Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług hotelarskich oraz w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: KRAKOWSKIE BIURO FESTIWALOWE

1.3.) Oddział zamawiającego: KBF

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 351210040

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: WYGRANA 2

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 30-311

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.7.) Numer telefonu: (12) 354-25-00

1.5.8.) Numer faksu: (12) 354-25-01

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@kbf.krakow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://kbf.krakow.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelarskich oraz w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-eed8b5f4-fbb7-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00241752

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-05-31

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00076806/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.10 Zapewnienie obsługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Częśś postępowania nr 3 - w ramach programu Kreatywna Europa 2014-2020: 1) HEMI (HUB FOR EXCHANGE OF MUSIC INNOVATION OF CENTRAL AND SOUTH-EASTERN EUROPE). 2) CELA (CONNECTING EMERGING LITERARY ARTISTS 2019 - 2023); ze środków finansowych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury oraz ze środków własnych.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://przetargi.kbf.krakow.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://e-propublico.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl.
Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego zgodnie z wymaganiami określonymi w tym zakresie przez Zamawiającego w dokumencie Specyfikacji Warunków Zamówienia.
Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy: stały dostęp do sieci Internet; posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail), komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi,
stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google
Chrome, Opera); włączona obsługa JavaScript oraz Cookies. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku przesyłanego za pośrednictwem Platformy wynosi 80 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.
Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami przechowywane są na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej, a Zamawiający otrzyma dostęp do plików dopiero po upływie terminu otwarcia ofert; oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie "Data przesłania"; o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z zapisami punktu XXVII Specyfikacji Warunków Zamówienia.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z zapisami punktu XXVII Specyfikacji Warunków Zamówienia.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP-271-20/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 179006,42 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 3

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich w hotelu kategorii min. 3* w trakcie Wydarzenia Wianki w dniach 23 VI 2023 r. – 25 VI 2023 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 16560 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-06-25

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami punktu XXI Specyfikacji Warunków Zamówienia.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość obiektu od Pałacu Potockich (Rynek Główny 20, Kraków) /mierzona pieszo, wg. najkrótszej trasy w Google Maps/

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość bezkosztowej anulacji noclegów

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich w hotelu kategorii min. 3* w trakcie min. Festiwalu Miłosza, Festiwalu Conrada oraz Festiwalu Sacrum Profanum od dnia podpisania umowy do 31.12.2023 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 106701,60 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami punktu XXI Specyfikacji Warunków Zamówienia.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość obiektu od Pałacu Potockich (Rynek Główny 20, Kraków) /mierzona pieszo, wg. najkrótszej trasy w Google Maps/

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość bezkosztowej anulacji noclegów

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w obiektach świadczących usługi hotelarskie oraz w apartamentach w Polsce i za granicą. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 55744,82 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

79997000-9 - Usługi organizowania podróży służbowych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 7 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami punktu XXI Specyfikacji Warunków Zamówienia.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dostępność obsługi

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość bezkosztowej anulacji noclegu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zgodnie z zapisami punktu XI Specyfikacji Warunków Zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia zawierają Projektowane postanowienia umowy (Wzór umowy), stanowiące załączniki nr 4A i 4B do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-06-09 08:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Drogą elektroniczną za pośrednictwem: https://e-propublico.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-06-09 08:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-07-08

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zamówienie będzie realizowane:
1) dla części postępowania nr 1 – od dnia udzielenia zamówienia do dnia 25 czerwca 2023 r., z zastrzeżeniem, że usługi noclegowe będą realizowane w terminie od dnia 23 czerwca 2023 r. do dnia 25 czerwca 2023 r.;
2) dla części postępowania nr 2 – od dnia udzielenia zamówienia do dnia 31 grudnia 2023 r.;
3) dla części postępowania nr 3 – w okresie 7 (słownie: siedmiu) miesięcy od daty podpisania umowy.

Kryteriami oceny ofert dla poszczególnych części postępowania w ramach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, w Sekcji IV punkcie 4.3.5.) ]Nazwa kryterium:] ogłoszenia o zamówieniu, są:
1) część postępowania nr 1 – Cena brutto za nocleg ze śniadaniem dla 1 osoby w pokoju typu single;
2) część postępowania nr 2 – Cena brutto za nocleg ze śniadaniem dla 1 osoby w pokoju typu single;
3) część postępowania nr 3 – Cena brutto (wysokość opłaty transakcyjnej).