Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: KUJAWSKO-POMORSKIE CENTRUM NAUKOWO-TECHNOLOGICZNE IM. PROF. JANA CZOCHRALSKIEGO SP. Z O.O.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 520386675

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: UL. ZYGMUNTA KRASIŃSKIEGO 4/4A

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kontakt@centrumczochralskiego.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.centrumczochralskiego.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-955117f7-f4f8-4a46-a476-d1eac058e657

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00469312

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-10-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00302199

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: KPCNT-ZP/3/2026

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 111848,68 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum In-nowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 3-7 listopada 2026 roku, przy czym Konferencja odbywać się będzie w dniach 4-6 listopada 2026 r.
2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn.: „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Eu-ropejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu.
3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „KUJAWSKO-POMORSKIE FORUM INNOWACJI, NAUKI, BIZNESU I SAMORZĄDU (FINBiS’2026)” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ.
4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na grupę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym pro-gram, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału postępo-wania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wykonaw-ców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zama-wiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieeko-nomiczne. Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, niezbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiązania komplek-sowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiającego i zasadzie wy-datkowania środków publicznych.
5. Opis skrócony zamówienia:
5.1. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 3/4.11.2026.
5.2. W dniu – 04.11.2026r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej na min. 100 osób na realizację wykładów oraz pane-li dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
c) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
d) Zapewnienie moderatora w godz. 14:30-19:00;
e) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
f) Zapewnienie szatni;
5.3. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 4/5.11.2026.
5.4. W dniu – 05.11.2026r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026);
b) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 2 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026
c) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
d) Zapewnienie lunchu dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FINBiS’2026);
e) Zapewnienie moderatora w godz. 09:00-17:00;
f) Zapewnienie szatni;
5.5. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 5/6.11.2026.
5.6. W dniu – 06.11.2026r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026);
b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas realizacji wykładów oraz panelu dyskusyjnych w ramach Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026);
c) Zapewnienie lunchu dla min. 70 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FINBiS’2026);
d) Zapewnienie szatni;
5.7. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 6/7.11.2026.
5.8. Zapewnienie obsługi multimedialnej wydarzenia pn. Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026):
a) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 4, 5 oraz 6 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyjnej (nr 1), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym kon-ferencji,
b) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 5 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyj-nej (nr 2), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym konferencji
5.9. Zapewnienie recepcji jako wydzielonej powierzchni w niewielkiej odległości od wejścia do budynku.
5.10. Zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania max 8 stanowisk wystawienniczych/ promocyjnych firm i partnerów Forum.
5.11. Zapewnienie - w godzinach trwania konferencji (podczas trwania paneli) tj. I, II i III dnia - tłumacza sy-multanicznego języka angielskiego.
5.12. Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla Organizatorów oraz prelegentów i panelistów.
5.13. Zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla Organizatorów.
5.14. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie na-stąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przy-jąć minimalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilością pokoi jednoosobowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.
5.15. W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, kateringu podczas kolacji oraz kolacji Wykonawca sza-cuje na podstawie wyżej wskazanych minimalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla:
- lunchu w dniach 4-6.11.2026 r.,
- przerwy kawowej w dniach 4-6.11.2026 r.,
- kateringu podczas kolacji w dniu 04.11.2026 r.
5.16. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, ca-teringu podczas kolacji, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas kolacji.
5.17. Miejsce realizacji zamówienia: Toruń, w promieniu 5 km od Dworca Kolejowego Toruń Główny PKP. Wy-konawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga aby wszyst-kie usługi wskazane w przedmiotowym opisie przedmiotu zamówienia realizowane były w jednej lokalizacji (jednym kompleksie budynków).
5.18. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
6. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynno-ści w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495):
Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: recep-cja.
Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę.
Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań:
Uprawnienia i sankcje, o których mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ.
7. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia.
8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 3

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 202772 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 255000 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 202772 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: "FILMAR" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 9561926662

7.3.3) Ulica: ul. Grudziądzka 39-43

7.3.4) Miejscowość: Toruń

7.3.5) Kod pocztowy: 87-100

7.3.6.) Województwo: kujawsko-pomorskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2026-09-03

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 202772,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: