Ogłoszenie nr 550246862-N-2019 z dnia 15-11-2019 r.

Wrocław: Przedłużenie usług świadczonych dla programów Vulcan OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

nie

Informacje dodatkowe:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, Krajowy numer identyfikacyjny 22287361000000, ul. Namysłowska 8, 50-304 Wrocław, woj. dolnośląskie, państwo Polska, tel. 71 777 90 23, e-mail cui@cui.wroclaw.pl, faks -.
Adres strony internetowej (url): bip.cui.wroclaw.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przedłużenie usług świadczonych dla programów Vulcan
Numer referencyjny CUI-DNZ.320.29.2019

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

II.2) Rodzaj zamówienia

Usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych:
Zamówienie podzielone jest na części:

Tak
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można składać w odniesieniu do:

wszystkich części

Maksymalna liczba części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie jednemu wykonawcy:
3

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przedłużenie usług świadczonych dla programów Vulcan tj. zadanie nr 1 : Wsparcie serwisowe, aktualizacja oprogramowania firmy Vulcan: Finanse Optivum, (Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT, Zamówienia Publiczne, Inwentarz) Zadanie nr 2: Przedłużenie wsparcia Centralny VAT wraz z udzieleniem licencji Zadanie nr 3: Przedłużenie dostępu do aplikacji w wersji archiwalnej dla aplikacji VULCAN Finanse (Fionet) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załącznikach do Zaproszenia.

II.5) Główny Kod CPV: 72250000-2

Dodatkowe kody CPV:

