Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla Powiatowego Szpitala Specjalistycznego w Stalowej Woli w okresie 48 miesięcy od daty podpisania umowy.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Powiatowy Szpital Specjalistyczny w Stalowej Woli

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000312567

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Staszica 4

1.5.2.) Miejscowość: Stalowa Wola

1.5.3.) Kod pocztowy: 37-450

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL824 - Tarnobrzeski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zam-publ@szpital-stw.com

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.szpital-stw.com

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Szpital

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla Powiatowego Szpitala Specjalistycznego w Stalowej Woli w okresie 48 miesięcy od daty podpisania umowy.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b7524db2-f0de-4b55-9c8d-989ff9783fa0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00372718

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-08-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00000325/12/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla potrzeb Powiatowego Szpitala Specjalistycznego w Stalowej Woli w okresie 48 miesięcy od daty podpisania umowy

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://szpital-stw.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W przedmiotowym postępowaniu przekazywanie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji odbywać się będzie za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://szpital-stw.ezamawiajacy.pl w zakładce „Korespondencja”. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem pkt 8 niniejszego Rozdziału;
1/. zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie https://szpital-stw.ezamawiajacy.pl, lub https://oneplace.marketplanet.pl.Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta.
Szczegółowe informacje zawiera rozdział XVI SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:
1. dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES,
2. dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.
8. Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:
1. Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2. Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3. Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4. Włączona obsługa JavaScript;
5. Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
9. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie podpisu elektronicznego:
Rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty jest MS Internet Explorer lub Firefox w wersji wpieranej przez producenta.
Uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java w wersji 1.8.0_65 lub nowszej, koniecznie w wersji 32-bitowej, Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska znajdą Państwa na stronie:
https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pc-wykonujac-ponizsze-kroki
Szczegółowe informacje zawiera rozdział XVI SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Powiatowy Szpital Specjalistyczny w Stalowej Woli oraz spółka Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. siedzibą w Warszawie (02-672) przy ul. Domaniewskiej 49, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000041441, REGON: 017282436, NIP: 526-25-35-153, jako właściciel Platformy Zakupowej, na której Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Powiatowy Szpital Specjalistyczny w Stalowej Woli prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działającą pod adresem: https://szpital-stw.ezamawiajacy.pl
W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy z dnia z dnia 11 września 2019 r.– Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), zwanej dalej PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas obowiązywania umowy.Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami PZP.
Odbiorcami Pani/Pana danych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 4 PZP.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawiera rozdział XXX SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 1073 ZP/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 750634,15 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla Powiatowego Szpitala Specjalistycznego w Stalowej Woli w okresie 48 miesięcy od daty podpisania umowy.
zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia ( Załącznik nr 1 do SWZ) Formularzem Ofertowym (Załącznik nr 2 do SWZ) projektem Umowy – (Załącznik nr 11 do SWZ ) oraz wymaganiami zawartymi w SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 48 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Ceny oferty muszą być podane w PLN brutto i netto z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku, zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz ewentualne rabaty.
2. Rozliczenia pomiędzy zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w walucie PLN.
3. Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz.931), dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.
4. W ofercie, o której mowa w ust. 1, wykonawca ma obowiązek:
1) poinformowania zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego;
2) wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;
3) wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;
4) wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin odbioru dokumentacji

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

a) Wykonawca posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych zgod-nie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archi-wach.
Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną na jedno i wszystkie zdarzenia nie niższą niż 1.000.000,00 PLN. Wykonawca jest zobowiązany posiadać przedmiotowe ubezpieczenie przez cały okres trwania umowy.
a) wykaz usług
Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże należyte wykonanie a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych należyte wykonywanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie przynajmniej dwóch usług polegających na przechowywaniu dokumentacji medycznej.- zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ
b) wykaz osób
Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że dysponuje co najmniej dwoma osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. osobami, o „wykształceniu specjalistycznym”, o którym mowa w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 roku w spra-wie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów po-twierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. 2005 nr 68 poz. 596)., tj: zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ
c) Wykonawca posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i ar-chiwach.
d) Wykonawca dysponuje systemem obsługi dokumentacji on- line zapewniającym poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ
oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu złożonym do oferty, o którym mowa w art. 125 ust. 1 w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia podmiotowe środki dowodowe, (tj. na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia), składa każdy z wykonawców występujących wspólnie.
6.2. odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
6.3 wykazu należytego wykonania a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych należytego wykonywania w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie przynajmniej dwóch usług polegających na przechowywaniu dokumentacji medycznej.-zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ
6.4 wykazu dysponowania co najmniej dwoma osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. osobami, o „wykształceniu specjalistycznym”, o którym mowa w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 roku w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. 2005 nr 68 poz. 596) - zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ
6.5 wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
6.6 polisy odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną na jedno i wszystkie zdarzenia nie niższą niż 1.000.000,00 PLN.
6.7 Dokumentu przedstawiającego zasady i warunki techniczne bezpiecznego/szyfrowanego udzielania świadczenia- wymiany danych

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) wypełniony formularz oferty zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ
2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ
3) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ. (jeżeli dotyczy)
4) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy)
5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie – zgodnie z załącznikiem nr 10 do SWZ, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy ( jeśli dotyczy) .
7) w przypadku Wykonawców działających przez pełnomocnika – pełnomocnictwo

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Zamawiający nie określa szczególnych, obiektywnie uzasadnionych, sposobów spełniania przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunków udziału w postępowaniu.
2. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 i 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo do oferty OŚWIADCZENIE, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy, zgodnie z załącznikiem nr 10 do SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z załącznikiem nr 11- wzorem umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-19 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://szpital-stw.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-19 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-17