Ogłoszenie nr 500051461-N-2017 z dnia 31-10-2017 r.

Gmina Miejska Lubawa: Obsługa bankowa budżetu Miasta Lubawa i jednostek organizacyjnych

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 585151-N-2017

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 500028083-N-2017

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Postępowanie zostało przeprowadzone wspólnie przez zamawiających

tak
Należy wymienić zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzali postępowanie oraz podać adresy ich siedzib, krajowe numery identyfikacyjne oraz osoby do kontaktów wraz z danymi do kontaktów:
Szkoła Podstawowa im. Mikołaja Kopernika, Lubawa, ul. Rzepnikowskiego 7, Krajowy numer identyfikacyjny:674773; Dyrektor: Mirosław Kowalczyk Tel: 89 645-23-26
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubawie, Lubawa, ul. Rzepnikowskiego 9a, Krajowy numer identyfikacyjny: 4450190 Kierownik: Bożena Knabe, Tel: 89 645-28-55
Środowiskowy Dom Samopomocy, Lubawa ul. Kupnera 18, Krajowy numer identyfikacyjny: 281461648, Kierownik: Dorota Kowalska Tel: 89 645 26 70
Przedszkole Miejskie, Lubawa ul. Rzepnikowskiego 9, Krajowy numer identyfikacyjny: 280574310, Dyrektor: Magdalena Pankowska, Tel.: 89 645-22-46
Żłobek Miejski w Lubawie "Akademia Maluszka" , Lubawa ul. Rzepnikowskiego 9/2, Krajowy numer identyfikacyjny: 365652151, Dyrektor: Lucyna Janus, Tel: 502 870 626
Miejski Ośrodek Kultury, Lubawa, ul. Rzepnikowskiego 44, Krajowy numer identyfikacyjny: 1328197 Dyrektor: Zenon Paprocki, Tel.: 089 645-26-68
Ośrodek Sportu i Rekreacji, Lubawa, ul. Łąkowa 8, Krajowy numer identyfikacyjny: 510458916, Dyrektor: Jacek Różański, Tel.: 089 645-38-48
Gmina Miejska Lubawa, Lubawa ul. Rzepnikowskiego 9A, Krajowy numer identyfikacyjny: 510743479, Burmistrz Miasta Lubawa: Maciej Radtke, Tel: 896 455 300

I. 1) NAZWA I ADRES:

Gmina Miejska Lubawa, Krajowy numer identyfikacyjny 510743479, ul. Rzepnikowskiego 9A, 14-260 Lubawa, woj. warmińsko-mazurskie, państwo Polska, tel. 896 455 300, e-mail urzad-miasta@lubawa.pl, faks 896 452 558.
Adres strony internetowej (url): http://lubawa.bip-wm.pl/public/

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

I.3) WSPÓLNE UDZIELANIE ZAMÓWIENIA (jeżeli dotyczy):

Podział obowiązków między zamawiającymi w przypadku wspólnego udzielania zamówienia, w tym w przypadku wspólnego przeprowadzania postępowania z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej (jeżeli zamówienie zostało udzielone przez każdego z zamawiających indywidualnie informacja w sekcji I jest podawana przez każdego z zamawiających, jeżeli zamówienie zostało udzielone w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających w sekcji I należy wskazać, który z zamawiających zawarł umowę):
1.Zamawiający udzielają Pełnomocnikowi (Gminie Miejskiej Lubawa) pełnomocnictwa do przeprowadzenia w całości postępowania, na obsługę bankową a w szczególności do wyboru trybu prowadzenia postępowania, opracowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oceny wykonawców pod kątem spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz badania i oceny złożonych ofert, wszelkich innych czynności wynikających z przepisów prawa (wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowanie, itp.), w tym czynności podejmowanych w postępowaniu odwoławczym w wypadku wniesienia przez wykonawców środków ochrony prawa(wybór pełnomocnika do reprezentowania Stron przed Krajowa Izbą Odwoławcza przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych oraz przed właściwym sądem okręgowym), przechowania i zabezpieczenia dokumentacji przetargowej. 2. Strony ustalają, że Pełnomocnik będzie wyznaczonym zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania w rozumieniu art. 16 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Obsługa bankowa budżetu Miasta Lubawa i jednostek organizacyjnych

IGK.271.15.2017

Usługi

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Miasta Lubawa oraz samorządowych jednostek organizacyjnych. 2. Zakres zamówienia obejmuje : a) Otwarcie i prowadzenie następujących rachunków bankowych: rachunków bieżących Miasta Lubawa - jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jako jednostki budżetowej i innych jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 6 do SIWZ, rachunków pomocniczych Miasta Lubawa - jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jako jednostki budżetowej i innych jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, rachunków walutowych, możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Naliczanie i kapitalizowanie odsetek od środków na rachunkach powinno następować co miesiąc, ostatniego dnia miesiąca. Wysokość oprocentowania środków wyznaczana będzie każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedniego oraz współczynnika, określonego w złożonej przez Bank ofercie. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Bank zawiadomi Zamawiającego faksem, jeżeli informacja ta nie jest ujęta w wyciągach bankowych. potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych bez opłat i prowizji. b) Realizację zleceń płatniczych - przelewów przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej (do czasu wdrożenia systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych we wszystkich jednostkach organizacyjnych) - na następujących zasadach: przelewy dokonywane wewnątrz Banku muszą być realizowane w czasie rzeczywistym oraz bez opłat i prowizji, przelewy wychodzące do innego Banku złożone do godziny 15:00 powinny być zrealizowane w tym samym dniu roboczym. c) Realizację zleceń płatniczych również z wpływów bieżących. d) Księgowanie na rachunkach z datą wpłaty, dokonywanych przez Zamawiającego wpłat bezpośrednio wpłacanych w kasie Banku, stanowiących wpłaty gotówkowe przyjęte w kasie Urzędu Miasta, bez opłat i prowizji. e) "Zerowanie" rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Miasta, zgodnie z dyspozycjami Urzędu Miasta jako jednostki samorządu terytorialnego oraz dyspozycjami kierowników jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący Urzędu Miasta jako jednostki samorządu terytorialnego, bez opłat i prowizji. f) Przeksięgowanie w dniu 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek budżetowych Miasta na dzień 31 grudnia każdego roku na wskazany przez kierowników jednostek rachunek bankowy dochodów budżetowych, bez opłat i prowizji. g) Dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadacza rachunku (jednostki organizacyjne związane z budżetem Miasta): wypłaty gotówkowe do 20.000 zł powinny być dokonywane bez konieczności uprzedniego telefonicznego zgłoszenia; wpłaty gotówkowe będą przyjmowane bez opłat i prowizji. h) Przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki Zamawiającego (stanowiących dochód budżetu Miasta), bez pobierania opłat i prowizji. i) Potwierdzanie, bez opłat i prowizji : Urzędowi Miasta w Lubawie - jako jednostce samorządu terytorialnego oraz jako jednostce budżetowej - wyciągiem w systemie bankowości elektronicznej i w formie papierowej stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia. innym jednostkom organizacyjnym Miasta Lubawa stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia wyciągiem w formie elektronicznej i w formie papierowej. Dla jednostek, które nie posiadają rachunków objętych systemem bankowości elektronicznej wyciągi będą sporządzane w formie papierowej. j) Realizowanie zleceń stałych, a w tym obciążania rachunku spłatami rat kapitałowych i odsetek od zaciągniętych kredytów, wg harmonogramu dostarczonego przez Zamawiającego, bez opłat i prowizji. k) Udzielanie "na hasło" osobom upoważnionym przez Posiadacza Rachunku informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzonych danego dnia - jeżeli jednostka nie wdrożyła systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, bez opłat i prowizji. l) Zapewnienie możliwości uzyskiwania przez Skarbnika Miasta lub osobę przez niego upoważnioną informacji o stanie rachunków jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 2 do SIWZ, bez opłat. m) Uruchomienie oddzielnej kasy do obsługi wypłaty świadczeń dla osób trzecich zlecanych przez MOPS, tj. świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków stałych, okresowych i celowych oraz innych wypłat na zlecenie zamawiającego. n) Wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta Lubawa, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania, bez opłat i prowizji. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową w każdym dniu roboczym przez 24 godziny, importowanie płatności w postaci pliku zbiorczego, uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych, tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, składanie poleceń przelewu, w tym: poleceń przelewów do ZUS i US, przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, wykonywanie przelewów z przyszłą datą realizacji, uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, możliwość eksportu/importu danych do pliku tekstowego w odpowiednim formacie, realizację grup zleceń maksymalnie w ciągu 15 minut w systemie bankowości elektronicznej, pełną informację o procesie autoryzacji zleceń, poprzez podanie daty i godziny zlecenia przez każdą z osób, generowanie (wydruk) wyciągów nie wymagających stempla bankowego, potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on-line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości elektronicznej, umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki, zakładanie lokat negocjowanych, pełną informację o lokatach, możliwość zarządzania lokatami, w tym otrzymanie wyciągu z rachunku lokaty w postaci elektronicznej ( preferowany format PDF lub CSV), przechowywanie wysyłanych przelewów i wyciągów w archiwum systemu, umożliwienie Skarbnikowi Miasta dostępu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych, przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu; nadawanie uprawnień użytkownikom systemu elektronicznego w dowolnym momencie obowiązywania umowy, zmiana tych uprawnień poprzez wydanie dyspozycji, umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym, przeniesienie bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez wykonawcę (m.in. konta użytkowników, odbiorcy zdefiniowani, przelewy zdefiniowane), o) Możliwość deponowania środków na lokatach terminowych, w tym : automatycznego (bez dodatkowych formalności) lokowania w Banku, na lokatach, środków pieniężnych znajdujących się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach na koniec dnia - ostatnia operacja danego dnia, bez opłat i prowizji, (pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego). Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami będzie pierwszą operacją na rachunku podstawowym następnego dnia, przyjmowania zleceń utworzenia lokat bankowych na warunkach negocjowanych przez telefon z możliwością uzupełnienia wszystkich formalności pisemnych w terminie późniejszym, bez opłat i prowizji. p) Wydawanie blankietów czekowych lub obsługa na zamówienie bez blankietów czekowych zgodnie z potrzebami Zamawiającego, bez opłat i prowizji. q) Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego - maksymalna kwota kredytu 1.000.000,00 PLN słownie: jeden milion złotych- w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miasta w uchwale budżetowej, przy czym: zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową, kredyt będzie uruchamiany w każdym roku budżetowym na wniosek Zamawiającego na podstawie upoważnienia zawartego na dany rok budżetowy, termin spłaty kredytu do 31 grudnia każdego roku, Zamawiający nie przewiduje ponoszenia innych kosztów kredytu poza jego oprocentowaniem, każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty złożenia wniosku przez Zamawiającego Zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, kwota wykorzystanego kredytu będzie oprocentowana wg zmiennej stopy procentowej równej: (stała marża podana w ofercie) + WIBOR 1M; oprocentowanie kredytu w danym miesiącu będzie równe: (stała marża podana w ofercie) + WIBOR 1M na ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedniego, odsetki będą naliczane za każdy dzień, od wykorzystanej kwoty kredytu i będą pobierane z rachunku bieżącego Zamawiającego raz w miesiącu. r) Wyznaczenie jednego doradcy klienta - dla Urzędu Miasta i innych jednostek organizacyjnych Miasta. Doradztwo prowadzone będzie w godzinach pracy Wykonawcy, bez opłat. 3. W ramach zamówienia Wykonawca umożliwi również dokonania płatności przez Kontrahentów na rzecz Zamawiającego za pomocą terminali kart płatniczych dla Urzędu Miasta w Lubawie(w tym płatności zbliżeniowe), zakres szczegółowy: 3.1. W ramach usług instalacyjnych zestawów POS Wykonawca: a) dostarczy i zainstaluje na rzecz Zamawiającego 1 terminal POS (GPRS), nie później niż 21 dni od zawarcia umowy, b) skonfiguruje zestawy POS w sposób umożliwiający: domyślne połączenie każdego zestawu POS, poprawną eksploatację wszystkich zestawów POS bez wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności instalacyjnych lub konfiguracyjnych, Wykonawca, na własny koszt umożliwi drukowanie LOGO Zamawiającego na wydrukach z POS. Wzór LOGO dostarczy Zamawiający. 