Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez PW w zw. z umową w ramach programu H2020 nr 857654 i wydanie CFS

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POLITECHNIKA WARSZAWSKA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001554

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: PLAC POLITECHNIKI 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-661

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: +4822 2348230

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: mariola.nosinska@pw.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.pw.edu.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/pn/pw_edu/proceedings

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez PW w zw. z umową w ramach programu H2020 nr 857654 i wydanie CFS

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2ba402f6-1bea-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00370342

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-08-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00035247/32/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.63 Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatronik Politechniki Warszaws...

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 857654

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00293865

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: MCHTR.261.14.2023

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest sporządzenie niezależnego sprawozdania
z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatronik Politechniki Warszawskiej
w związku z umową o udzielenie dotacji w ramach programu „Horyzont 2020” numer 857654, „Ultra-Efficient Wireless Powered Micro-Robotic Joint for Health Applications”, akronim: UWIPOM2, oraz wydanie świadectwa kontroli sprawozdań finansowych („CFS”) do kwoty ustalonej na podstawie oferty Wykonawcy, sporządzonej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ Formularz ofertowy, na warunkach określonych w Projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.
2. Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Politechniki Warszawskiej jest Partnerem w wyżej wymienionym Projekcie.
3. Realizacja zamówienia powinna nastąpić zgodnie z Zakresem wymagań i obowiązków
w odniesieniu do niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie kosztów zadeklarowanych na podstawie umowy o udzielenie dotacji finansowanej w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”, zawartym w załączniku nr 5 do umowy o udzielenie dotacji. W ramach świadectwa kontroli sprawozdań finansowych („CFS”) Audytor zaświadcza, że koszty zadeklarowane w sprawozdaniach finansowym są prawidłowo zaksięgowane w systemie księgowym Partnera, kwalifikowalne oraz, że wszystkie rachunki zostały zadeklarowane. Jeśli Audytor nie może potwierdzić powyższego (z jakiegokolwiek powodu), musi opisać to szczegółowo w świadectwie kontroli sprawozdań finansowych („CFS”).
4. Całkowity wkład Instytutu Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatronik Politechniki Warszawskiej przekracza 325 000 euro.
5. Audytor zobowiązany jest rozpocząć przeprowadzanie procedur w terminie uzgodnionym z Instytutem Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej.
6. Audytor sporządzi niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej obejmujące ustalenia dokonane
w związku ze wszystkimi sprawozdaniami finansowymi (obejmujące wszystkie okresy sprawozdawcze) oraz wyda świadectwo kontroli sprawozdań finansowych („CFS”).
7. Przedmiot zamówienia musi być przygotowany w języku polskim i angielskim, natomiast dokumentacja programu jest dostępna częściowo w języku polskim i częściowo
w języku angielskim.
8. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń (zwanego dalej „sprawozdaniem") w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej (zwanego dalej „Partnerem") w związku
z umową o udzielenie dotacji w ramach programu „Horyzont 2020" (umowa numer 857654, akronim: UWIPOM2, okres obowiązywania 45 miesięcy od dnia 1 października 2019 r., zwaną dalej „umową grantową") oraz wydanie świadectwa kontroli sprawozdań finansowych „CFS” (zwanego dalej „CFS"), o którym mowa w art. 20.4 umowy grantowej, w oparciu o obowiązkowy format sprawozdania określony przez Komisję Europejską.
9. Umowa grantowa została zawarta w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020" (H2020) między Partnerem a Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA) (zwaną dalej „Agencją"), na mocy uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską (zwaną dalej „Komisją").
10. Agencja jest wymieniana jedynie jako podmiot podpisujący umowę grantową
z Partnerem. Agencja nie jest stroną niniejszego zlecenia.
11. Lider Projektu jest zobowiązany przedłożyć Agencji raport końcowy w terminie 60 dni od końca ostatniego okresu sprawozdawczego, obejmujący m.in. raporty końcowe partnerów projektu (w tym raport końcowy Instytutu Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej). Raport końcowy partnera projektu powinien obejmować, oprócz innych dokumentów, CFS dla partnera i dla każdej powiązanej osoby trzeciej tego partnera, których wniosek dotyczy całkowitego wkładu w wysokości 325 000 EUR lub więcej, w ramach zwrotu kosztów rzeczywistych i kosztów jednostkowych obliczonych na podstawie ich zwyczajowej praktyki księgowania kosztów (zob. art. 20.4 umowy grantowej).
12. CFS musi obejmować wszystkie okresy sprawozdawcze Partnera.
13. CFS składa się z dwóch odrębnych dokumentów:
- zakresu wymagań i obowiązków (the Terms of Reference), który ma zostać podpisany przez Partnera i Audytora,
- niezależnego sprawozdania Audytora z faktycznych ustaleń („sprawozdania") wydanego na papierze firmowym Audytora, opatrzonego datą i pieczęcią oraz podpisanego przez Audytora, zawierającego uzgodnione procedury („procedury"), które mają zostać przeprowadzone przez Audytora, oraz standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia"), które mają zostać potwierdzone przez Audytora.
14. W przypadku gdy CFS musi zostać włączone do raportu końcowego zgodnie
z art. 20.4 umowy grantowej, wniosek o płatność salda końcowego wynikającego
z umowy grantowej nie może zostać złożony bez CFS. Płatność zwrotu kosztów objęta CFS nie uniemożliwia jednak Komisji, Agencji, Europejskiemu Urzędowi
ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu przeprowadzania kontroli, przeglądów, audytów i dochodzeń zgodnie z art. 22 umowy grantowej.
15. Audytor jest uprawniony do wykonywania ustawowych badań dokumentów rachunkowych zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniającą dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylającą dyrektywę Rady 84/253/EWG lub podobnymi przepisami krajowymi.
16. Audytor:
- niezależny od Partnera (i powiązanej osoby trzeciej), w szczególności nie może uczestniczyć w przygotowaniu sprawozdania finansowego Partnera;
- planuje pracę w taki sposób, aby możliwe było przeprowadzenie procedur oraz dokonanie oceny ustaleń;
- przestrzega ustanowionych procedur i obowiązkowego formatu sprawozdania;
- wykonuje zlecenie zgodnie z zakresem wymagań i obowiązków;
- dokumentuje kwestie, które są istotne do celów sprawozdania;
- sporządza sprawozdanie na podstawie zebranego materiału dowodowego;
- przedkłada sprawozdanie Partnerowi.
17. Komisja ustanawia procedury, które mają zostać przeprowadzone przez Audytora. Audytor nie odpowiada za ich adekwatność lub zasadność. Ponieważ niniejsze zlecenie nie stanowi zlecenia w zakresie poświadczania wiarygodności, audytor nie przedstawia opinii pokontrolnej ani poświadczenia wiarygodności.
18. Audytor musi przestrzegać zakresu wymagań i obowiązków oraz:
- Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych („ISRS") 4400 „Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych", wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej
i Usług Atestacyjnych (IAASB);
- „Kodeksu etyki zawodowych księgowych" wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA). Chociaż ISRS 4400 stanowi, że niezależność nie jest wymagana w przypadku zleceń dotyczących przeprowadzania uzgodnionych procedur, wymagane jest, aby Audytor spełniał również wymogi tego kodeksu w zakresie niezależności.
19. Sprawozdanie Audytora musi potwierdzać, że w związku ze sporządzeniem sprawozdania między Audytorem a Partnerem nie występuje konflikt interesów
i musi określać – jeśli usługa jest fakturowana - całkowitą wysokość wynagrodzenia wypłaconego audytorowi za sporządzenie sprawozdania.
20. Sprawozdanie musi być sporządzone w języku umowy grantowej (tj. w języku angielskim, zob. art. 20.7 umowy grantowej).
21. Zgodnie z art. 22 umowy grantowej Komisja, Agencja, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejski Trybunał Obrachunkowy mają prawo do przeprowadzenia audytu prac wykonanych na rzecz działania, w odniesieniu do których deklarowane są koszty do zwrotu z budżetu Unii Europejskiej. Audyt ten obejmuje prace związane z niniejszym zleceniem. Audytor musi zapewnić dostęp do wszystkich dokumentów roboczych (np. dotyczących ponownego obliczenia stawki godzinowej i weryfikacji czasu zadeklarowanego na realizację działania) związanych z tym zadaniem na żądanie Komisji, Agencji, Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych lub Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

4.5.3.) Główny kod CPV: 79212000-3 - Usługi audytu

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 3

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 3

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 9963,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 16851,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 9963,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Kancelaria Rachunkowo-Audytorska Biegły Rewident Tomasz Niedźwiedź

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5591047710

7.3.3) Ulica: ul. Wojska Polskiego

7.3.4) Miejscowość: Świecie

7.3.5) Kod pocztowy: 86-105

7.3.6.) Województwo: kujawsko-pomorskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-07-25

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 9963,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2023-08-14