Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi pocztowe w roku 2022 na rzecz Gminy Kosakowo - 2 edycja

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: URZĄD GMINY KOSAKOWO

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000531708

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Żeromskiego 69

1.5.2.) Miejscowość: Kosakowo

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-198

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL634 - Gdański

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@kosakowo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gminakosakowo.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi pocztowe w roku 2022 na rzecz Gminy Kosakowo - 2 edycja

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5492dc62-7ab6-11ec-83b1-bea871b78b5b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00030725

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-01-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00007115/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Usługi pocztowe na rzecz Gminy Kosakowo

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://www.platformazakupowa.pl/pn/gmina_kosakowo

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://www.platformazakupowa.pl/pn/gmina_kosakowo

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Formaty
plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “OBWIESZCZENIEM PREZESA
RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia
Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów
publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych”.
1. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym
wskazaniem na .pdf
2. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z
formatów:
1. .zip
2. .7Z
3. Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp
.numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. 4.
Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który
wynosi max 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej
do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5MB.
5. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu,
zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na
format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES.
6. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca
powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym. 7.
Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego
samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może
doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.
8. Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość
prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty. 9. Zaleca się, aby komunikacja
z wykonawcami odbywała się tylko na Platformie za pośrednictwem
formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu email. Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.
11. Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie
zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania
ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków.
12. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1. 13.
Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1) Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja
2016r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
2) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Kosakowo, 81-198 Kosakowo, ul.
Żeromskiego 69;
3) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych Pana Łukasz Gołda, z którym można się
kontaktować pod adresem e-mail:lukasz.golda@cbi24.pl:,tel: + 48 533-667-100
4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu
związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w
trybie przetargu nieograniczonego.
5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie
dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P.Z.P.
6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P.Z.P. przez okres 4 lat od
dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4
lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
7) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest
wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P.Z.P., związanym z udziałem w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
8) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
9) posiada Pani/Pan:
10) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w
przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie
dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających
na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego
postępowania o udzielenie zamówienia);
11) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z
prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może
naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
12) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych
osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia
przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia
korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub
z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
13) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
14) nie przysługuje Pani/Panu:
15) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
16) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
17) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż
podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
18) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO
przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla
przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.3.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe
świadczone w obrocie krajowym (na obszarach miejskich i wiejskich) i zagranicznym (Europa)
w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek
pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia na rzecz
Gminy Kosakowo w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tekst
jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1041).
2. Wykonawca we własnym zakresie zapewni ich przyjmowanie, przemieszczanie
i doręczanie, a w razie niemożliwości doręczenia ich zwrot.
3. Przedmiot zamówienia będzie realizowany na zasadach określonych w ogłoszeniu oraz w:
1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r. poz. 1041
ze zm.);
2) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r.
w sprawie reklamacji usługi pocztowej (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 474 );
3) międzynarodowych przepisach pocztowych - wiążących Rzeczpospolitą Polską umowach
międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminach
Światowego Związku Pocztowego.
4) w regulaminach wykonawcy

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 11 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: termin płatności faktury

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1) cen świadczonych usług - gdy ceny zawarte w formularzu cenowym, który będzie stanowić
załącznik do Umowy ulegną zmniejszeniu w stosunku do cen usług pocztowych obowiązujących
na rynku krajowym wskazanych w cenniku Wykonawcy;
2) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby,
zmianę formy prawnej Wykonawcy itp.;
3) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług,
polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów itp.;
4) wprowadzenia przez Wykonawcę nowych usług, będących usługami pocztowymi
niewykraczającymi poza przedmiot zamówienia, korzystnych dla Zamawiającego i
nieistniejących w dniu zawarcia Umowy (np. przesyłka ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w
formie elektronicznej, spełniającym wymogi zawarte w przepisach Kpa);
5) ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) - jeżeli w okresie obowiązywania umowy
nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym
zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do
uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na
dzień wykonania usługi.
6) zmiany godzin urzędowania placówek nadawczych Wykonawcy, o których mowa w załączniku
do Umowy, z zachowaniem 6 godzinnego czasu pracy od poniedziałku do piątku;
7) zmiany placówki nadawczej Wykonawcy, o której mowa w formularzu ofertowym, ze
względów organizacyjnych lub przyczyn losowych;
8) zmiany placówki pocztowej na inną, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, gdy nie będzie możliwości utrzymania placówki pocztowej w danej miejscowości, Wykonawca zgłosi pisemnie
ten fakt Zamawiającemu, informując o terminie planowanego zamknięcia placówki. Zamawiający
pozostanie w kontakcie z Wykonawcą w zakresie najbliższej placówki wyznaczonej do obsługi
na czas pozyskania nowej placówki; w chwili pozyskania nowej placówki Zamawiający zostanie
poinformowany przez Wykonawcę na piśmie;
9) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy;
10) zmiany zakresu świadczenia lub sposobu realizacji Umowy, w przypadku zmian przepisów
prawa lub pojawienia się nowych interpretacji, wytycznych dotyczących przepisów związanych z
realizacją Umowy, w tym dotyczących ochrony danych osobowych;
11) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany:
a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,
b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki
godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym
wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2207).
c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub
wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których
mowa w ustawie z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. , poz. 1342 z późn. zm.)
, jeżeli zmiany te będą miały istotny wpływ na koszty wykonania usługi przez Wykonawcę.
Zmiana wynagrodzenia Wykonawcy dotyczy tylko tej części, która pozostała do wykonania
umowy i winna być wprost proporcjonalna do zmiany kosztów wynikających z okoliczności
określonych w ust. 1 pkt 11) lit. a)-d);
12) W razie zmiany, o której mowa ust. 1 pkt 11) lit. a) wynagrodzenie nie ulegnie zmianie, a
jedynie zostanie do niego doliczony podatek w zmienionej wysokości.
13) zmiany lub powierzenie realizacji Umowy podwykonawcom, o których mowa w §18;
14) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez
Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji
spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe, jeżeli w
trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana cen jednostkowych poszczególnych usług, w
wysokości obowiązującej na dzień wykonania usługi, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-01-31 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Składanie ofert następuje za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem internetowym: PLATFORMAZAKUPOWA.PL

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-01-31 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-03-01