3.2. W ramach usług wdrożeniowych zestawów POS, Wykonawca: a) zapewni przeszkolenie wskazanych pracowników Zamawiającego w zakresie akceptacji kart i obsługi zestawów POS w miejscu ich zainstalowania, najpóźniej w następnym dniu po ich zainstalowaniu. Koszt szkolenia wliczony jest w cenę usługi, b) zobowiązuje się bezpłatnie udzielać, na bieżąco przez cały czas obowiązywania umowy Zamawiającemu wyjaśnień i pomocy w sprawach związanych z obsługą kart płatniczych, c) zobowiązuje się bezpłatnie do powtórzenia szkolenia dla zorganizowanej grupy pracowników Zamawiającego i w lokalu Zamawiającego, wymienionego w pkt a), w przypadku wystąpienia Zamawiającego do Wykonawcy ze stosownym zgłoszeniem, d) opracuje i przekaże Zamawiającemu, najpóźniej 7 dnia od podpisania umowy, szczegółową procedurę postępowania i wzajemnego informowania w przypadku podejrzenia lub wykrycia przestępstw dokonanych za pośrednictwem kart płatniczych, e) przekaże Zamawiającemu, najpóźniej na 7 dni robocze przed pierwszym dniem obowiązywania umowy, instrukcje obsługi zestawu POS, instrukcje obsługi transakcji opłacanych kartami płatniczymi w ilości minimum równej ilości terminali POS (wszystkie instrukcje w języku polskim, koszt instrukcji wliczony jest w cenę usługi), f) zapewni całodobową autoryzację kart płatniczych, g) dostęp do całodobowego wsparcia telefonicznego Wykonawcy, zapewni serwis prowadzony przez placówkę Wykonawcy od poniedziałku do piątku od godz. 07:00 do 17:00 obejmujący: - usuwanie problemów związanych z dokonywaniem płatności kartami płatniczymi, h) zapewni bezpieczeństwo przesyłu danych podczas operacji za pomocą terminala, i) dostarczy Zamawiającemu emblematy obsługiwanych systemów kart płatniczych minimum 2 szt. Koszt emblematów będzie wliczony w cenę usługi, 3.3. W ramach uruchomienia eksploatacyjnego zestawów POS, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania danych kontaktowych Wykonawcy udzielającego na rzecz Zamawiającego konsultacji, prowadzonych drogą telefoniczną lub za pośrednictwem korespondencji e-mail, dotyczących poprawności działania zestawów POS. 3.4. Obsługa płatności dokonywanych kartami płatniczymi obejmować będzie obsługę procesu autoryzacji transakcji, w tym przetwarzania i przesyłania komunikatów: a) Realizowanie płatności kartami płatniczymi z uwzględnieniem przekazywania płatności z danego zestawu POS na rachunek bankowy Zamawiającego. b) umożliwienie przypisania rachunków bankowych Zamawiającego do terminala POS i zmianę przypisanych rachunku przez Wykonawcę po otrzymaniu pisemnej dyspozycji do Zamawiającego. c) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przelewów należnych Zamawiającemu kwot, w następnym dniu roboczym najpóźniej do godz. 10:00, po dokonaniu potwierdzonych elektronicznie transakcji dokonanych kartami płatniczymi. Uiszczenie przez posiadaczy kart płatniczych każdorazowo kwoty, bez potrącania prowizji za usługę, przekazywane będą na wskazane przez Zamawiającego konto bankowe. d) Wykonawca będzie umieszczał na przelewach opisy umożliwiające zidentyfikowanie przez Zamawiającego otrzymanych środków z przeprowadzonych transakcji, w tym co najmniej dane: - numer raportu, - data transakcji, e) Za datę przekazania środków uznawać się będzie datę wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego. Przy ustalaniu terminów przekazania środków przez Wykonawcę nie bierze się pod uwagę dni wolnych od pracy oraz sobót. f) Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania za pośrednictwem bezpiecznego medium lub udostępnienia do pobrania w sposób bezpieczny informacji o dokonanych w danym dniu transakcji wpłat, z uwzględnieniem zwrotów, sporządzanych przez Wykonawcę odrębnie dla każdego zestawu POS do godziny 14:00 następnego dnia roboczego w postaci pliku w formacie ustalonym z Zamawiającym. 3.5. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania drogą elektroniczną raportu transakcji za dany dzień w następnym dniu roboczym oraz za dany miesiąc po jego zakończeniu, jako podsumowanie wszystkich operacji na wskazany adres. Raport dzienny, miesięczny, powinien zawierać, co najmniej następujące dane: numer raportu, data transakcji, ilość transakcji, kwotę transakcji, 3.6. W przypadku dokonywania płatności za pomocą kart płatniczych na wyciągu musi znaleźć się informacja o dacie obciążenia (transakcji) rachunku karty Kontrahenta; 4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał co najmniej jedną placówkę na terenie Lubawy. 5. Zamówienie nie zostało podzielone na części i Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta musi obejmować cały zakres zamówienia 6. Oferta Wykonawcy musi uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy. 7. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę/Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności polegające na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 roku, poz. 1666 z późn. zm.), tj.: wykonujących czynności polegające na kompleksowej obsłudze bankowej budżetu Miasta Lubawa, w szczególności otwieranie i zamykanie rachunków bankowych, realizowanie operacji kasowych, zgodnie z istotnymi dla stron postanowieniami, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z § XVII ust. 4-8 SIWZ.

nie

II.5) Główny Kod CPV: 66.11.00.00 - (3) Usługi bankowe

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.