Bielsko-Biała: Objęcie funkcji i wykonywanie obowiązków personelu zarządzającego tj. Kierownika Projektu, Sekretarza Projektu i Głównego Księgowego Projektu pn.: Sprawny samorząd - kompetentny urzędnik, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013
Numer ogłoszenia: 10498 - 2012; data zamieszczenia: 12.01.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiat Bielski , ul. Piastowska 40, 43-300 Bielsko-Biała, woj. śląskie, tel. 033 8136800, faks 033 8220672.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.powiat.bielsko.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Objęcie funkcji i wykonywanie obowiązków personelu zarządzającego tj. Kierownika Projektu, Sekretarza Projektu i Głównego Księgowego Projektu pn.: Sprawny samorząd - kompetentny urzędnik, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest objęcie funkcji i wykonywanie obowiązków personelu zarządzającego projektem Sprawny samorząd -kompetentny urzędnik: 1) Kierownika Projektu 2) Sekretarza Projektu 3) Głównego Księgowego Projektu. Projekt składa się z następujących zadań: 1. Wzrost jakości obsługi klienta przez szkolenia oraz wdrożenie Karty Usług 2. Wdrożenie systemu do ewaluacji i monitorowania strategii przez aktualizację Strategii Rozwoju Powiatu Bielskiego do 2015 r., zakup i wdrożenie elektronicznej platformy do monitorowania strategii 3. Doskonalenie kompetencji kadry kierowniczej Starostwa w zakresie zarządzania strategicznego przez szkolenia 4. Doskonalenie kompetencji z języka angielskiego przez kursy i umiejętności obsługi programów komputerowych przez szkolenia z zakresu MS Office i MS Exel 5. Doskonalenie systemów ISO przez warsztaty doskonalące 6. Szkolenia z zakresu kontroli zarządczej 7. Szkolenia z zakresu obsługi wdrażanego przez Starostwo Systemu Informacji o terenie Powiatu Bielskiego Projekt obejmie wsparciem 116 pracowników Starostwa. 2. Do obowiązków Kierownika Projektu należeć będzie: -zarządzanie projektem na wszystkich jego etapach zgodnie z budżetem, harmonogramem i zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie, -doradzanie Naczelnikom Wydziałów/Kierownikom Biur w realizacji codziennych obowiązków związanych z wdrażaniem merytorycznych zadań -sprawowanie nadzoru nad realizacją wszystkich zadań projektu ze szczególnym uwzględnieniem ich jakości, rzetelności i terminowości, -koordynowanie procesem rozliczania projektu -nadzorowaniem pracy Głównego Księgowego Projektu w zakresie rozliczania projektu -uczestniczenie w przygotowywaniu wszystkich dokumentów, wniosków o płatność, sprawozdań okresowych i raportów, wymaganych przez Instytucje Zarządzającą i instytucje kontroli -prowadzenie kontaktów z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami kontroli -wprowadzanie zmian do wniosku o dofinansowanie w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie Projektu, dokumentach programowych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki -reprezentowanie projektu na zewnątrz (w tym przed mediami). -utrzymywanie stałego kontaktu z wydziałami Starostwa zaangażowanymi w realizację projektu w tym: Biurem Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich, Wydziałem Budżetu i Finansów, Wydziałem Organizacji i Nadzoru 2. Do obowiązków Sekretarza projektu należeć będzie -przygotowywanie i koordynowanie procesu promocji projektu -organizacja szkoleń, działań doradczych i wdrożeniowych w ramach projektu -koordynowanie procesem ewaluacji wskaźników założonych w projekcie i przygotowanie zestawienia zbiorczego -prowadzenie systematycznej kontroli pracy i uzyskiwanych efektów -raportowanie o przebiegu realizacji projektu Zamawiającemu -prowadzeniu rekrutacji w ramach projektu -obsługa wewnętrznych spotkań zespołu projektowego -uczestniczenie w przygotowaniu i realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, w zakresie działań projektowych. -przygotowywanie pism dotyczących realizacji projektu -rekomendowanie kluczowych decyzji dotyczących realizacji projektu władzom Zamawiającego -przygotowywanie i stała aktualizacja rejestru zagrożeń projektu -obecność podczas kontroli projektu 3. Do obowiązków Głównego Księgowego projekt należeć będzie: - opracowanie instrukcji dotyczących terminologii oraz szczegółowych zasad kwalifikowania wydatków: -koszty zarządzania projektem -wynagrodzenie personelu -cross-financing - opracowanie i aktualizacja we współpracy z Wydziałem Organizacji i Nadzoru procedury dotyczących rozliczania wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi Zasadami Finansowania PO KL i Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL - sprawowanie kontroli nad stroną formalną dokumentów księgowych i finansowych, zgodnie z zaleceniami Instytucji Pośredniczącej dla Beneficjentów realizujących projekty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 - utrzymywanie stałego kontaktu z Wydziałem Budżetu i Finansów i Wydziałem Organizacji i Nadzoru Zamawiającego - kontrolowanie i badanie postępu finansowego projektu, w tym w szczególności monitorowanie wydatkowania środków - zarządzanie budżetem projektu, w tym w szczególności proponowanych zmian w przypadku wystąpienia potrzeby i możliwości przesuwania środków pomiędzy lub wewnątrz zadań w celu ich efektywnego wykorzystania - monitorowanie dokonywanych płatności w ramach projektu - przygotowywanie kompletnych wniosków o płatność wraz z załącznikami wymaganymi przez Instytucję Pośredniczącą, w tym: 1. postęp finansowy realizacji projektu 2. postęp rzeczowy realizacji projektu 3. korekty finansowe 4. źródła finansowania wydatków 5. harmonogram płatności na kolejne okresy 6. planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku 7. załączniki: - tabela Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem - szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia - wyciągi bankowe - raporty Kasowe - opracowywanie i aktualizacja harmonogramów płatności - prowadzenie ścisłej współpracy z kierownikiem projektu, w zakresie weryfikacji prowadzonych dokumentów finansowych - monitorowanie i sprawowanie formalnego nadzoru nad procesem realizacji projektu pod względem zgodności z umową o dofinansowanie oraz innymi aktami prawnymi m.in. znowelizowaną ustawą o finansach publicznych obowiązująca od 1 stycznia 2011 r..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.00.00 - Usługi związane z zarządzaniem 79.42.10.00 - Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.08.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: wykonał, a w przypadku usług okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej dwa zamówienia o wartości co najmniej 200 000 zł każde, polegające na zarządzeniu projektem dofinansowanym z Europejskiego Funduszu Społecznego w tym co najmniej 1 dla jednostki samorządu terytorialnego o wartości nie mniejszej niż 1 mln zł składający się min. z dwu modułów: szkoleniowo-doradczego oraz wdrożenia informatycznego z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia w tym: - przynajmniej 1 osoba będąca Kierownikiem Projektu - posiadająca wykształcenie wyższe magisterskie, posiadająca doświadczenie w kierowaniu co najmniej dwoma projektami dofinansowanymi z EFS, w tym jednym dla administracji samorządowej, posiadająca co najmniej 3 letnie doświadczenie w kierowaniu zespołem na stanowiskach managerskich w biznesie lub administracji samorządowej, prowadziła nadzór nad co najmniej jednym wdrożeniem informatycznym; - przynajmniej 1 osoba będąca Głównym Księgowym - posiadająca wykształcenie wyższe magisterskie w zakresie ekonomii, rachunkowości lub finansów, posiadająca co najmniej 2 letnie doświadczenie zawodowe w instytucjach zajmujących się dystrybucją środków unijnych, posiadająca doświadczenie w samodzielnym rozliczaniu co najmniej 2 projektów w ramach EFS, - przynajmniej 1 osoba będąca Sekretarzem Projektu - posiadająca wykształcenie wyższe, co najmniej 2 letnie doświadczenie zawodowe w instytucjach/działach kontrolnych prowadzących kontrole projektów finansowanych ze środków EFS, posiadająca doświadczenie w kontroli co najmniej 2 projektów finansowanych z EFS wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do SIWZ; 2) Dokument z wykazem liczby metod/działań, które podejmie Wykonawca w celu zapewnienia najwyższej jakości dla wszystkich zadań w projekcie. 3) Dokument z analizą zamówienia ze wskazaniem problemów i zagrożeń związanych z jego realizacją oraz i propozycjami rozwiązań problemów bądź zapobiegania nim.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Jakosć - 30
• 3 - wartosc techniczna - 30

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty ,na podstawie której wykonawca został wybrany do realizacji umowy w następujących przypadkach: 1)uzasadnionej konieczności zmiany osób ,które będą uczestniczyć w wykonywaniu umowy na inne legitymujące się co najmniej równoważnymi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem i wykształceniem, które było wymagane przez Zamawiającego w SIWZ w ogłoszeniu , 2)w przypadku uzasadnionej konieczności zmiany terminu realizacji projektu ,za zgodą Instytucji Pośredniczącej dopuszcza się możliwość zmiany terminu realizacji niniejszej umowy, z zastrzeżeniem braku możliwości zmiany zapisów § 5 ust.2 umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.powiat.bielsko.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Starostwo Powiatowe w Bielsku-Białej 43-300 Bielsko-Biała, ul. Piastowska 40, pok. 101, I piętro bud. A.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 20.01.2012 godzina 10:45, miejsce: Starostwo Powiatowe w Bielsku-Białej 43-300 Bielsko-Biała, ul. Piastowska 40, pok. 101, I piętro bud. A.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt pn.: Sprawny samorząd - kompetentny urzędnik, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie