Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnianie sal konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, w dniach 17-19.05.2023 w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi podmiot, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Warecka 1a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-034

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 556 80 00

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: Lafita-Kopec@pism.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych

1.11.) Dane podmiotu, któremu zamawiający powierzył przeprowadzenie postępowania.

Podmiot 1

1.11.1.) Nazwa podmiotu prowadzącego postępowanie: Kancelaria Adwokacka Joanna Marczewska

1.11.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5342201170

Adres podmiotu prowadzącego postępowanie:

1.11.3.) Ulica: Chrzanów Mały 20A

1.11.4.) Miejscowość: Grodzisk Mazowiecki

1.11.5.) Kod pocztowy: 05-825

1.11.6.) Województwo: mazowieckie

1.11.7.) Kraj: Polska

1.11.8.) Lokalizacja NUTS 3: PL913 - Warszawski zachodni

1.11.11.) Adres poczty elektronicznej: joanna@marczewska.com.pl

1.11.12.) Adres strony internetowej: https://marczewska.com.pl/

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnianie sal konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, w dniach 17-19.05.2023 w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f74e9041-c752-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00143386

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-03-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00127008/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie sal konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji, która odbędzie się 17-19 maja 2023 r. w Warszawie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-f74e9041-c752-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat zasad i warunków korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”, na stronie https://ezamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. W związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania Zamawiający poniżej zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:
a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, tel. +48 225568000;
b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@pism.pl.
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Świadczenie usług hotelowych obejmujących zakwaterowanie, udostępnianie sal konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w dniach 17-19 maja 2023 r. w Warszawie”; znak sprawy BO.26.2.2022, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym
z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
h) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy
RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BO.26.2.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie sal konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w dniach 17-19 maja 2023 r. w Warszawie.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

W zakres zamówienia opcjonalnego wchodzi zakwaterowanie:
1. Doba 16/17-05-2023 (wtorek/środa): maksymalnie 10 pokoi jednoosobowych
2. Doba 20/21.05.2023 (sobota/niedziela): maksymalnie 10 pokoi jednoosobowych

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-05-16 do 2023-05-21

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wskazanej w ofercie ceny brutto

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli oferta wykonawców, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

1. Na poczet realizacji przedmiotu Umowy Zamawiający udzieli Wykonawcy zaliczki w wysokości nie przekraczającej 20% całkowitej wartości umowy brutto.
2. Zapłata zaliczki, o której mowa ust. 1 powyżej zostanie dokonana przelewem przez Zamawiającego w terminie do 14 dni od daty otrzymania faktury zaliczkowej (wystawionej przez Wykonawcę w terminie nie wcześniej niż w dniu 21.04.2023), na rachunek wskazany w fakturze zaliczkowej.
3. Po dokonaniu zapłaty zaliczki, stosownie do postanowień ust. 1 i 2 powyżej, Wykonawca, w terminach wymaganych właściwymi przepisami prawa, wystawi
i doręczy Zamawiającemu fakturę (na płatność objętą dokonaną zaliczką).
4. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu Zleceniodawcy kwoty zaliczki otrzymanej w wykonaniu postanowień powyższych niniejszego paragrafu w przypadku odstąpienia od Umowy (rozwiązania ze skutkiem od dnia jej zawarcia) przez którąkolwiek ze Stron.
5. Zwrotu zaliczki, o którym mowa w ust. 4 powyżej Wykonawca dokona przelewem na wskazany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego nie później niż w ciągu 14 dni od złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy. Po upływie wskazanego terminu Zamawiający będzie miał prawo żądać zwrotu kwoty zaliczki powiększonej o odsetki ustawowe za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zmiana postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy jest możliwa w przypadku wystąpienia któregokolwiek z następujących przypadków:
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy – w takim wypadku Strony uzgodnią zmiany Umowy wymuszone nowymi przepisami;
2) gdy nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku VAT, która będzie powodowała zmianę poszczególnych cen określonych w Formularzu cenowym – w takim wypadku, zmiana ceny obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie tej zmiany. Cena netto nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów;
3) zaistnieją zdarzenia o charakterze siły wyższej, niezależne od Stron, które uniemożliwiają terminowe wykonanie zobowiązań, w szczególności zagrożenie epidemiczne. W takim przypadku Strony ustalą zasadność
i możliwość wydłużenia terminu realizacji przedmiotu Umowy, bądź poszczególnych jego elementów o czas faktycznego wstrzymania realizacji ze względu na zaistnienie zdarzeń o charakterze siły wyższej.
2. Zmiany Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron, zawierający uzasadnienie konieczności wprowadzenia tych zmian.
3. Dokonanie zmian Umowy wymaga zawarcia aneksu do Umowy, podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron, pod rygorem nieważności, albo aneksu w postaci elektronicznej – opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.
4. Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane siłą wyższą. Przez siłę wyższą rozumie się wszelkie nieprzewidziane zdarzenia powstałe poza kontrolą Stron, których nie mogły przewidzieć ani im zapobiec, pomimo dołożenia wszelkich starań, takie jak: katastrofalne działanie sił przyrody, wojna, strajki generalne, ataki terrorystyczne, akty władzy publicznej, którym nie może przeciwstawić się jednostka itp. W przypadku siły wyższej Strona dotknięta jej działaniem niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę i Strony, uzgodnią tryb dalszego postępowania.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-03-28 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-03-28 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-04-26