48442000-8

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie 66 w zw. z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. b ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Zamawiający w celu realizacji zadań związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w mieście Wrocław korzysta na oprogramowania firmy Vulcan odpowiednio są to programy Finanse Optivum oraz aplikacja w chmurze Finanse oraz Centralny VAT. Program Vulcan Finanse Optivum zwana dalej Optivum został wdrożony w 2007. Dostęp do aplikacji Finanse zwaną dalej Fionet został wdrożony w 2016 roku Dostęp do aplikacji Centralny VAT został wdrożony na podstawie umowy z 2017 roku. Konieczność wdrożenia zaawansowanej aplikacji finansowej była podyktowana zmieniającymi się warunkami gospodarczymi i prawnymi. Zarówno program Optivum, aplikacja Fionet i Centralny VAT w momencie wdrożenia były niezbędnymi narzędziami do obsługi wszystkich powierzonych zadań przez ówczesny Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich dla których to oprogramowanie było zakupione i wdrożone. Wykazane oprogramowanie jest oprogramowaniem specjalistycznym - wytworzonym przez producenta dla określonych grup odbiorców jakimi są jednostki oświatowe i dostosowanym w trakcie wdrożenia na potrzeby zamawiającego wynikających ze specyfiki prowadzonej działalności. Zamawiający nabył licencję Optivum dożywotnio z corocznym przedłużeniem wsparcia i aktualizacji oprogramowania, w czasie której jest dostosowywane do aktualnych wymagań legislacyjnych zarówno w obszarze regulacji lokalnych jak i ogólno państwowych. Aplikacje Fionet i Centralny VAT zostały udostępnione na okres roku i są sukcesywnie przedłużane na kolejne lata. Zamawiający w każdym z wymienionych przypadków z uwagi na ochronę autorskich praw majątkowych do eksploatacji oprogramowania nie miał możliwości zagwarantowania sobie prawa do ingerencji w kody źródłowe aplikacji. System Finanse Optivum jest wielomodułowym systemem dostępnym w powszechnej dystrybucji, którego oferowane funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby Zamawiającego w skład którego wchodzą Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT, Zamówienia Publiczne, Inwentarz. Licencja na dostęp do aplikacji Fionet zawiera serwisowanie i wszelkie aktualizacje aplikacji. Fionet jest oprogramowaniem ogólnodostępnym w powszechnej dystrybucji, którego funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby zamawiającego w zakresie wszystkich jednostek wskazanych w umowie licencyjnej. Aplikacja jest oprogramowaniem z którego korzystanie jest przewidziane za pośrednictwem Internetu pod wskazanym adresem internetowym od dnia zawarcia umowy. Obecnie obowiązująca jest wykorzystywana zarówno przez Zamawiającego jak i jednostki oświatowe podlegające bezpośrednio pod Departament Edukacji w Urzędzie Miasta Wrocław. Aplikacja realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu centralizacji rozliczania podatku VAT gminy Wrocław w obszarze jednostek oświatowych. Aplikacja Fionet jako usługa internetowa świadczona przez wytwórcę korzysta z wtyczki graficznej Silverlight® firmy Microsoft instalowanej w każdej przeglądarce internetowej. Z końcem roku 2017 wtyczka ta przestała być wspierana przez firmę Microsoft, co pociągnęło za sobą konsekwencje braku możliwości rozwoju aplikacji o funkcjonalności wymagane m.in. przez Zamawiającego. Firma Vulcan Sp. z o.o. aby zapewnić rozwój aplikacji zachowując wszystkie funkcjonalności Aplikacji Finanse dokonała zmiany nakładki graficznej wskazanej aplikacji. W związku wyłączeniem aplikacji Fionet obecnie potrzebny dostęp do wersji archiwalnej aplikacji zgodnie z zasadą zachowania danych przez okres pięciu lat. Licencja na dostęp do aplikacji Centralny VAT również zawiera serwisowanie i wszelkie aktualizacje aplikacji. Centralny VAT jest oprogramowaniem ogólnodostępnym w powszechnej dystrybucji, którego funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby zamawiającego w zakresie wszystkich jednostek wskazanych w umowie licencyjnej. Aplikacja jest oprogramowaniem z którego korzystanie jest przewidziane za pośrednictwem Internetu pod wskazanym adresem internetowym od dnia zawarcia umowy. Aplikacja realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu centralizacji rozliczania podatku VAT gminy Wrocław w obszarze jednostek oświatowych. Dla programu Optivum, Fionet oraz Centralny VAT dostęp do kodów źródłowych oraz prawną i faktyczną możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w systemie posiada wyłącznie VULCAN Sp. z o.o. W efekcie obecnie eksploatowane w/w oprogramowanie przez CUI i jednostki dodatkowe stanowi rozwiązanie autorskie firmy VULCAN Sp. z o.o. zmodyfikowane w stosunku do wersji pierwotnie wdrożonej dostosowane do potrzeb Zamawiającego, w tym zmieniających się przepisów prawa. Dokumentacja Optivum, Fionet, Centralny VAT w zakresie opisu struktur, powiązań procedur, funkcji i działania algorytmów jest przedmiotem ochrony jako informacja stanowiąca tajemnice przedsiębiorstwa VULCAN Sp. z o.o. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania Optivum, Fionet, Centralny VAT oraz do dokonywania modyfikacji tego oprogramowania przysługują Wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. W związku z powyższym przedmiotem niniejszego postępowania jest kontynuacja świadczonych dotychczas usług utrzymania i dostępu do aplikacji Finansowych dla programów Vulcan Optivum, aplikacji Fionet, oraz aplikacji Centralny VAT w celu zapewnienia bieżącej realizacji zadań przez CUI. W ramach tych usług jest bieżące rozliczanie finansowe jednostek oświatowych z którymi CUI ma podpisane umowy o świadczenie wyżej wskazanych usług, w tym wsparcia merytorycznego i technicznego, w zakresie obsługi wskazanych jednostek. Usługi te powinny być dostosowywane do zmieniających się uwarunkowań, w szczególności udostępniania nowych wersji systemu wynikających ze zmian przepisów prawa, ulepszeń wynikających z pracy własnej Wykonawcy, wykonywanie zmian funkcjonalnych. W ramach świadczonych usług, konieczne jest dokonywanie modyfikacji oprogramowania. Tym samym wymaga to nie tylko specjalistycznej wiedzy, lecz także znajomości systemu i doświadczenia w jego utrzymaniu. W zaistniałym stanie faktycznym i prawnym zachodzą przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, ponieważ istnieją obiektywne przyczyny techniczne, dla których udzielenie zamówienia jest możliwe wyłącznie na rzecz wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. Oprogramowanie Optivum, Fionet, Centralny VAT są rozwiązaniami złożonymi, pracownicy CUI oraz jednostki oświatowe będące w obsłudze CUI jak również podlegające bezpośrednio pod Departament Edukacji przy Urzędzie Miasta Wrocław wykorzystuje każdego ze wymienionych programów w celu zapewnienia usług finansowych. Oprogramowanie Optivum, Fionet, Centralny VAT jest dostosowane do obsługi procesów biznesowych wewnątrz CUI, oprogramowanie jako rozwiązanie kompleksowe jest narzędziem złożonym z warstw dostępu do danych, prezentacji oraz warstwy logiki biznesowej. W chwili obecnej systemy zawierają ogromne ilości danych zgromadzone w kilku bazach danych, a samo wytworzenie dostępu do danych i zaprogramowanie logiki biznesowej wymaga doświadczenia i wiedzy merytorycznej we wskazanych zakresie potrzebnych w zakresie wymaganych przez Zamawiającego. W utrzymanie i rozwój systemów jest zaangażowana firma Vulcan Sp. z o.o. posiadająca wiedzę i doświadczenia w zakresie dotychczas dokonanych zmian w stosunku do pierwotnych założeń systemów, a także jest odpowiedzialna za obecny kształt systemu, będących wynikiem pracy realizowanych w ramach utrzymania sytemu od roku 2007 dla Optivum i od roku 2016 dla Fionet oraz od roku 2017 dla Centralnego VAT´u. Zapewniając bieżące wsparcie systemu zespół w sposób nieustanny musi bazować na wiedzy o architekturze i strukturze oprogramowania. W związku z tym, jak zapisano wcześniej producent wskazanego oprogramowania zgodnie z zapisami udzielonej licencji oraz obowiązujących w zakresie ochrony praw autorskich przepisów prawa jako jedyny może ingerować w kod źródłowy w/w oprogramowania. Zamawiający w żaden sposób nie może naruszyć ochrony informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa (ochrona praw autorskich). Ponadto ewentualna ingerencja programistyczna wymagałaby długotrwałego projektu, który nie daje gwarancji jego powodzenia, bez wiedzy którą posiada Wykonawca. Biorąc pod uwagę rozmiar systemu i jego rozwiązania funkcjonalne, które w sposób bieżący i ciągły są dostosowywane do potrzeb zamawiającego, jak i do zmieniających się przepisów prawnych celem zachowania ciągłości świadczenia usług przez CUI na chwilę obecną jedynych zdolnym podmiotem do zrealizowania przedmiotowego zamówienia zgodnie z uzasadnionymi potrzebami zamawiającego jest Vulcan Sp. z o.o. U podstaw takiej oceny nie leży subiektywne przekonanie zamawiającego, lecz ustalenie, że w danych czasie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący wstanie zrealizować zamówienie, bez naruszenia praw autorskich. Wdrożenie nowego systemu wiązałaby się z pełnym szkoleniem wszystkich użytkowników (pracowników 223 jednostek) obecnych systemów z zakresu obsługi potencjalnie nowego oprogramowania. Nowe rozwiązanie wiązałoby się również z koniecznością przeprowadzenia migracji danych między systemami, za czym idzie ryzyko niepoprawnego zmapowania danych między systemami. Co mogłoby skutkować brakiem ciągłości danych między systemami w kolejnych latach użytkowania. Mając na uwadze powyższe nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

CZĘŚĆ NR: 1

NAZWA: Wsparcie serwisowe, aktualizacja oprogramowania firmy Vulcan: Finanse Optivum, (Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT, Zamówienia Publiczne, Inwentarz)

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

VULCAN Sp. z o.o., , ul. Wołowska 6, 51-116, Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie

CZĘŚĆ NR: 2

NAZWA: Przedłużenie wsparcia Centralny VAT wraz z udzieleniem licencji

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

VULCAN Sp. z o.o., , ul. Wołowska 6, 51-116, Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie

CZĘŚĆ NR: 3

NAZWA: Przedłużenie dostępu do aplikacji w wersji archiwalnej dla aplikacji VULCAN Finanse (Fionet)

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

VULCAN Sp. z o.o., , ul. Wołowska 6, 51-116, Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie