Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasto Rzeszów - Urząd Miasta Rzeszowa

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000650614

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 1

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-064

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@erzeszow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.erzeszow.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88907694-2c85-4c57-aba3-cf9ad9680743

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00300063

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00247694

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Zgodnie z „Aktualizacją Strategii Marki Rzeszowa” oraz „Programem Promocji Miasta Rzeszowa na lata 2020–2025”, istotnym celem jest budowanie rozpoznawalności Rzeszowa jako miasta otwartego, bezpiecznego i zaangażowanego w dialog na temat współczesnych wyzwań cywilizacyjnych, technologicznych i geopolitycznych.
Dzięki statusowi Miasta Gospodarza kongresu, Rzeszów zyska szeroką ekspozycję promocyjną – zarówno poprzez obecność logotypu w przestrzeni wydarzenia, jak i możliwość udziału Prezydenta Miasta w części inauguracyjnej oraz merytorycznych wystąpieniach. Przewidziane są również liczne działania medialne, takie jak publikacje, mailing, prezentacje i transmisje materiałów promujących miasto.
Z tych względów promocja Gminy Miasta Rzeszów w ramach organizacji Kongresu idealnie wpisuje się w cele strategiczne miasta i stanowi skuteczne narzędzie budowania jego pozytywnego wizerunku na arenie krajowej i międzynarodowej.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP-A.271.51.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usług promocyjnych na rzecz Zleceniodawcy (Gminy Miasta Rzeszowa) poprzez:
1) Nadanie Zleceniodawcy tytułu Miasta Gospodarza Wydarzenia.
2) Zapewnienie możliwości wygłoszenia przemówienia przez przedstawiciela Zleceniodawcy podczas Wydarzenia.
3) Przekazanie 30 zaproszeń na wydarzenie główne oraz wydarzenia towarzyszące.
4) Umożliwienie udziału przedstawicieli Zleceniodawcy w spotkaniach networkingowych.
5) Ekspozycja materiałów wizualnych Zleceniodawcy (5 roll-upów lub inne uzgodnione nośniki).
6) Umieszczenie logotypu „Rzeszów – stolica innowacji” na materiałach promocyjnych Wydarzenia.
7) Umieszczenie logotypu Zleceniodawcy na identyfikatorach uczestników.
8) Udział przedstawiciela Zleceniodawcy w trzech panelach: bezpieczeństwo energetyczne, żywnościowe i obrona cywilna.
9) Organizacja warsztatów dla samorządów z Polski i Ukrainy (moderator, tłumaczenie PL-UA, sprzęt do tłumaczenia).
10) Prezentacja merytoryczna przedstawiciela Zleceniodawcy (1 slot, 10 minut).
11) Ekspozycja logotypu Zleceniodawcy na ściance reklamowej.
12) Emisja materiału wideo Zleceniodawcy podczas Wydarzenia.
13) Zamieszczenie logotypu Zleceniodawcy na stronie internetowej Wydarzenia.
14) Publikacja informacji o zaangażowaniu Zleceniodawcy w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn).
15) Możliwość ekspozycji stoiska Zleceniodawcy (18 m²) w sali plenarnej.
16) Pełna identyfikacja wizualna Miasta Rzeszowa jako Miasta Gospodarza (scenografia, banery, branding, materiały informacyjne).
17) Obsługa medialna Wydarzenia – obecność mediów lokalnych, ogólnopolskich i międzynarodowych, przygotowanie i dystrybucja informacji prasowych, min. 10 publikacji z logotypem i wizerunkiem Miasta.
18) Produkcja filmu promocyjnego z Wydarzenia (min. 2 min), zawierającego branding „Rzeszów – Stolica Innowacji” oraz wypowiedzi uczestników i prelegentów, z przekazaniem pełnych praw do wykorzystania.
19) Ekspozycja Miasta w oficjalnym newsletterze Wydarzenia (min. 3000 kontaktów branżowych).
20) Przygotowanie i publikacja grafik promujących każdego speakera z Rzeszowa w mediach społecznościowych i na stronie Zleceniobiorcy.
21) Umieszczenie informacji o Rzeszowie w podsumowującym newsletterze Wydarzenia, zawierającym najważniejsze aktywności merytoryczne, z przekazaniem go do PAP w ciągu 7 dni od zakończenia.
22) Zapewnienie lunchu dla przedstawicieli Rzeszowa i miast ukraińskich zaproszonych przez Zleceniodawcę podczas całodniowych sesji.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79341000-6 - Usługi reklamowe

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: MM Conferences S.A.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP: 952-204-04-86

7.3.3) Ulica: ul. Stawki 2

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 00-193

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-06-10

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 369000 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2025-06-26