26-2025.Wykonawca
przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w
Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.Do złożenia oferty konieczne jest
posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu
zaufanego lub podpisu osobistego.
Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie
PAdES;
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać
kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo - aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
a) stały dostęp do sieci Internet;
b) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
c) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
d) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich
głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
e) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.
Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych: pliki w formatach określonych odpowiednimi przepisami prawa,
tj. m.in.: .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .csv, .pdf, .jpg, .git, .png, .tif, .dwg, .ath, .kst, .zip, .rar, przy czym zaleca się wykorzystywanie
plików w formacie .pdf, .doc, .docx., .xlsx, .xml. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 80 MB, przy czym nie określa się limitu
liczby plików.
Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:
a) załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami, nie jest dostępny dla
Zamawiającego i przechowywany jest na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku
dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;
b) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny
czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie "Data przesłania";
c) o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.W postępowaniu, wszelkie
oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy (karta" Wiadomości"). Za datę
wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich
zamieszczenia na Platformie.Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w
formie elektronicznej lub postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach, Raciborska 37 , 40-074 Katowice;
2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych drogą elektroniczną poprzez aplikację na stronie: https://www.asp.katowice.pl/uczelnia - zakładka polityka prywatności / kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Rozbudowa Zintegrowanego Systemu Komputerowego "Cogisoft" o moduł KSEF wraz z wdrożeniem, serwisem (nadzór eksploatacyjny) oraz aktualizacji oprogramowania- znak sprawy: ASP-DA-ZP-26-2025 oraz w celu archiwizacji dokumentacji dotyczącej tego postępowania;
3) odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania
w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp;
4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ASP-DA-ZP-26-2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest:
1. rozbudowa Systemu o moduł KSEF lub równoważny pod względem parametrów technicznych i funkcjonalnych, a także pełnej (całkowitej) kompatybilności z pozostałymi modułami Systemu wraz z wdrożeniem,
2. usługi instalowania i wdrażania aktualizacji oprogramowania Systemu,
3. nadzór eksploatacyjny (serwis) Systemu.

Poszczególne elementy zamówienia, o których mowa powyżej zostały szczegółowo opisane w SWZ.

Miejsce wykonywania zamówienia:
1. Wdrożenie modułu KSEF lub równoważnego odbędzie się zdalnie.
2. Przeszkolenie personelu zamawiającego z działania modułu: jedno szkolenie dla maksymalnie 25 osób w siedzibie Zamawiającego na jednej Sali oraz w kilku wybranych jednostkach organizacyjnych Zamawiającego w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, uwzględniając czas wykonania zamówienia.
3. Aktualizacja oraz serwis (nadzór eksploatacyjny) systemu będzie się odbywać zdalnie lub w siedzibie Zamawiającego, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
4. Jeżeli czynności wykonywane w ramach nadzoru eksploatacyjnego będą wymagały przyjazdu do siedziby Zamawiającego, Zamawiający uzgodni
z Wykonawcą najpóźniej na 2 dni przed realizacją nadzoru eksploatacyjnego
w siedzibie Zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72262000-9 - Usługi rozbudowy oprogramowania

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

80511000-9 - Usługi szkolenia personelu

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający nie określa/nie konkretyzuje warunków udziału w postępowaniu dotyczących:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym,
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej
lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej,
4) zdolności technicznej lub zawodowej.
2. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą, aktualnego na dzień składania ofert, oświadczenia Wykonawcy stanowiące go wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia (wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do SWZ).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

W związku z tym, iż wykonywanie zamówienia wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, Wykonawca jest zobowiązany do zachowania poufności pozyskanych danych. Z Wykonawcą wybranym w drodze postępowania oprócz umowy podstawowej (na wykonywanie usług stanowiących przedmiot zamówienia) zostanie zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia PEŁNOMOCNIKA do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. PEŁNOMOCNICTWO należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać
w szczególności wskazanie:
1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument" Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału", o którym mowa w SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie:
• przedłużenia terminu realizacji zamówienia w zakresie realizacji wdrożenia modułu KSEF- wyłącznie z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, a wynikających z zaistniałych przeszkód, o czas ich trwania, w szczególności związanych z organizacją roku akademickiego lub wydarzeń kulturalnych, jak również remontem prowadzonym w siedzibie Zamawiającego, które znacznie utrudniałyby lub uniemożliwiały realizację zamówienia, jednakże nie później niż do 31.03.2026 r.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-08 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem platformy https://e-ProPublico.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-08 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-06

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający, działając na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp, informuje, iż zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia: 171 800,00 zł
2. Terminy wykonania zamówienia:
a) dostawa i wdrożenie modułu KSEF ze szkoleniem w terminie 90 dni od dnia zawarcia umowy, jednakże w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31.03.2026 roku. Wdrożenie modułu KSEF zostanie potwierdzone pisemnym protokołem odbioru zamówienia.
b) Instalacja i aktualizacja Systemu, w tym także dostarczanego modułu będzie wykonywana w sposób bieżący, jednakże nie rzadziej niż raz na kwartał
w ciągu 12 miesięcy od 1.01.2026r. do 31.12.2026r.
c) Nadzór eksploatacyjny (serwis) przez okres 12 miesięcy od 01.01.2026 r.
do 31.12.2026r. jednak nie później niż do wyczerpania maksymalnej nominalnej kwoty zobowiązania.
3. Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może
ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na
zasadach przewidzianych w art. 505 - 590 ustawy Pzp.