Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO OPOLE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 53141266800000

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 1A

1.5.2.) Miejscowość: Opole

1.5.3.) Kod pocztowy: 45-015

1.5.4.) Województwo: opolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL524 - Opolski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: pzp@um.opole.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.opole.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-cf1d934c-6525-4015-8938-f4aa4ba7c123

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00109437

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00043522/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.13 Świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych z podziałem na 4 zadania

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://umopole.logintrade.net/zapytania_email,223730,69c6cddbf9873fb1985ee179b73bf714.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://umopole.logintrade.net/zapytania_email,223730,69c6cddbf9873fb1985ee179b73bf714.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu platformy zakupowej Logintrade dostępnej pod adresem strony prowadzonego postępowania.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta i załączniki do oferty) może odbywać się za pomocą poczty elektronicznej, e-mail: pzp@um.opole.pl
3. Wymagania techniczne w zakresie składania oferty:
a) Oferta ma być złożona przy użyciu środka komunikacji elektronicznej. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty przez Wykonawcę, jest jego prawidłowe złożenie na platformie zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej prowadzonego postępowania. Korzystanie z platformy zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.
b) Do połączenia używany jest szyfrowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na platformie zakupowej:
https://umopole.logintrade.net/rejestracja/ ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.
c) Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu platformy zakupowej: https://umopole.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html
4. Wymagania techniczne, jakim musi odpowiadać sprzęt komputerowy Wykonawcy, aby móc korzystać z platformy zakupowej:
a) dopuszczalne przeglądarki internetowe: Google Chrome 31, Mozilla Firefox 26, Opera 18,
b) pozostałe wymagania techniczne: dostęp do sieci Internet, obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – ajax, włączona obsługa JavaScript, zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s, zainstalowany Acrobat Reader, zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy.
5. Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie § 2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452). Równocześnie Zamawiający rekomenduje na format danych przesyłanych plików: .pdf.
6. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy użyciu platformy zakupowej, opisane zostały w Regulaminie i Instrukcjach dostępnych pod adresem: https://umopole.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
7. Zamawiający informuje, iż za pośrednictwem Platformy zakupowej możliwe jest jednorazowe przesłanie plików o łącznej wielkości nieprzekraczającej 50 MB. Aby nie przekroczyć maksymalnej wielkości przekazywanych plików, Zamawiający zaleca aby większe pliki skompresować do jednego pliku archiwum (format ZIP).
8. Jeżeli Wykonawca przekazuje w postępowaniu dokumenty elektroniczne w pliku poddanym kompresji (ZIP), to opatrzenie tego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
9. W przypadku wystąpienia ewentualnych problemów technicznych należy skontaktować się z infolinią firmy Logintrade S.A., tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miasto Opole z siedzibą Urząd Miasta Opola ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, e-mail: urzad@um.opole.pl , tel. (+48 77) 45 11 800;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Opola jest Grzegorz Marcjasz, kontakt: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole; e-mail: iod@um.opole.pl *;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr ZP.271.2.3.2026;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 Prawa;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej dane osobowe przechowywane będą bezterminowo;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Prawa, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Prawa;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania
d) danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Prawem oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania,
w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.2.3.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 4

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający określił wymagania dotyczące wydajności lub funkcjonalności, zgodnie z art. 101 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie 1: Kompleksowa obsługa eksploatacyjna urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) marki: TOSHIBA, OKI.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta), wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych.
Szczegółowy zakres kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń eksploatacyjnych opisany jest w projekcie umowy w § 1 PRZEDMIOT UMOWY.

4.2.6.) Główny kod CPV: 50313000-2 - Konserwacja i naprawa maszyn reprograficznych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Realizacja umowy obejmuje możliwość skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji,
w całym okresie obowiązywania umowy wskazanym w projekcie umowie w § 10 CZAS TRWANIA UMOWY.
1) rodzaj i maksymalna wartość opcji:
− rodzaj (dla wszystkich zadań): tożsamy z zamówieniem podstawowym, tj. w zakresie świadczenia kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;
− maksymalna wartość prawa opcji 10% wartości szacunkowej zamówienia podstawowego ustalonego przez Zamawiającego, tj.: Zadanie 1: 10 349,60 zł netto; Zadanie 2: 9 211,38 zł netto; Zadanie 3: 4 626,42 zł netto; Zadanie 4: 1 162,60 zł netto.
2) okoliczności skorzystania z opcji: prawo opcji będzie realizowane w przypadku (dla wszystkich zadań):
− zmiany liczby kserokopiarek i/lub urządzeń wielofunkcyjnych związana z zakupem nowych urządzeń;
− wzrostu liczby wykonywanych kopii w stosunku do szacowanej ilości.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane Zamawiający przewiduje udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 Prawa polegających na powtórzeniu podobnych usług, pod warunkiem, że Zamawiający będzie posiadał niezbędne środki finansowe i zajdzie potrzeba udzielenia zamówienia:
− zakres przedmiotowy: świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych
− wielkość lub zakres: 10% wartości zamówienia podstawowego wraz z prawem opcji
− warunki na jakich zamówienie zostanie udzielone: warunki takie jak dla zamówienia podstawowego.

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji – to czas rozpoczęcia realizacji zamówienia od otrzymania zamówienia od Zamawiającego

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie 2: Kompleksowa obsługa eksploatacyjna urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) marki: SHARP.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta), wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych.
Szczegółowy zakres kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń eksploatacyjnych opisany jest w projekcie umowy w § 1 PRZEDMIOT UMOWY.

4.2.6.) Główny kod CPV: 50313000-2 - Konserwacja i naprawa maszyn reprograficznych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Realizacja umowy obejmuje możliwość skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji,
w całym okresie obowiązywania umowy wskazanym w projekcie umowie w § 10 CZAS TRWANIA UMOWY.
1) rodzaj i maksymalna wartość opcji:
− rodzaj (dla wszystkich zadań): tożsamy z zamówieniem podstawowym, tj. w zakresie świadczenia kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;
− maksymalna wartość prawa opcji 10% wartości szacunkowej zamówienia podstawowego ustalonego przez Zamawiającego, tj.: Zadanie 1: 10 349,60 zł netto; Zadanie 2: 9 211,38 zł netto; Zadanie 3: 4 626,42 zł netto; Zadanie 4: 1 162,60 zł netto.
2) okoliczności skorzystania z opcji: prawo opcji będzie realizowane w przypadku (dla wszystkich zadań):
− zmiany liczby kserokopiarek i/lub urządzeń wielofunkcyjnych związana z zakupem nowych urządzeń;
− wzrostu liczby wykonywanych kopii w stosunku do szacowanej ilości.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane Zamawiający przewiduje udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 Prawa polegających na powtórzeniu podobnych usług, pod warunkiem, że Zamawiający będzie posiadał niezbędne środki finansowe i zajdzie potrzeba udzielenia zamówienia:
− zakres przedmiotowy: świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych
− wielkość lub zakres: 10% wartości zamówienia podstawowego wraz z prawem opcji
− warunki na jakich zamówienie zostanie udzielone: warunki takie jak dla zamówienia podstawowego.

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji – to czas rozpoczęcia realizacji zamówienia od otrzymania zamówienia od Zamawiającego

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie 3: Kompleksowa obsługa eksploatacyjna urządzeń wielofunkcyjnych marki: KYOCERA, RICOH, NASHUATEC, OLIVETTI.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta), wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych.
Szczegółowy zakres kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń eksploatacyjnych opisany jest w projekcie umowy w § 1 PRZEDMIOT UMOWY.

4.2.6.) Główny kod CPV: 50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Realizacja umowy obejmuje możliwość skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji,
w całym okresie obowiązywania umowy wskazanym w projekcie umowie w § 10 CZAS TRWANIA UMOWY.
1) rodzaj i maksymalna wartość opcji:
− rodzaj (dla wszystkich zadań): tożsamy z zamówieniem podstawowym, tj. w zakresie świadczenia kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;
− maksymalna wartość prawa opcji 10% wartości szacunkowej zamówienia podstawowego ustalonego przez Zamawiającego, tj.: Zadanie 1: 10 349,60 zł netto; Zadanie 2: 9 211,38 zł netto; Zadanie 3: 4 626,42 zł netto; Zadanie 4: 1 162,60 zł netto.
2) okoliczności skorzystania z opcji: prawo opcji będzie realizowane w przypadku (dla wszystkich zadań):
− zmiany liczby kserokopiarek i/lub urządzeń wielofunkcyjnych związana z zakupem nowych urządzeń;
− wzrostu liczby wykonywanych kopii w stosunku do szacowanej ilości.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane Zamawiający przewiduje udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 Prawa polegających na powtórzeniu podobnych usług, pod warunkiem, że Zamawiający będzie posiadał niezbędne środki finansowe i zajdzie potrzeba udzielenia zamówienia:
− zakres przedmiotowy: świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych
− wielkość lub zakres: 10% wartości zamówienia podstawowego wraz z prawem opcji
− warunki na jakich zamówienie zostanie udzielone: warunki takie jak dla zamówienia podstawowego.

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji – to czas rozpoczęcia realizacji zamówienia od otrzymania zamówienia od Zamawiającego

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 4

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zadanie 4: Kompleksowa obsługa eksploatacyjna urządzeń wielofunkcyjnych marki: LEXMARK, BROTHER.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta), wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych.
Szczegółowy zakres kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń eksploatacyjnych opisany jest w projekcie umowy w § 1 PRZEDMIOT UMOWY.

4.2.6.) Główny kod CPV: 50313000-2 - Konserwacja i naprawa maszyn reprograficznych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Realizacja umowy obejmuje możliwość skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji,
w całym okresie obowiązywania umowy wskazanym w projekcie umowie w § 10 CZAS TRWANIA UMOWY.
1) rodzaj i maksymalna wartość opcji:
− rodzaj (dla wszystkich zadań): tożsamy z zamówieniem podstawowym, tj. w zakresie świadczenia kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;
− maksymalna wartość prawa opcji 10% wartości szacunkowej zamówienia podstawowego ustalonego przez Zamawiającego, tj.: Zadanie 1: 10 349,60 zł netto; Zadanie 2: 9 211,38 zł netto; Zadanie 3: 4 626,42 zł netto; Zadanie 4: 1 162,60 zł netto.
2) okoliczności skorzystania z opcji: prawo opcji będzie realizowane w przypadku (dla wszystkich zadań):
− zmiany liczby kserokopiarek i/lub urządzeń wielofunkcyjnych związana z zakupem nowych urządzeń;
− wzrostu liczby wykonywanych kopii w stosunku do szacowanej ilości.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane Zamawiający przewiduje udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 Prawa polegających na powtórzeniu podobnych usług, pod warunkiem, że Zamawiający będzie posiadał niezbędne środki finansowe i zajdzie potrzeba udzielenia zamówienia:
− zakres przedmiotowy: świadczenie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej urządzeń wielofunkcyjnych (w tym urządzeń objętych gwarancją producenta) wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych
− wielkość lub zakres: 10% wartości zamówienia podstawowego wraz z prawem opcji
− warunki na jakich zamówienie zostanie udzielone: warunki takie jak dla zamówienia podstawowego.

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z zapisami SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji – to czas rozpoczęcia realizacji zamówienia od otrzymania zamówienia od Zamawiającego

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1.1 zdolności technicznej lub zawodowej tj.:
a) wykonali lub wykonują w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej:

Zadanie 1 - 2 usługi kompleksowej obsługi eksploatacyjnej na łączną wartość min. 100.000 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych 00/100)

Zadanie 2 - 2 usługi kompleksowej obsługi eksploatacyjnej na łączną wartość min. 100.000 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych 00/100)

Zadanie 3 - 2 usługi kompleksowej obsługi eksploatacyjnej na łączną wartość min. 20.000 zł brutto (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych 00/100)

Zadanie 4 - 2 usługi kompleksowej obsługi eksploatacyjnej na łączną wartość min. 10.000 zł brutto (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100)

UWAGA:
W przypadku złożenia oferty na zadanie 1 i zadanie 2, dla oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu wystarczające będzie, jeżeli Wykonawca wykaże usługi jak dla zadania 1.

W przypadku złożenia oferty na wszystkie zadania dla oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu wystarczające będzie, jeżeli Wykonawca wykaże usługi jak dla zadania 1.

W przypadku złożenia oferty na zadanie 1 i zadanie 3 i/lub 4, dla oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu wystarczające będzie, jeżeli Wykonawca wykaże usługi jak dla zadania 1.

W przypadku złożenia oferty na zadanie 2 i zadanie 3 i/lub 4, dla oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu wystarczające będzie, jeżeli Wykonawca wykaże usługi jak dla zadania 2.

W przypadku złożenia oferty na zadanie 3 i zadanie 4, dla oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu wystarczające będzie, jeżeli Wykonawca wykaże usługi jak dla zadania 3.

Zamawiający przez kompleksową obsługę eksploatacyjną rozumie łącznie:
1) prowadzenie okresowych przeglądów technicznych,
2) wykonywanie wszelkiego rodzaju napraw (z wyłączeniem uszkodzeń powstałych z winy Zamawiającego),
3) dostawę i wymianę wszelkiego rodzaju oryginalnych lub równoważnych materiałów eksploatacyjnych,
4) dostawę i wymianę wszelkiego rodzaju części zamiennych i podzespołów niezbędnych do przeprowadzenia napraw i konserwacji urządzeń,
5) świadczenie telefonicznej pomocy technicznej z zakresu obsługi urządzeń objętych umową,
6) świadczenie usług informatycznych, związanych z sieciową konfiguracją urządzeń, umożliwiającą pracę w sieci LAN Zamawiającego.

2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów udostępniających zasoby, polegać na zdolnościach technicznych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych (art. 118 ust. 1 Prawa).
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane (art. 118 ust. 2 Prawa).
4. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, ma potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizują usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
5. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zbada czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
6. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz musi dotyczyć usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Wykaz oświadczeń lub dokumentów składanych przez Wykonawcę wraz z ofertą:

1) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
a) Do formularza „OFERTA PRZETARGOWA” Wykonawca zobowiązany jest dołączyć w postaci elektronicznej aktualne na dzień składania ofert oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu (art. 125 ust. 1 Prawa). - Wzór oświadczenia załączono do SWZ.
b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie ma potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
c) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1 lit a), także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
2) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (np. konsorcjum, spółka cywilna) wraz z ofertą składają oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy (art. 117 ust. 4 Prawa) - Wzór oświadczenia załączono do SWZ.
3) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania - w przypadku niewskazania przez Wykonawcę w formularzu „OFERTA PRZETARGOWA” adresu strony internetowej lub innej ogólnodostępnej, bezpłatnej bazy danych z danymi rejestrowymi Wykonawcy.
4) Pełnomocnictwo, jeżeli Wykonawca ustanowił pełnomocnika, pełnomocnictwo obowiązkowe w przypadku konsorcjum.
5) Zobowiązanie podmiotu, jeżeli Wykonawca powołuje się na jego zasoby. W przypadku wykazania zdolności technicznej lub zawodowej, które udostępni inny podmiot, Wykonawca do oferty załącza zobowiązanie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. przez osobę/osoby reprezentujące podmiot udostępniający - Wzór zobowiązania załączono do SWZ.
6) Formularz ofertowy wypełniony w części dotyczącego zadania, na które Wykonawca składa ofertę, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. przez osobę/osoby reprezentujące/ą Wykonawcę - Załącznik nr 2 -Formularz ofertowy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zgodnie z zapisami w SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1) Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego określone zostały we projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ.
2) Zmiany umowy możliwe są zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1320 z późn. zm.).
3) Zamawiający przewiduje możliwość zmian zawartej umowy - rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzania znajduje się w projektowanych postanowieniach umowy zawartych w §13 projektu umowy stanowiącym załącznik do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-20 09:30

8.2.) Miejsce składania ofert: Oferta ma być złożona przy użyciu środka komunikacji elektronicznej. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty przez Wykonawcę, jest jego prawidłowe złożenie na platformie zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej prowadzonego postępowania.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-20 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-20

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Termin wykonania zamówienia:
Zadanie 1: od dnia 15 kwietnia 2026 roku – do 12 maja 2027 roku - dot. urządzeń wielofunkcyjnych marki TOSHIBA, OKI lub do wyczerpania środków, jakie Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia;
Zadanie 2: od dnia 15 kwietnia 2026 roku – do 12 maja 2027 roku - dot. urządzeń wielofunkcyjnych marki SHARP lub do wyczerpania środków, jakie Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia;
Zadanie 3: od dnia 13 maja 2026 roku – do 12 maja 2027 roku - urządzeń wielofunkcyjnych marki KYOCERA , RICOH, NASHUATEC, OLIVETTI lub do wyczerpania środków, jakie Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia;
Zadanie 4: od dnia 13 maja 2026 roku – do 12 maja 2027 roku - urządzeń wielofunkcyjnych marki LEXMARK, BROTHER lub do wyczerpania środków, jakie Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia.

2. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcę, wobec którego zaistnieją przesłanki do wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514 t.j.) tj. wykluczy się:
a) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
b) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2025 r. poz. 644) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;
c) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2025 r. poz. 1218), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r.,
o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
3. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia (art. 110 ust. 1 Prawa).
4. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcę, wobec którego zaistnieją przesłanki do wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 Prawa.