Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Najem urządzeń wielofunkcyjnych wraz kompleksową obsługą serwisową i wsparciem technicznym

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Biuro Rzecznika Praw Dziecka

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016387630

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Chocimska 6

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-791

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetarg@brpd.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.brpd.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Ochrona praw dzieci

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Najem urządzeń wielofunkcyjnych wraz kompleksową obsługą serwisową i wsparciem technicznym

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d187629b-e617-4594-b929-44292fd2831b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00501076

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-10-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00112284/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.12 Najem urządzeń wielofunkcyjnych wraz z kompleksową obsługą serwisową i wsparciem technicznym

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d187629b-e617-4594-b929-44292fd2831b

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Określone w specyfikacji warunków zamówienia oraz na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://ezamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie ze specyfikacją warunków zamówienia (SWZ)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie ze specyfikacją warunków zamówienia (SWZ)

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BDG-WI.260.4.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług, zwanych dalej Usługami, tj.:
1) wynajem, zainstalowanie, konfiguracja i uruchomienie urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek laserowych, zwanych dalej Urządzeniami oraz oprogramowania do zarządzania i monitorowania wydruku i druku podążającego dla maksymalnie 200 użytkowników, zwanym dalej Oprogramowaniem, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy;
2) kompleksowa obsługa serwisowa i wsparcie techniczne Urządzeń, o których mowa w pkt 1, w tym sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do Urządzeń oraz przeprowadzenie na żądanie Zamawiającego instruktażu z zakresu obsługi Urządzeń dla maksymalnie 3 osób (z Wydziału Informatyki) wskazanych przez Zamawiającego, zwana dalej Obsługą serwisową;
3) udostępnienie i utrzymanie portalu (Systemu) elektronicznego służącego do dokonywania zgłoszeń serwisowych, o których mowa w pkt. 2, zwanym dalej Portalem zgłoszeniowym.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji zostały przedstawione w Załączniku nr 1 do SWZ, który stanowi wzór umowy wraz z załącznikami.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający, na zasadach określonych w projekcie Umowy, zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, tj. Zamawiający może zwiększyć liczbę wynajmowanych Urządzeń w okresie obowiązywania Umowy o następujące Urządzenia opisane w Załączniku nr 2 do Umowy:
- nie więcej niż 2 sztuki Urządzeń „dużych”,
- nie więcej niż 3 sztuki Urządzeń „średnich”,
- nie więcej niż 3 sztuki Urządzeń „małych”.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Cena - 50 pkt
Czas reakcji w przypadku zgłoszenia Awarii i Usterki Urządzeń - 40 pkt
Termin dostawy i uruchomienia Urządzeń - 10 pkt
2. Przyznane punkty zostaną zaokrąglone do 2 miejsc po przecinku.
3. Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy, który uzyskał najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu liczby punktów ze wszystkich kryteriów oceny ofert, o których mowa w pkt 1.
4. Szczegółowy sposób oceny ofert określono w Rozdziale 13 SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji w przypadku zgłoszenia Awarii i Usterki Urządzeń

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin dostawy i uruchomienia Urządzeń

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy:
1. nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).;
2. spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, dotyczące:
- zdolności technicznej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert
(a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał lub nadal wykonuje co najmniej jedno zamówienie polegające na:
a) zapewnieniu informatycznego systemu wydruku i skanowania, o wartości nie mniejszej niż 120 000 zł brutto każde,
lub
b) świadczeniu usług serwisu urządzeń wielofunkcyjnych przez co najmniej 12-miesięcy o wartości co najmniej 120 000 zł brutto,
wraz z podaniem ich przedmiotu (rodzaju), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których powyższe usługi zostały wykonane oraz załączy dowody, że usługi te zostały wykonane należycie.
W przypadku usług, które są w trakcie realizacji, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że do chwili upływu terminu na składanie ofert zrealizował zamówienie w stopniu spełniającym powyższe wymaganie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w Załącznikach Nr 5 do SWZ. Informacje zawarte w
oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w pkt 1 składa każdy z
wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie ma potwierdzać brak podstaw wykluczenia.
3. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1 także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu.
Ponadto w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej
oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków
dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:
a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w
zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
b) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w
rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności
do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami
potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór
oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;
c) dokumentów dotyczących podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zdolności lub sytuację, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
d) aktualnego na dzień złożenia oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym jest mowa w rozdziale 6 SWZ w zakresie art. 108 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa
narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514) – Załącznik nr 9 do SWZ.
5. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym
mowa w pkt 4 lit. a) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach
miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument ten powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 5 SWZ Wykonawcy muszą złożyć wraz z
ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w Załączniku Nr 4 do SWZ. Informacje zawarte w
oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w pkt 1 składa każdy z
wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu
w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 3 do SWZ.
3. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1 także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.3 SWZ – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.
Ponadto w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta
została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:
1. wykazu zamówień wykonanych albo wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich zakresu, przedmiotu, dat wykonania/wykonywania, zrealizowanej wartości zamówienia i podmiotów, na rzecz których zamówienia te zostały wykonane/są wykonywane, oraz załączeniem dowodów, określających czy te zamówienia zostały wykonane lub są wykonywane należycie, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 10 do SWZ.
Dowodami potwierdzającymi czy zamówienia zostały wykonane należycie są: referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia były wykonane, a w przypadku świadczeń ciągłych są wykonywane. Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

nie dotyczy

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Na potrzeby oceny ofert oferta musi zawierać:
1. Formularz Oferty sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ;
2. oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.8 SWZ według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ – jeżeli dotyczy;
3. oświadczenia, o których mowa w pkt 6.1.1 SWZ według wzorów stanowiących Załącznik nr 4 i 5 do SWZ;
4. pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik;
5. oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby, o których mowa w pkt. 6.1.3 SWZ według wzorów stanowiących Załącznik nr 6 i 7 do SWZ – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby;
6. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 SWZ – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zgodnie z SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z projektem umowy, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-11-05 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-11-05 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Przedmiot zamówienia będzie realizowany w okresie 24 miesięcy licząc od dnia dostawy i uruchomienia Urządzeń albo do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia określonego w Umowie, w zależności od tego, które zdarzenie wystąpi wcześniej.
Dostawa i uruchomienie Urządzeń: do 10 dni od dnia podpisania Umowy (zgodnie z Ofertą Wykonawcy).